Die öffentliche Beglaubigung spielt in verschiedenen rechtlichen Bereichen eine zentrale Rolle, vor allem bei der Beglaubigung von Unterschriften und Dokumenten. Sie dient dazu, die Echtheit von Unterschriften oder Dokumenten zu bestätigen. Besonders im Kontext von behördlichen Angelegenheiten und gerichtlichen Verfahren ist die öffentliche Beglaubigung unverzichtbar. Der Artikel klärt das Wichtigste dazu und bietet eine praktische Arbeitshilfe zur Beglaubigung von Unterschriften und Dokumenten.
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet öffentliche Beglaubigung?
- Öffentliche Beglaubigung – Unterschiede zu amtlicher Beglaubigung und notarieller Beurkundung
- Arbeitshilfe: Beglaubigungen von Unterschriften und Dokumenten
- Fazit zur öffentlichen Beglaubigung
Was bedeutet öffentliche Beglaubigung?
Die öffentliche Beglaubigung ist eine amtliche Bestätigung, die die Echtheit einer Unterschrift oder einer Abschrift sicherstellt. Sie ist dann erforderlich, wenn ein Dokument bei Behörden oder Gerichten eingereicht werden muss.
Was bedeutet öffentlich beglaubigte Form?
Die öffentlich beglaubigte Form bezeichnet ein Dokument, bei dem die Unterschrift durch einen Notar oder eine zuständige Behörde beglaubigt wurde. Diese Form ist oft bei rechtlich relevanten Vorgängen, wie zum Beispiel der Eintragung ins Handelsregister oder bestimmten Erbschaftsangelegenheiten, erforderlich. Eine öffentlich beglaubigte Form bietet den Vorteil, dass sie die Rechtssicherheit und Echtheit eines Dokuments garantiert.
Beispiele für öffentliche Beglaubigungen:
- Vorsorgevollmacht: Eines der häufigsten Anwendungsbeispiele für die öffentliche Beglaubigung ist die Vorsorgevollmacht. Die Unterschrift des Vollmachtgebers wird beglaubigt, um die Gültigkeit des Dokuments zu gewährleisten. Dies ist wichtig, damit das Dokument in kritischen Situationen wie Krankheitsfällen oder Unfällen rechtsgültig ist.
- Behördliche Anträge: Bei der Anmeldung einer neuen Firma oder der Einreichung von Unterlagen bei Behörden ist oft eine öffentlich beglaubigte Abschrift des Originaldokuments notwendig.
Öffentliche Beglaubigung – Unterschiede zu amtlicher Beglaubigung und notarieller Beurkundung
Was ist der Unterschied zwischen amtlicher und öffentlicher Beglaubigung?
Bei der amtlichen Beglaubigung bestätigt eine Behörde die Echtheit von Kopien oder Abschriften eines Dokuments. Die öffentliche Beglaubigung hingegen bezieht sich hauptsächlich auf die Unterschrift unter einem Dokument. Hierbei wird die Identität des Unterzeichners durch einen Notar bestätigt, der sicherstellt, dass die Unterschrift freiwillig und mit vollem Bewusstsein über die rechtlichen Folgen erfolgt.
Was ist der Unterschied zwischen öffentlicher Beglaubigung und notarieller Beurkundung?
Obwohl die öffentliche Beglaubigung häufig durch einen Notar vorgenommen wird, gibt es einen wesentlichen Unterschied zur notariellen Beurkundung: Bei der öffentlichen Beglaubigung wird nur die Unterschrift bestätigt, während bei der notariellen Beurkundung der gesamte Inhalt des Dokuments durch den Notar geprüft und bestätigt wird. Letzteres ist vor allem bei komplexen Rechtsgeschäften, wie Immobilienkäufen, vorgeschrieben.
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Arbeitshilfe: Beglaubigungen von Unterschriften und Dokumenten |
Rechtsgrundlagen |
| §§ 33, 34 VwVfG bzw. die entsprechenden Vorschriften aus dem Landesverwaltungsgesetz |
Beglaubigung von Unterschriften |
| Die Meldebehörde ist zuständig für die amtliche Beglaubigung von Unterschriften, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer deutschen Behörde oder bei einer privaten Stelle (Unternehmen oder Bank) bestimmt ist. Diese sollte gleichzeitig beauftragt sein, öffentliche Aufgaben zu erfüllen oder bei der Erfüllung mitzuwirken (zum Beispiel Entgegennahme von Kreditanträgen bei öffentlicher Förderung). |
Voraussetzungen |
| Unterschriften dürfen in der Regel nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart eines beglaubigenden Beamten vollzogen oder anerkannt werden. Hinweis für Verpflichtungserklärungen: - Unterschriftsbeglaubigungen auf Verpflichtungserklärungen von Privatpersonen für Besuchseinreisen von Ausländern erhält man nur bei der Ausländerbehörde.
- Unterschriftsbeglaubigungen auf Verpflichtungserklärungen von Firmen- oder Vereinsvertretern gibt es bei der Meldebehörde.
Die Unterschrift darf nur beglaubigt werden, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer deutschen Behörde oder bei einer privaten Stelle (Unternehmen oder Bank) benötigt wird. Diese sollte beauftragt sein, öffentliche Aufgaben zu erfüllen oder bei der Erfüllung mitzuwirken (etwa die Entgegennahme von Kreditanträgen bei öffentlicher Förderung). Nicht beglaubigt werden: - Unterschriftsbeglaubigungen unter Verträgen oder Erklärungen auf dem Gebiet des Familien- und Erbrechts, in Vereins- und Handelsregistersachen und Grundbuchangelegenheiten. Hier empfiehlt es sich, die Unterschrift von einem Notar beglaubigen zu lassen.
- Unterschriftsbeglaubigungen zur Vorlage bei einer ausländischen Behörde oder Stelle sind den Notariaten vorbehalten.
- Unterschriften ohne zugehörigen Text (Blanko-Unterschriften) dürfen nicht beglaubigt werden.
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Welche Unterlagen werden benötigt? |
- Pass oder Personalausweis (im Original) von der Person, deren Unterschrift beglaubigt werden soll.
- Eine zusätzliche Vollmacht ist nicht erforderlich
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In welchen Fällen darf keine Beglaubigung erfolgen? |
- bei Unterschrift ohne Text („Blanko-Unterschrift “)
- wenn der Text in einer fremden Sprache geschrieben ist
- für Vorlagen bei ausländischen Behörden
- wenn es sich um einen Teil einer eidesstattlichen Versicherung handelt
- wenn eine öffentliche Beglaubigung erfolgen muss (bei Angelegenheiten aus dem Erbrecht, Familienrecht, Vereinsrecht, Grundbuch, Handelsregister). Dazu wendet man sich an einen Notar
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Beglaubigung von Dokumenten |
| Mit einer amtlichen Beglaubigung wird mit Siegel und Unterschrift bestätigt, dass die bei der Meldebehörde angerfertigte Kopie mit dem vorgelegten Dokument übereinstimmt. - Besonders häufig werden zum Beispiel Schulzeugnisse, Ausweisdokumente, Arbeitszeugnisse, Approbations- oder Promotionsurkunden beglaubigt.
- Es kann nur das gesamte Dokument beglaubigt werden – keine Teile oder bestimmte Seiten daraus. Auf Wunsch sind auch mehrere Exemplare der benötigten Beglaubigung möglich.
Unterscheidung amtliche und öffentliche Beglaubigung: - Die gesetzlichen Vorgaben geben der Meldebehörde die Befugnis zur amtlichen Beglaubigung, verpflichtet sie aber nicht dazu. Beglaubigungen liegen daher ausschließlich im pflichtgemäßen Ermessen.
- Die Meldebehörde hat keine Befugnis zur öffentlichen Beglaubigung. Öffentliche Beglaubigungen sind nach dem Beurkundungsgesetz grundsätzlich Notaren vorbehalten.
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| Voraussetzungen |
| Für eine Beglaubigung muss der Bürger oder eine von ihm beauftragte Person (keine schriftliche Vollmacht notwendig) persönlich in der Behörde erscheinen. Hierfür benötigt er einen Termin. Eine Beglaubigung darf nur erstellt werden, wenn das Dokument von einer deutschen Institution ausgestellt wurde oder wenn die Meldebehörde das Dokument beglaubigen lässt, weil es bei einer deutschen Behörde oder öffentlichen Einrichtung vorgelegt werden muss. Nicht beglaubigt werden dürfen beispielsweise:
- Dokumente in fremder Sprache ohne deutsche Übersetzung. Für eine deutsche Übersetzung von Dokumenten muss sich die Meldebehörde an einen öffentlich bestellten und vereidigten Übersetzer wenden.
- private Schriftstücke, die privat verwendet werden sollen, wie beispielsweise Unterlagen für den Bereich des Erb- und Familienrechts oder Finanzunterlagen. Hier empfiehlt sich die Beglaubigung durch einen Notar.
- von Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden können keine beglaubigten Kopien angefertigt werden. Diese Urkunden werden bei Bedarf vom Standesamt des Ereignisortes neu ausgestellt.
- Abschriften von Katasterbüchern und von Auszügen aus einem Katasterkartenwerk. Die Beglaubigung erfolgt durch das Vermessungs- und Katasteramt.
- Führerscheine. Die Beglaubigung erfolgt durch die Fahrerlaubnisbehörde.
- Waffenscheine, Jagdscheine und Fischereischeine. Die Beglaubigung erfolgt durch die Waffenbehörde bzw. durch die Fischereibehörde.
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| Benötigte Unterlagen |
- Das Dokument im Original. (Falls nur eine Kopie und kein Original vorliegt, kann mit der Beglaubigung lediglich die Übereinstimmung mit der vorgelegten Kopie bestätigt werden).
- Bei fremdsprachigen Urkunden: deutsche Übersetzung von einem öffentlich beeidigten oder anerkannten Übersetzer. Alle zu beglaubigenden Kopien erstellen die Meldebehörden ausschließlich selbst
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Fazit zur öffentlichen Beglaubigung
Die öffentliche Beglaubigung gewährleistet die Echtheit von Unterschriften und Dokumenten und ist in vielen behördlichen und gerichtlichen Verfahren erforderlich. Durch die öffentliche Beglaubigung wird sichergestellt, dass das Dokument rechtsgültig ist und vor Manipulationen geschützt wird. Besonders bei wichtigen Vollmachten, wie der Vorsorgevollmacht, ist eine öffentliche Beglaubigung unverzichtbar.
Quellen: Dokumentenmappe Aktuelles Meldewesen, FORUM VERLAG HERKERT GMBH, 2024
