Aufbewahrungspflichten und -fristen nach HGB und AO
Unternehmen, die von einem papierlosen Büro träumen, müssen nicht nur sicherstellen, dass die technischen Voraussetzungen gegeben sind, sie müssen auch die rechtlichen Aspekte beachten.
Für die Geschäftspraxis sind in erster Linie die Aufbewahrungsfristen nach dem
relevant. Die Vorschriften stimmen zwar in weiten Teilen überein, in der Praxis müssen Unternehmen allerdings in erster Linie die steuerrechtlichen Anforderungen beachten – konkret § 147 Abgabenordnung (AO).
Für wen gelten die Aufbewahrungspflichten?
Die Aufbewahrungsfristen gelten für alle Unternehmen und Organisationen, die nach Steuer- bzw. Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind.
Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO
§ 147 AO regelt grundsätzlich, dass sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, welche zur Besteuerung wichtig sind, aufbewahrt werden müssen.
Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre
Für folgende Geschäftsunterlagen gilt nach dem Steuerrecht eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanzen
- Unterlagen, die zum Verständnis der genannten Unterlagen erforderlich sind (Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen)
- Buchungsbelege
- ATLAS-Unterlagen, wenn die Zollbehörde auf eine Vorlage verzichtet hat oder diese nach Vorlage zurückgegeben wurden
Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre
Für bestimmte Geschäftsunterlagen gilt eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht. Dazu gehören Unterlagen wie
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe und
- andere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung relevant sind.
Hinweis: Die AO verweist in § 140 darauf, dass sich die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nicht nur aus den Vorschriften der AO ergeben, sondern auch aus „anderen Gesetzen“, solange diese für die Besteuerung relevant sind. In erster Linie ist hier das Umsatzsteuergesetz (UStG) zu beachten. Außerdem gibt es eine Vielzahl an Gesetzen und Verordnungen für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten.
So muss z. B. im Personal- und Lohn- bzw. Gehaltswesen zusätzlich das Sozialrecht berücksichtigt werden. Welche Aufbewahrungspflichten in diesem Geschäftsbereich einzuhalten sind, ist im Handbuch „Das GmbH-Recht“ ausführlich dargestellt.
Beginn der Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungsort
Die Aufbewahrungsfristen beginnen stets mit dem Schluss jenes Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Beim Inventar ist also der Schluss des Kalenderjahres, in dem es aufgestellt wurde oder eine Änderung stattgefunden hat, maßgeblich. Beim Jahresabschluss und Lagebericht zählt das Ende des Jahres, in dem das Dokument erstellt wurde.
Bei der Frage nach dem Ort der Aufbewahrung machen Handels- und Steuerrecht unterschiedliche Vorgaben:
- AO: Die aufbewahrungspflichtigen Dokumente müssen in Deutschland gelagert werden.
- HGB: Hier finden sich keine Angaben zum konkreten Aufbewahrungsort. Die Unterlagen müssen lediglich auf Anfrage in einem angemessenen Zeitrahmen vorgelegt werden können.
Aufbewahrungspflichten für digitale Dokumente
Grundsätzlich dürfen jene Dokumente, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht, auch digital archiviert werden. Beachten müssen Unternehmen, dass steuerrechtlich relevante Dokumente, die bereits in digitaler Form an die Finanzbehörde übermittelt wurden, auch digital aufzubewahren sind. Es ist also nicht zulässig, einen elektronischen Kontoauszug ausgedruckt zu archivieren und das digitale Dokument zu löschen.
Für die Aufbewahrung in digitaler Form müssen Unternehmen neben den genannten gesetzlichen Regelungen eine Vielzahl von BMF-Schreiben berücksichtigen. Die wichtigsten sind:
- BMF-Schreiben vom 16.07.2001 (IV D 2 – S 0316 – 136/01): „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“
- BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (IV A 4 – S 0316/13/10003): „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“
Die GoBD lösen die GDPdU und die Vorgängerregelung GoBS in ihrer Funktion ab und regeln die Aufbewahrungsfristen sämtlicher handels- und steuerrechtlich relevanter Daten.
Für die Geschäftspraxis ergibt sich aus diesen Schreiben, dass Daten und Dokumente, die digital abgelegt worden sind,
- im Laufe der gesamten Aufbewahrungszeit jederzeit abrufbar sowie
- unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und richtig verfügbar sowie maschinell auswertbar sein müssen.
Ein im Unternehmen eingesetztes Dokumenten-Management-System muss mindestens diesen Anforderungen genügen (Stichwort „Revisionssicherheit“).
Hinweis: Für digital archivierte Dokumente gelten dieselben Aufbewahrungsfristen von zehn oder sechs Jahren wie für Unterlagen in Papierform.
Sind digitale Aufzeichnungen beweiskräftig genug?
Dürfen Unterlagen, die digital erfasst wurden, also vernichtet werden? Und reicht die digitale Aufzeichnung im Zweifel aus, um in einem Rechtsstreit beweiskräftig zu sein?
- Bei einfachen elektronischen Dokumenten, die in einem Zivilprozess vorgelegt werden, liegt es im Ermessensspielraum des Richters, ob das Dokument als Beweis zugelassen wird.
- Ist das Dokument mit einer digitalen Signatur versehen und ist somit nachvollziehbar, wer das Dokument, wann und auf welche Weise gespeichert hat, kann dem mehr Beweiskraft beigemessen werden. Eine Garantie, dass der Richter das genauso sieht, gibt es aber nicht. Vom Gesetz her hat eine elektronische Signatur nicht die gleiche Beweiskraft wie eine Urkunde.
Hinweis: Unternehmen sollten auch deshalb mit der Vernichtung der eingescannten Unterlagen warten, weil Originale erst nach einer Datensicherung vernichtet werden dürfen. Zu berücksichtigen sind dabei die §§ 239 Abs. 4 bzw. 257 Abs. 3 HGB sowie § 147 Abs. 2 AO. Bei bestimmten Urkunden wie Versicherungsscheinen oder Hypothekenbestellungsurkunden führt allerdings kein Weg daran vorbei: Sie müssen im Original aufbewahrt werden.
In jedem Fall sollten Unternehmen beim Scannen der Dokumente die Anforderungen der Technischen Richtlinie „BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ einhalten, die das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im März 2017 veröffentlicht hat.
Allgemeine Aufbewahrungsfristen
Der Logistikdienstleister Rhenus Logistics hat eine übersichtliche Tabelle erstellt, in der die allgemeinen Dokumentenaufbewahrungsfristen dargestellt sind.
Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre
Dokument | Jahre | Dokument | Jahre |
Abrechnungsunterlagen | 10 | Konzernabschluss / Konzernlagebericht | 10 |
Änderungsnachweis der EDV-Buchführung | 10 | Kostenpläne / -planänderungen | 10 |
Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 | Krankmeldungen | 10 |
Anlieferungsscheine | 10 | Kreditunterlagen | 10 |
Arbeitsanweisungen | 10 | Lieferscheine / Leistungsnachweise | 10 |
Aufträge / Auftragsannahme | 10 | Lohnbelege / Lohnscheine | 10 |
Ausfuhrunterlagen | 10 | Lohnlisten | 10 |
Ausgangsrechnungen | 10 | Magnetbänder mit Buchfunktion | 10 |
Außendienstabrechnungen | 10 | Mahnbescheide | 10 |
Bankbelege | 10 | Mietunterlagen | 10 |
Bankbürgschaften | 10 | Nachnahmebelege | 10 |
Begleitscheine | 10 | Nebenbücher | 10 |
Beitragsabrechnung | 10 | Organisationsunterlagen / EDV-Buchführung | 10 |
Belege mit Buchfunktion | 10 | Pachtunterlagen | 10 |
Bestandsaufnahmen und -meldungen | 10 | Personalakten | 10 |
Betriebsabrechnungsbögen | 10 | Prozessakten | 10 |
Betriebskostenabrechnung | 10 | Prüfungsberichte | 10 |
Betriebsprüfungsberichte | 10 | Quittungen | 10 |
Betriebstagebuch | 10 | Rechnungen | 10 |
Bewertungsunterlagen | 10 | Reisekostenabrechnungen | 10 |
Bewirtungsunterlagen | 10 | Sachkonten | 10 |
Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 | Saldenbilanzen | 10 |
Bilanzunterlagen | 10 | Scheck- und Wechselunterlagen | 10 |
Buchungsanweisungen / Buchungsbelege | 10 | Speicherbelegungsplan / EDV-Buchführung | 10 |
Darlehensunterlagen | 10 | Spendenbescheinigungen | 10 |
Dauerauftragsunterlagen | 10 | Steuerunterlagen | 10 |
Debitorenlisten | 10 | Stundennachweise | 10 |
Handelsregisterauszüge | 10 | Tagesberichte | 10 |
Hauptabschlussübersicht (an Bilanz-Stelle) | 10 | Überstundenlisten | 10 |
Inventare | 10 | Urlaubsanträge | 10 |
Investitionszulage | 10 | Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 |
Jahresabschlüsse | 10 | Verkaufsbücher | 10 |
Jahresabschlusserläuterungen | 10 | Vermögensverzeichnis | 10 |
Journale | 10 | Vermögenswirksame Leistung (Unterlagen) | 10 |
Kalkulationsunterlagen | 10 | Versicherungspolicen | 10 |
Kassenberichte | 10 | Verträge | 10 |
Kassenbücher, -blätter, -belege | 10 | Wareneingang- und Zahlungsausgangsbücher | 10 |
Kassenzettel | 10 | Zahlungsanweisungen | 10 |
Kontenpläne | 10 | Zwischenbilanz | 10 |
Kontoauszüge | 10 |
Quelle (Tabelle): Rhenus Logistics
Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre
Dokument | Jahre | Dokument | Jahre |
Abtretungserklärungen | 6 | Preislisten | 6 |
Akkreditive | 6 | Protokolle | 6 |
Aktenvermerke | 6 | Prüfbücher / Wartungsbücher Kfz | 6 |
Angebote | 6 | Reklamationen | 6 |
Einfuhrunterlagen | 6 | Schulungs- und Ausbildungsnachweise | 6 |
Exportunterlagen | 6 | Statistiken | 6 |
Frachtbriefe | 6 | Unfallanzeige / Unfallprotokoll | 6 |
Geschäftsbriefe | 6 | Versand- und Frachtunterlagen | 6 |
Gutachtliche Stellungnahmen | 6 | Zollbelege | 6 |
Handelsbriefe | 6 |
Quelle (Tabelle): Rhenus Logistics
Quelle: „Das GmbH-Recht“