Bewirtungsbeleg ausfüllen: Anforderungen an Angaben, Trinkgeld und Höhe der Aufwendungen

22.05.2024 | T. Reddel – Online-Redaktion, Forum Verlag Herkert GmbH

Ein Geschäftsessen kann der ideale Rahmen sein, um in einer angenehmen Atmosphäre geschäftliche Kontakte zu pflegen oder neue Geschäftsideen zu erörtern. Damit ich als Gastgeber die Bewirtungskosten für das Geschäftsessen steuerlich absetzen kann, ist ein richtig ausgefüllter Bewirtungsbeleg erforderlich. Aber was schreibe ich auf den Bewirtungsbeleg, wie gehe ich mit Trinkgeldern um und was ist bei Besuchen im Ausland zu beachten?

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein Bewirtungsbeleg?
2. Bewirtungsbeleg absetzen: Was ist absetzbar?
3. Was muss alles auf dem Bewirtungsbeleg stehen? – Vorlage
4. Wie hoch darf ein Bewirtungsbeleg sein?
5. Steuer für Bewirtungsbelege
6. Bewirtungsbeleg Ausland

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Der Bewirtungsbeleg ist ein schriftliches Dokument, das als Nachweis zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass dient. Denn bei Geschäftsessen und dergleichen entstehen durch die Bewirtungskosten Aufwendungen, die vom gastgebenden Unternehmen steuerlich geltend gemacht werden können.

Hierfür ist jedoch ein vom Restaurant maschinell erstellter Bewirtungsbeleg notwendig, der die Bewirtungskosten nachweist und gleichzeitig die wichtigsten Details zur Bewirtung dokumentiert. Ein Eigenbeleg reicht i. d. R. nicht aus, um die Bewirtungskosten als Betriebsausgabe steuerlich geltend zu machen.

Bewirtungsbeleg absetzen: Was ist absetzbar?

Grundsätzlich lassen sich sämtliche Bewirtungskosten durch den Bewirtungsbeleg zu 70 % als Betriebsausgaben absetzen. 30 % sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben, die den Gewinn nicht mindern dürfen. Die in der Bewirtungsrechnung des Restaurants enthaltene Umsatzsteuer ist in voller Höhe zu 100 % absetzbar. Nebenkosten wie die Garderobe oder das Trinkgeld können ebenfalls geltend gemacht werden.

Trinkgeld auf Bewirtungsbeleg

Handelt es sich um eine betrieblich veranlasste Bewirtung, kann das Trinkgeld steuerlich zu 100 % als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Bei geschäftlich veranlasster Bewirtung ist das Trinkgeld, wie oben beschrieben, nur zu 70 % abzugsfähig.

Um seiner Beweislast nachzukommen, sollte das bewirtende Unternehmen eine der folgenden Methoden wählen:

• Das Restaurant weist das erhaltene Trinkgeld auf der Rechnung offen aus.
• Die betreffende Bedienung quittiert den Erhalt und die Höhe des Trinkgelds handschriftlich.

Allerdings kommt es in der Praxis regelmäßig vor, dass Trinkgelder nicht gesondert auf der Bewirtungsrechnung vermerkt, sondern erst nach Ausstellung der Rechnung direkt an die Bedienung übergeben werden. In diesem Fall kann zwar ein Eigenbeleg helfen. Jedoch prüft das Finanzamt insbesondere solche Belege häufig auf ihre Glaubwürdigkeit, sodass es ggf. weitere Nachweise vom Unternehmen verlangt.

Darüber hinaus ist beim Trinkgeld nur dann ein Vorsteuerabzug möglich, wenn das Trinkgeld durch die Restaurantleitung auf der Rechnung ausgewiesen wurde. Denn der Inhaber muss das Trinkgeld regulär versteuern und mit Umsatzsteuer belegen. Lediglich Trinkgelder, die direkt an die Bedienungen gezahlt werden, sind steuerfrei.

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Was muss alles auf dem Bewirtungsbeleg stehen? – Vorlage

Damit ein eingereichter Bewirtungsbeleg vom Finanzamt anerkannt wird, sollte der Beleg mindestens folgende Angaben enthalten:

• Bewirtungsbetrieb (Restaurant)
  • Vollständiger Name + Anschrift
• Rechnungsnummer
• Tag der Bewirtung und Ausstellungsdatum der Rechnung (selbst wenn identisch mit Bewirtungsdatum)
  → Maschinell eingedruckt, keine nachträglichen handschriftlichen Ergänzungen oder Datumsstempel
• Ort der Bewirtung
• → Maschineller Aufdruck des Namens des Restaurants
  → Stempel oder handschriftliche Notizen werden häufig nicht akzeptiert
  
• Teilnehmende der Bewirtung
  • Rechnungsbetrag bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnung): Namen sämtlicher teilnehmender Personen an der Bewirtung (ohne Gastgeber)
  • Rechnungsbetrag über 250 Euro: Namen sämtlicher teilnehmender Personen an der Bewirtung + Gastgeber
• Anlass der Bewirtung
  → Möglichst genau; allgemeine Formulierungen wie beispielsweise „Geschäftsessen“ oder „Arbeitsbesprechung“ genügen nicht als Anlass für den Bewirtungsbeleg
  → Betrieblicher Zusammenhang muss eindeutig erkennbar sein
  → Je höher der Rechnungsbetrag, desto detaillierter sollte der Anlass definiert werden
• Leistungsbeschreibung
  • Bewirtungsleistung mit Menge und Art der Speisen und Getränke (z. B. „Menü 1“, „Frühstücksbuffet“)
    → Einzelne Leistungen und Preise, keine Gesamtsumme oder -posten wie „Speisen und Getränke“
• Rechnungsbetrag (Höhe der Aufwendungen)
  • Steuersätze und Berechnung der konkreten Summen
  • Trinkgeld
• Unterschrift der gastgebenden/bewirtenden Person

Mit diesen Angaben lässt sich der nächste Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen. Dabei können auch fertige Vordrucke und Mustervorlagen helfen.

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Übersteigt die Rechnungssumme einen gewissen Betrag, sind weitere Informationen im Bewirtungsbeleg anzugeben.

Wie hoch darf ein Bewirtungsbeleg sein?

Grundsätzlich gibt es für Bewirtungsbelege keine Obergrenze. Übersteigt die Höhe der Aufwendungen 250 Euro, müssen allerdings zusätzliche Angaben im Bewirtungsbeleg enthalten sein.

So benötigt ein Bewirtungsbeleg über 250 Euro neben den oben genannten Angaben noch folgende Informationen:

• Name und Anschrift des Gastgebers
• Gesonderter Ausweis des Rechnungsbetrags in Euro (inkl. Angaben zu den Steuersätzen, Umsatzsteuersatz und -betrag)
• Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants

Steuer für Bewirtungsbelege

Auf dem Bewirtungsbeleg sind u. a. die Steuersätze der erbrachten Leistungen anzugeben. Seit dem 1. Januar 2024 gelten für Bewirtungsbelege folgende Steuersätze:

Leistung	Höhe Steuersatz
Übernachtung	7 %
Frühstück im Hotel (Speisen + Getränke)	19 %
Parken im Hotel	19 %
Speisen im Restaurant	19 %
Getränke im Restaurant	19 %
Essen zum Mitnehmen oder geliefert	7 %
Trinkgeld an Bedienung	0 %
Trinkgeld an Inhaber des Restaurants	19 %

Was aber, wenn das Geschäftsessen in einem anderen Staat stattfindet? Ändern sich die Anforderungen an den Bewirtungsbeleg im Ausland?

Bewirtungsbeleg Ausland

Bewirtungsbelege können sowohl für Bewirtungen im Inland als auch für solche im Ausland erstellt werden. Die inländischen Anforderungen an die Erstellung des Belegs gelten dabei ebenso für Auslandsbewirtungen (hinsichtlich Angaben, maschinell erstellte Form etc.).

Allerdings kann es in der Praxis vorkommen, dass die Restaurants im Ausland u. U. keine maschinell erstellten und elektronisch aufgezeichneten Rechnungen ausgeben, wie sie für den Bewirtungsbeleg maßgeblich sind. Daher muss im Zweifelsfall gegenüber dem Finanzamt glaubhaft gemacht werden, dass eine solche Rechnung, die allen Anforderungen genügt, im Ausland nicht zu erhalten war. So reicht ggf. auch eine einfache ausländische Rechnung. 

Hinweis: Liegt nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, ist glaubhaft zu machen, dass im betreffenden Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.

Quellen: „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“, IHK Region Stuttgart