Wie sollte ich ein Arbeitszeugnis schreiben? – Formulierungen, Beispiele und rechtliche Vorgaben
11.11.2024 | T. Reddel – Online-Redaktion, Forum Verlag Herkert GmbH
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Arbeitszeugnis? – Definition
- Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben
- Wer darf bzw. muss das Arbeitszeugnis schreiben?
- Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, ein Arbeitszeugnis zu schreiben?
- Arbeitszeugnis schreiben: Formale Vorgaben
- Darf der Arbeitgeber ein schlechtes Arbeitszeugnis schreiben?
- Was sind Geheimcodes im Arbeitszeugnis? – Formulierungen und Beispiele
Was ist ein Arbeitszeugnis? – Definition
Ein Arbeitszeugnis ist eine offizielle Urkunde, die die Kenntnisse und Fähigkeiten einer angestellten Person nachweist. Es wird v. a. genutzt, wenn sich Beschäftigte bei einem anderen Arbeitgeber bewerben wollen. Daher müssen insbesondere Arbeitgeber beim Schreiben des Arbeitszeugnisses einige formale und gesetzliche Vorgaben beachten.
Neben stetig neuen Gerichtsurteilen bildet § 109 Gewerbeordnung (GewO) die rechtliche Grundlage des Arbeitszeugnisses.
Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben
Angestellte und Auszubildende haben nach Beendigung ihres Arbeits- bzw. Ausbildungsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dabei können sie gemäß § 109 GewO zwischen mehreren Arten des Arbeitszeugnisses wählen.
Einfaches Arbeitszeugnis
Das einfache Zeugnis muss Angaben zu Art, Dauer und Ziel des Arbeits- bzw. Ausbildungsverhältnisses enthalten. Bei Auszubildenden sind zusätzlich Informationen über die erworbenen beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten erforderlich.
Einfaches Arbeitszeugnis schreiben: Beispiel für Formulierung
„Herr/Frau ________, geboren am ________ in _________, stand in der Zeit vom _______ bis _______ in unseren Diensten. Sie erledigte die gesamte Korrespondenz und schrieb die Auftragsbestätigungen und Rechnungen für unseren Betrieb.
Ort/Datum: ___________________
Arbeitgeber: _____________________“
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis umfasst, neben den Inhalten des einfachen Arbeitszeugnisses, noch Angaben über Verhalten und Leistung der Beschäftigten. In der Praxis fordern die meisten Angestellten ein qualifiziertes Arbeitszeugnis vom Arbeitgeber. Es muss jedoch explizit von den Arbeitnehmenden angefordert werden.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben: Beispielhafter Aufbau
- Überschrift: Zeugnis, Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis oder Ausbildungszeugnis
- Einleitung: Name, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Berufsbezeichnung und Werdegang der Angestellten
- Unternehmensdarstellung
- Einleitung zur Tätigkeitsbeschreibung
- Tätigkeitsbeschreibung (Aufzählung nach absteigender Priorität)
- Leistungsbeurteilung
- Sozialverhalten
- Ggf. Grund zur Ausstellung des Arbeitszeugnisses
- Schlussformel (Dankes-, Bedauerns- oder Wunschformel)
- Unterschrift
Hinweis: Arbeitnehmende besitzen keinen Anspruch auf eine Schlussformel im Arbeitszeugnis. So entschied der BAG in einem Urteil vom 25.01.2022 (Az. 9 AZR 146/21). Dieser Anspruch besteht jedoch, wenn ein Zeugnis berichtigt wurde und in der ersten Fassung eine Schlussformel enthalten war, die in der Berichtigung fehlte (LAG Niedersachsen, Az. 10 Sa 1217/21).
→ Beispielhafte Formulierungen, wie Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben, zeigt dieser Abschnitt des Beitrags.
Zwischenzeugnis
Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses können Mitarbeiter auch Anspruch auf ein Zwischenzeugnis haben. Das ist der Fall, wenn sich der Tätigkeitsbereich verändert, die Person einen neuen Vorgesetzten bekommt oder das Arbeitsverhältnis in absehbarer Zeit beendet wird.
Inhaltlich unterscheidet sich ein Zwischenzeugnis nicht vom regulären Arbeitszeugnis. Der Hauptunterschied liegt im rechtlichen Anspruch der Beschäftigten.
Wer darf bzw. muss das Arbeitszeugnis schreiben?
Grundsätzlich muss der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis schreiben und ausstellen. Er kann diese Aufgaben jedoch delegieren, etwa an den direkten Vorgesetzten der Beschäftigten. Häufig wird es auch von der Personalabteilung des Unternehmens ausgestellt.
In jedem Fall muss am Ende des Zeugnisses die Person unterschreiben, die es erstellt hat. Falls nicht der Arbeitgeber unterschreibt, muss die stellvertretend beauftragte Person das Vertretungsverhältnis und ihre Funktion bei der Unterschrift angeben.
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Kann ich mir selbst ein Arbeitszeugnis schreiben?
Ja, es besteht die Möglichkeit, dass Angestellte ihr eigenes Arbeitszeugnis schreiben – oder wenigstens einen ersten Entwurf dafür anfertigen. In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten diese Möglichkeit bieten. Damit können sie z. B. Fähigkeiten, die ihnen besonders wichtig sind, im Zeugnis hervorheben.
Allerdings ist am Ende weiterhin der Arbeitgeber dazu verpflichtet, das Arbeitszeugnis zu verfassen und auszustellen.
Darf ChatGPT ein Arbeitszeugnis schreiben?
Grundsätzlich kann künstliche Intelligenz wie ChatGPT und Co. Arbeitgeber dabei unterstützen, Arbeitszeugnisse zu schreiben oder zu berichtigen. Wie in den meisten Fällen kann KI diese Prozesse jedoch (bislang) nicht vollständig übernehmen.
Außerdem sind Mitarbeiter nach Art. 22 DSGVO davor geschützt, dass sie ausschließlich KI-basierten Entscheidungen unterworfen sind. Somit darf ein Arbeitszeugnis nicht nur auf Basis von ChatGPT oder anderer KI geschrieben werden. Denn in diesem Fall würde alleine die KI eine Entscheidung über die Angestellten treffen, ohne das Zutun menschlicher Entscheidungskompetenz – was wiederum einen Verstoß gegen Art. 22 DSGVO bedeuten würde.
Darüber hinaus sollten Arbeitgeber beachten, dass die Daten, die sie in ChatGPT eingeben, in den Algorithmus der KI eingebaut werden, um deren Funktion zu verbessern. So könnten sowohl sensible Daten über die Angestellten als auch Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse in fremde Hände gelangen, wenn ChatGPT ein Arbeitszeugnis schreiben soll.
Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, ein Arbeitszeugnis zu schreiben?
Der Arbeitgeber muss das Arbeitszeugnis innerhalb von zwei Wochen schreiben und aushändigen.
Der gesetzliche Anspruch auf ein Arbeitszeugnis vonseiten der Angestellten verfällt grundsätzlich nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist kann sich jedoch auf sechs bis zwölf Monate nach Ausscheiden aus dem Unternehmen verkürzen, wenn die Beschäftigten ihren Anspruch für längere Zeit nicht geltend macht und dem Arbeitgeber die Zeugnisausstellung nicht mehr zumutbar ist (§ 242 BGB).
Wollen Angestellte, dass das Arbeitszeugnis berichtigt wird, muss er dies dem Arbeitgeber ebenfalls rechtzeitig mitteilen. In einem Urteil vom 31.05.2023 (Az. 4 Sa 54/22) entschied das LAG Baden-Württemberg, dass ein Arbeitnehmer die Zeugnisberichtigung noch zwei Jahre nach Aushändigung verlangen durfte.
Arbeitszeugnis schreiben: Formale Vorgaben
Ein Arbeitszeugnis muss folgende formale Anforderungen erfüllen:
- Schriftliche oder elektronische Erstellung mittels Textverarbeitungsprogramm (§ 109 Abs. 3 GewO)
→ Elektronische Form ab 2025 möglich, sofern die betroffenen Arbeitnehmenden zustimmen. - Formulierungen in deutscher Sprache
- Übliche Schriftgröße (z. B. 12 Pt.)
- Druck auf Geschäftspapier
- Begriff „Zeugnis“ in der Überschrift
- Unterschrift vom Aussteller mit Tinte oder Kugelschreiber (nicht mit Bleistift)
- Ausstellungsdatum (= Datum des Ausscheidens, auch wenn das Zeugnis erst Wochen nach der Beendigung ausgestellt wird)
Bei den inhaltlichen Formulierungen im Arbeitszeugnis kommt es immer wieder zu Unstimmigkeiten zwischen Arbeitgebern und Angestellten.
Darf der Arbeitgeber ein schlechtes Arbeitszeugnis schreiben?
Nein, der Arbeitgeber darf kein schlechtes bzw. negativ formuliertes Zeugnis schreiben. Denn grundsätzlich gilt, dass der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis wohlwollend formulieren muss. Das bedeutet, dass es die Beschäftigten nicht in ihrem weiteren beruflichen Werdegang belasten darf.
Allerdings gibt es gleichzeitig keinen Rechtsanspruch auf ein positives Arbeitszeugnis. Denn „wohlwollend“ bedeutet nicht gleich positiv, wie die Rechtsprechung immer wieder belegt. Stattdessen muss das Zeugnis in erster Linie wahrheitsgemäß formuliert sein. Daher kann und muss es nur im Rahmen der Wahrheit wohlwollend gestaltet sein. Hier gelten die Grundsätze zur Zeugniswahrheit und Zeugnisklarheit.
Da es in der Praxis oft schwierig ist, die passenden Formulierungen für das Arbeitszeugnis zu finden, hat sich über die Jahre eine sog. Zeugnissprache herausgebildet. Sie ermöglicht es den Arbeitgebern, negative Aspekte wohlwollend zu umschreiben, ohne sie außen vorzulassen. Mittels spezielles Codes können so Informationen vermittelt werden, die vom neuen Arbeitgeber entsprechend verstanden und gewürdigt werden.
Was sind Geheimcodes im Arbeitszeugnis? – Formulierungen und Beispiele
Generell dürfen in Arbeitszeugnis keine Geheimzeichen wie vermeintliche Ausrutscher vor der Unterschrift, Smileys o. Ä. vorkommen. Das bestätigt ein Urteil des Arbeitsgerichts Kiel vom 18.04.2013 (Az. 5 Ca 80b/13).
Allerdings dürfen Arbeitgeber sehr wohl bestimmte Codes zur Formulierung der Leistungsbeurteilung nutzen. Sie orientieren sich oftmals an Schulnoten und spiegeln die Qualität der Arbeitsleistung der Arbeitnehmenden wider. Hierbei sollten alle Formulierungen so verständlich gewählt sein, dass der Mitarbeiter keine nachträgliche Berichtigung verlangt.
Mit den folgenden Tabellen lassen sich Formulierungen für Arbeitszeugnisse schreiben und entschlüsseln.
Fachwissen/Fachkompetenz
| Formulierung | Note |
| „ ... verfügt aufgrund seiner hervorragenden Ausbildung und seines vielfältigen Fachwissens über eine große Fachkompetenz.“ | 1 |
| „ .... verfügt über vielseitige Fachkenntnisse.“ | 2 |
| „ ... verfügt über ein solides Fachwissen und ist in der Lage, die ihm übertragenen Aufgaben zu erledigen.“ | 3 |
| „ ... verfügt über Kenntnisse seiner Aufgaben, die sich durch ständige Fortbildung entwickeln lassen.“ | 4 |
| „ ... hatte bei ihrer/seiner Tätigkeit stets die Möglichkeit, sich die erforderlichen Kenntnisse zu erarbeiten.“ | 5 |
Eigeninitiative/Einsatzbereitschaft
| Formulierung | Note |
| „ ... zeigte stets große Eigeninitiative und überzeugte durch sein/ihr vorbildliches Verhalten.“ | 1 |
| „ ... ergriff von sich aus Initiative und setzte sich stets überdurchschnittlich für unser Unternehmen ein.“ | 2 |
| „ ... zeigte stets Initiative und arbeitete engagiert an seinen Aufgaben.“ | 3 |
| „ ... hat der eingeforderten Einsatzbereitschaft entsprochen.“ | 4 |
| „ ... hat sich bemüht, der für seine/ihre Aufgaben geforderten Einsatzbereitschaft zu entsprechen.“ | 5 |
Zuverlässigkeit
| Formulierung | Note |
| „ ... arbeitet stets zuverlässig und sehr genau.“ | 1 |
| „ ... arbeitete sehr zuverlässig und genau.“ | 2 |
| „ ... erledigte die gestellten Aufgaben zuverlässig.“ | 3 |
| „ ... arbeitete in der Regel zuverlässig und gewissenhaft mit.“ | 4 |
| „ ... stellte sich bei ihrer/seiner Arbeit den Herausforderungen, genau und zuverlässig zu sein.“ | 5 |
Teamfähigkeit
| Formulierung | Note |
| „ ... arbeitete gern stets in einem Team mit.“ | 1 |
| „ ... war auf Teamarbeit gut eingestellt.“ | 2 |
| „ ... fügte sich in das Arbeitsteam gut ein.“ | 3 |
| „ ... integrierte sich in das jeweilige Arbeitsteam.“ | 4 |
| „ ... arbeitete im Team auf jeweilige Anweisung sachgerecht mit.“ | 5 |
Belastbarkeit/Flexibilität
| Formulierung | Note |
| „ ... zeichnete sich durch große Flexibilität und Belastbarkeit aus.“ | 1 |
| „ ... war bei der Erledigung ihrer/seiner Aufgaben flexibel und belastbar.“ | 2 |
| „ ... stellte sich stets flexibel und belastbar auf ihre/seine Aufgaben ein.“ | 3 |
| „ ... es war ihr/ihm bewusst, dass gestellte Aufgaben nur flexibel zu bewältigen sind.“ | 4 |
| „ ... war bemüht sich ihrer/seiner Arbeitsweise flexibel den Belastungen zu stellen.“ | 5 |
Leistungsbeurteilung
| Formulierung | Note |
| „ ... hat alle gestellten Aufgaben und Projekte immer zur vollsten Zufriedenheit erfüllt.“ | 1 |
| „ ... hat die gestellten Aufgaben zur vollen Zufriedenheit ausgeführt.“ | 2 |
| „ ... wir waren mit den Leistungen voll zufrieden.“ | 3 |
| „ ... hat die übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt.“ | 4 |
| „ ... hat unseren Erwartungen im Wesentlichen entsprochen.“ | 5 |
Persönliches Verhalten
| Formulierung | Note |
| „ ... Ihr/Sein persönliches Verhalten war stets vorbildlich.“ | 1 |
| „ ... Ihr/Sein persönliches Verhalten war stets einwandfrei.“ | 2 |
| „ ... Ihr/Sein persönliches Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war höflich und korrekt.“ | 3 |
| „ ... Das persönliche Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war ohne Beanstandung.“ | 4 |
| „ ... Es fiel ihm/ihr schwer, sich in die betriebliche Ordnung einzufügen.“ | 5 |
Quellen: „Das neue Berufsbildungsrecht“, „Themenbrief Arbeitsrecht“, „Abmahnung und Kündigung“, spiegel.de
