Keine Angst vor der Betriebskontrolle: So bereiten Sie sich optimal vor

18.12.2021 | Online-Redaktion, Forum Verlag Herkert GmbH

Egal wie sorgfältig Arbeitgeber die Arbeits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen im eigenen Betrieb umsetzen. Wenn eine Betriebskontrolle bzw. Betriebsprüfung von Seiten der Berufsgenossenschaft oder Gewerbeaufsicht ansteht, wächst bei den meisten Sicherheitsverantwortlichen die Nervosität. Unnötig eigentlich, wenn sie wissen, was auf sie zukommt und wie sie sich optimal vorbereiten.

Inhaltsverzeichnis:

1. Wann wird geprüft?
2. Was darf der Prüfer?
3. Wie bereiten sich Unternehmen auf eine Betriebsprüfung vor?
4. Diese Dokumente sollten Betriebe vorlegen können
5. Besonders wichtig: Die Nachbereitung der Betriebskontrolle

Wann wird geprüft?

Grundsätzlich können Berufsgenossenschaften nie alle ihre Mitgliedsbetriebe prüfen und auch die staatlichen Arbeitsschützer können nicht überall sein. Insofern spielt ein klein wenig der Zufall mit, ob und wann Ihr Betrieb betroffen ist. Wahrscheinlicher ist eine Prüfung, wenn

• sich im Betrieb ein Unfall ereignet hat,
• es Beschwerden über den Betrieb oder andere Auffälligkeiten gibt oder
• es sich um einen Kleinbetrieb handelt.

Was darf der Prüfer?

Für die technischen Aspekte der Betriebsprüfung durch die BG sind technische Aufsichtsbeamte (TAB) – meist Ingenieure, Naturwissenschaftler oder Meister – zuständig. Sie dürfen im Rahmen ihrer Ermittlungen u. a.

• auch dann während der Betriebs- und Geschäftszeiten Grundstücke und Betriebsstätten besichtigen, wenn der Unternehmer oder z. B. die Fachkraft für Arbeitssicherheit nicht vor Ort sind,
• bei Betriebsbegehungen die Anwesenheit des Unternehmers, der Fachkraft für Arbeitssicherheit etc. verlangen,
• vom Unternehmer Auskünfte verlangen bzw. betriebliche Unterlagen (z. B. Betriebsanleitungen, Sicherheitsdatenblätter, Unterweisungsnachweise) einsehen,
• Arbeitsmittel und persönliche Schutzausrüstungen prüfen,
• Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufe untersuchen,
• Messungen vornehmen, etwa zur Lärm- oder Vibrationsbelastung,
• untersuchen, ob und auf welche betrieblichen Ursachen ein Unfall, eine Erkrankung oder ein Schadensfall zurückzuführen sind.
• verbindliche Anordnungen bezüglich der Unfallverhütungsvorschriften treffen – also im schlimmsten Fall Bußgelder verhängen oder die Stilllegung von Betriebsteilen veranlassen.

Wie bereitet sich ein Unternehmen auf eine Betriebsprüfung vor?

Kooperation ist das Zauberwort, wenn der Prüfer kommt. Eine angenehme Atmosphäre kann viel dazu beitragen, dass die Prüfung glimpflich ausfällt. Bereiten Sie geeignete Räume für die Besprechung vor, damit der Prüfer alle Unterlagen ungestört vor Ort durchsehen kann. Die wichtigsten Dokumente, die Sie brauchen, entnehmen Sie unserer Übersicht. Unternehmer, die Fachkraft für Arbeitssicherheit und eventuell benötigte weitere externe oder betriebliche Experten sollten für Fragen zur Verfügung stehen.

Diese Dokumente sollten Betriebe vorlegen können

• Aufgabenübertragung im Arbeitsschutz („Übertragung von Unternehmerpflichten“ z. B. auf einen Betriebsleiter laut ArbSchG)
• Schriftliche Bestellungen
  • Sicherheitsfachkraft
  • Betriebsarzt
  • Sicherheitsbeauftragte(r)
  • betriebliche Ersthelfer
  • Gefahrgutbeauftragte(r)
  • weitere
• Schriftliche Beauftragungen (Kranbetrieb, Gabelstapler etc.)
• Nachweis arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen
• Unterweisungsnachweise (Dokumentation der Erst- und Folgeunterweisungen)
• Verzeichnisse von Arbeits- und Betriebsmitteln
  • Arbeitsmittel
  •  Betriebsmittel
• Betriebsanweisungen
• Gefährdungsbeurteilungen
• Explosionsschutzdokument
• Gefahrstoffverzeichnis
• Sicherheitsdatenblätter
• Nachweis zu Erste-Hilfe-Einrichtungen, Verbandbuch
• Notfall- und Evakuierungsplanung
• Prüfberichte
  • Brandschutz
  • Rettungseinrichtungen
  • elektrische Anlagen und Betriebsmittel
• Verzeichnis notwendiger PSA (Persönliche Schutzausrüstungen, z. B. Gehörschutz)
• Hautschutzplan
• Regelungen zum Einsatz von Fremdfirmen-Mitarbeitern, Ferienjobbern etc.

Besonders wichtig: Die Nachbereitung der Betriebskontrolle

Grundsätzlich sollten Sie den Ablauf der Betriebsprüfung selbst protokollieren. Falls es in der Folge zu Unstimmigkeiten kommt, haben Sie eine Gedächtnisstütze zu allen Abläufen. Falls Sie Auflagen erfüllen müssen, sollten Sie eine detaillierte Arbeits- und Terminliste erstellen und Verantwortliche für die Kontrolle der Umsetzung der Maßnahmen benennen. Rechnen Sie unbedingt damit, dass nach Ablauf der vereinbarten Fristen kontrolliert wird, ob Sie alles umgesetzt haben.