Zollvollmacht richtig ausfüllen: Was ist bei direkter und indirekter Vertretung zu beachten?

03.06.2024 | T. Reddel – Online-Redaktion, Forum Verlag Herkert GmbH

Übernimmt ein international tätiges Unternehmen nicht selbst die Aufgaben bei der Zollabwicklung, muss es andere Parteien damit beauftragten. Hierfür ist eine gesonderte Zollvollmacht notwendig, die spätestens bei der Ein- bzw. Ausfuhr vorgezeigt wird. Welche zollrechtlichen Vorgaben gibt es für diese Bewilligung? Welche Punkte müssen in der Vollmacht enthalten sein und wer muss die Erklärung am Ende unterschreiben?

 

Inhaltsverzeichnis

1. Erklärung: Was bedeutet Zollvollmacht?
2. Wann wird eine Zollvollmacht benötigt?
3. Wer muss bei einer Zollvollmacht unterschreiben?
4. Indirekte und direkte Vertretung
5. Mustercheckliste für Ausfuhr und Einfuhr

Erklärung: Was bedeutet Zollvollmacht?

Bei der sog. „Zollvollmacht“ handelt es sich um eine Willenserklärung, die ein Unternehmen (Auftraggeber) abgibt, damit sich eine dritte Instanz in seinem Namen um die Zollabwicklung kümmert (Vertreter). Als dritte Instanz kommt häufig die vom Unternehmen eingesetzte Spedition oder ein anderer Dienstleister infrage.

Mit der Zollvollmacht ausgestattet, darf die beauftrage Spedition z. B. die Zollanmeldung formulieren und alle formellen Abwicklungen für den Vollmachtgeber ausführen. Trotz der Sondergenehmigung bleibt grundsätzlich der Anmelder (Einführer oder Ausführer) verantwortlich für den Inhalt der Zollanmeldungen und den ordnungsgemäßen Ablauf der Zollverfahren.

Grundvoraussetzung für die Vollmacht ist außerdem, dass der vom Unternehmen bevollmächtigte Spediteur bzw. Dienstleister in der EU ansässig ist. Andernfalls ist die Erklärung nichtig. Gleichzeitig muss der ausgewählte Vertreter bei der Zollanmeldung deutlich machen, dass er als solcher agiert. Fehlt dieser Nachweis, handelt er in eigenem Namen und eigener Verantwortung. Damit kann der Vertreter ggf. auch Abgabenschuldner werden.

Wann wird eine Zollvollmacht benötigt?

Die Zollvollmacht ist dann erforderlich, wenn ein Exporteur oder Importeur die Zollabwicklung an eine externe Spedition, einen Zollagenten oder andere Dritte übergibt. Sie ist spätestens bei der Einfuhr bzw. Ausfuhr bei der zuständigen Zollbehörde vorzulegen.

Eine Zollvollmacht muss spätestens zur Einfuhr bzw. Ausfuhr bei der zuständigen Zollbehörde vorgezeigt werden. Anschließend überprüft die Behörde die Richtigkeit der Angaben aus der Zollanmeldung. (Bild: © Mediaparts – stock.adobe.com)

Wer muss bei einer Zollvollmacht unterschreiben?

Bei jeder schriftlichen Zollvollmacht sollte wenigstens der zuständige Mitarbeiter des beauftragenden Unternehmens unterschreiben. Die Unterschrift ist handschriftlich zu verfassen. Darüber hinaus sollte der Bevollmächtigte des Auftraggebers unterschreiben. Auch das jeweilige Datum sowie der Ort sollte in der Unterschrift enthalten sein.

Besonders bei der Vergabe der Ermächtigung sollte das Unternehmen darauf achten, einen sachkundigen Mitarbeiter einzusetzen. Das ist vor allem bei dieser Position so wichtig, weil viele Spediteure generelle Zollvollmachten verlangen, die nicht auf die aktuelle Lieferung beschränkt sind. Das Unternehmen als Vollmachtgeber muss solch längerfristige Vollmachten entsprechend lange verwalten und bei gegebenem Anlass wieder kündigen. Daher ist für diese langwierige Aufgabe eine ausreichend sachkundige Person erforderlich.

Indirekte und direkte Vertretung

Zollvollmachten lassen sich entweder für direkte oder indirekte Vertreter ausstellen. In der Praxis nutzen Unternehmen meist die direkte Vertretung. Außerdem muss der Vertreter angeben, ob er im Rahmen einer direkten bzw. indirekten Vollmacht arbeitet.

Wie sich die beiden Vertretungsformen im Wesentlichen unterscheiden, zeigt folgende Übersicht:

Direkte Vertretung	Indirekte Vertretung
Spedition/Dienstleister agiert im Namen seines Auftraggebers und auf dessen Rechnung. Für den Vertreter entfällt großteils die eigenständige Haftung für eventuelle Fehler bei der Zollabwicklung. → Der Vertreter ist kein Abgabenschuldner und gilt zollrechtlich nicht als Einführer/Ausführer.	Spedition/Dienstleister handelt in eigenem Namen und auf Kosten des Vollmachtgebers. Der Vertreter ist z. T. mitverantwortlich für Fehler während des Zollprozesses. → Der Vertreter wird Abgabenschuldner und gilt zollrechtlich als Einführer/Ausführer.

Bei der direkten Vertretung behält der Exporteur immer die Ausführer- und Anmeldefunktion. Zudem müssen Anmelder und Vertreter in der EU ansässig sein.

Mustercheckliste für Ausfuhr und Einfuhr

Die Zollvollmacht als Dokument ist nicht formgebunden, was bedeutet: Sie kann sowohl schriftlich als auch mündlich, konkludent oder durch Stillschweigen erteilt werden. Mit dieser Regelung sind auch Vordrucke von Speditionen oder individuelle Formulierungen zulässig. Um bei eventuellen späteren Problemfällen ein Beweisdokument vorliegen zu haben, ist es jedoch ratsam, die Vollmacht in jedem Fall schriftlich anzufertigen.

Zollrechtlich ist der Einführer/Ausführer dafür verantwortlich, dass die Angaben in der Zollanmeldung fachlich korrekt sind. Daher sollte besonders er darauf achten, dass die Zollvollmacht alle relevanten Daten enthält.

Die folgende Checkliste zeigt, welche Punkte in einer Zollvollmacht enthalten sein sollten. Außerdem gibt sie wichtige Hinweise zu einzelnen Bestandteilen der Vollmacht.

Checkliste Zollvollmacht		Anmerkungen
✓	Auftrag zur Zollabwicklung in der direkten Vertretung
✓	vollständige Rechnungs- und Lieferanschrift
✓	EORI-Nr. (inkl. 4-stelliger Niederlassungsnummer) des Vertreters
✓	Warenwert laut Kaufvertrag (Transaktionswert)	Alle Werte, die in der Zollanmeldung definiert sind, müssen nachvollziehbar sein. Daher ist z. B. bei Kaufgeschäften zu prüfen, ob der Warenwert mit dem Transaktionswert übereinstimmt. Notfalls muss der Auftraggeber diese Kennzahlen entsprechend anpassen. Falls die endgültige Rechnung bei der Avisierung noch nicht vorliegt, kann er die Daten aus den Bestellung nutzen. Bei unentgeltlichen Lieferungen hat der Lieferant bzw. Absender meist im Vorfeld fiktive Werte in den Dokumenten hinterlegt.
✓	bei unentgeltlichen Lieferungen: nachvollziehbarer Warenwert
✓	handelsübliche Warenbeschreibung
✓	Warentarifnummer	Achtung: In manchen Fällen ist die vom Lieferanten angegebene Tarifnummer nicht korrekt. Deshalb sollte der Einführer/Ausführer die Einreihung der Nummer genau prüfen und ggf. abändern. Des Weiteren ist die Einreihung des Dienstleisters nur dann sinnvoll, wenn ihm alle erforderlichen Informationen zur Ware vorliegen. Dazu gehören Punkte wie die Funktion, Beschaffenheit und Verwendung der Güter. Die Praxis hat gezeigt, dass Einführer/Ausführer nur eindeutig ersichtliche Einreihungen von Vertretern durchführen lassen sollten. Komplexere Einreihungen sollte der Einführer am besten selbst erledigen. Codierungsschlüssel müssen in der Zollvollmacht enthalten sein, wenn sie laut Elektronischem Zolltarif (EZT) anzumelden sind. Falls die Schlüssel nicht explizit in der Erklärung genannt werden, geht der Vertreter zunächst davon aus, dass die vom EZT notwendigen Codierungen angemeldet werden müssen.
✓	Schlüsselnummer (Art des Geschäfts)	z. B. Kaufgeschäft
✓	4-stelliger Verfahrenscode (Zollverfahren inkl. Zusatzcodierung)	Ähnlich wie bei der Einreihung der Warentarifnummer gilt auch hier der Grundsatz: Nur der Einführer/Ausführer besitzt die Informationen, mit denen sich die Einfuhr- bzw. Ausfuhrmaßnahmen prüfen lassen.
✓	Lieferbedingung (Vereinbarung nach Kaufvertrag)	Bei der Lieferbedingung für die Zollvollmacht muss die tatsächlich vereinbarte Lieferbedingung laut vertraglicher Vereinbarung festgehalten sein. Dazu zählen z. B. die Vereinbarungen aus dem Kaufvertrag. In der Praxis tritt häufig das Problem auf, dass die Lieferbedingungen der warenbegleitenden Dokumente von den tatsächlich vereinbarten Bedingungen abweichen. Daher sollte der Einführer diesen Punkt genau prüfen, bevor er die Zollvollmacht endgültig ausstellt.
✓	Hinweis auf Ursprungsnachweise und Präferenzkalkulation	Sowohl Ursprungs- als auch Präferenznachweise müssen zum Zeitpunkt der Anmeldung im Original vorliegen. Der Spediteur bzw. Dienstleister sollte daraufhin die Originale mitsamt der Rechnung an den Einführer schicken.
✓	falls verbindliche Zolltarifauskunft vorliegt: → Umstand muss dem Dienstleister mitgeteilt und mit dem Codierungsschlüssel C262 verbindlich angemeldet werden.
✓	falls Einfuhrgenehmigungen, Einfuhrlizenzen oder andere Bescheinigungen vorliegen, die für die Einfuhr relevant sind: → Dokumente dem Dienstleister mitteilen, um eine verbindliche Anmeldung sicherzustellen. → Entsprechende Codierungsschlüssel enthält die dynamische Codeliste I0200 „TARIC-Codierungen und -Bescheinigungen“.

Weitere Checklisten und Leitfäden für den Arbeitsalltag in der Zollabwicklung bietet die „Dokumentenmappe: Zoll- und Exportabwicklung“. Sie enthält gebrauchsfertige Mustervorlagen und Formulare, u. a. zu den Bereichen Versandverfahren, Import, Exportkontrolle, Ausfuhrverfahren und Umsatzsteuer. Damit erleichtern sich Verantwortliche im Zollbereich die tägliche Arbeit – rechtssicher und unkompliziert.

Noch mehr Informationen zur korrekten Kontrolle von Ausfuhren liefert das Handbuch „ZOLL.EXPORT-Spezial: Basics der Exportkontrolle“. Darin finden Exportverantwortliche eine Vielzahl an Arbeitshilfen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Quellen: „ZOLL.EXPORT“: Ausgabe 06/2020 und Ausgabe 02/2014, „Themenbrief Export & Zoll": Ausgabe 03/2020, zoll.de, dslv.org