Management Summary schreiben – mit diesen Tricks zur Entscheidungsvorlage

28.01.2025 | T. Reddel – Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

Eine aussagekräftige Management Summary kann ein hilfreiches Instrument für effiziente Entscheidungsprozesse sein. Sie fasst komplexe Informationen zusammen und ermöglicht Führungskräften, in kurzer Zeit fundierte Entscheidungen zu treffen. Dieser Beitrag erklärt die Grundlagen, den Aufbau und die Erstellung einer Management Summary sowie praktische Beispiele für die tägliche Arbeit.

 

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Management Summary?
2. Was gehört in ein solches Dokument?
3. Wie schreibe ich eine Management Summary?
4. Praktische Beispiele
5. Vorlagen und Muster

Was ist eine Management Summary?

Die Management Summary (deutsch „Management Zusammenfassung“ oder „Überblick“) ist ein Dokument zur Kurzfassung von Projekten und Entscheidungsprozessen im Geschäftsalltag. Sie enthält die wichtigsten Punkte und Ergebnisse des jeweiligen Vorhabens. Damit sollen die Verantwortlichen eine knappe Übersicht erhalten, ohne das gesamte Originaldokument eines Vorhabens lesen zu müssen, und dennoch eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Solche Dokumente werden auch als Entscheidungsvorlagen bezeichnet. Die Management Summary ist ein Beispiel für solche Schriftstücke.

Um das Schreiben der Summary kümmern sich meist einzelne Angestellte eines Fachbereichs, nicht jedoch ihre Vorgesetzten. Sie tragen die relevanten Informationen zusammen, entwickeln mögliche Handlungsoptionen und analysieren deren Auswirkungen. Am Ende übergeben sie ihre Zusammenfassung als Entscheidungsvorlage an ihre Führungskraft.

Was gehört in eine Management Summary? – Aufbau

Der konkrete Inhalt einer Management Summary kann je nach Anlass variieren. So erfordern komplexere Themen und Entscheidungsprozesse möglicherweise umfangreichere Zusammenfassungen. Idealerweise geben die Beteiligten den Umfang, die Form und den Inhalt zu Beginn einer Besprechung oder eines Projektstarts vor.

Grundsätzlich sollte eine Management Summary folgende Aspekte umfassen:

Bereich	Kontrollfragen
Kernaussage	Was ist das Thema des zugrundeliegenden Dokuments? Welche Entscheidung soll getroffen werden? Gibt es bereits erste Handlungsempfehlungen?
Anlass	Warum muss eine Entscheidung getroffen werden? → Mögliche Anlässe: gesetzliche Änderungen, ungenutzte Potenziale, Erwartungen von Angestellten und Kundschaft etc.
Ziele	Was soll mit der Entscheidung erreicht werden (Verbesserung, Einsparung etc.)? In welchem Zeitraum soll das Ziel erreicht werden? Für welchen Bereich gilt das Ziel? Welche Rahmenbedingungen sind einzuhalten, um das Ziel zu erreichen? Nach welchen Kriterien sollen die folgenden Handlungsoptionen bewertet werden?
Handlungsoptionen	Aus welchen Handlungsoptionen können die Entscheidungspersonen wählen? → Keine ausführliche Beschreibung, sondern auf wichtigste Merkmale beschränken → Auch das Nichtstun ist eine mögliche Option
Konsequenzen	Welche Folgen haben die vorher genannten Optionen für das Projekt, die Beteiligten und die Organisation?
Empfehlung	Welche Handlungsoption ist am optimalsten geeignet, um die anfangs genannten Ziele zu erreichen? → Empfehlung als Vorschlag und nicht als Aufforderung oder Anweisung formulieren

Anhand dieser Punkte lässt sich eine Management Summary erstellen. Sie liefert eine solide Grundlage für wichtige Entscheidungen in Unternehmen und Organisationen.

Wie schreibe ich eine Management Summary?

Die folgende Reihenfolge kann dabei helfen, eine geeignete Entscheidungsvorlage zu verfassen:

1. Zu kürzendes Dokument aus Sicht einer außenstehenden Person lesen
2. Kernbotschaften (Ziele, Argumente etc.) identifizieren
3. Informationen kürzen und Schlüsselaussagen formulieren
4. Handlungsoptionen entwickeln
5. Gesammelte Daten nach logischer Struktur aufbauen
6. Korrekturlesen, überprüfen und optimieren

Bei der Erstellung ist es also wichtig, sich auf die wesentlichen Informationen zu konzentrieren und diese klar und verständlich zu präsentieren. Allerdings sollten wesentliche Aspekte nicht zu stark vereinfacht und die Gewichtung einzelner Teilziele gewahrt werden. Andernfalls kann die Management Summary die Agenda des Vorhabens verzerren und so die Zielerreichung erschweren.

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Wie lang sollte eine Management Summary sein?

Damit die Zusammenfassung übersichtlich bleibt, sollte sie eine halbe bis zwei DIN A4-Seiten umfassen. Das entspricht, je nach Thema, in etwa fünf bis zehn Prozent des Hauptdokuments. Wichtig ist, dass die Lesenden die Kernbotschaften in wenigen Minuten erfassen können.

Beispiel für eine Management Summary

Wie eine solche Management Summary in der Praxis gestaltet werden kann, zeigt folgendes Beispiel:

Management Summary zur Einführung eines flexiblen Arbeitszeitmodells (Beispiel)
Kernaussagen	Dieses Dokument beschreibt die Einführung eines flexiblen Arbeitszeitmodells in unserem Unternehmen.  Wir müssen uns entscheiden, ob wir ein solches Modell implementieren und wenn ja, welches genutzt werden soll.  Die erste Handlungsempfehlung tendiert zur Einführung eines Gleitzeitsystems mit Kernarbeitszeiten.
Anlass	Eine Entscheidung ist aus folgenden Gründen notwendig: Steigende Erwartungen der Angestellten an eine fairere Work-Life-Balance Potenziale zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität Wettbewerbsvorteil bei der Rekrutierung neuer Talente Anpassung an moderne Arbeitsformen im Zuge der Digitalisierung
Ziele	Mit der Implentierung eines flexiblen Arbeitszeitmodells sollen folgende Ziele erreicht werden: Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit um 20 Prozent innerhalb eines Jahres Senkung der Fluktuation um 15 Prozent innerhalb von zwei Jahren Steigerung der Produktivität um 10 Prozent innerhalb von 18 Monaten Nötige Rahmenbedingungen: Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitregelungen Gewährleistung der Erreichbarkeit für die Kundschaft während der Kerngeschäftszeiten Begrenzung der Implementierungskosten auf maximal 50.000 Euro Bewertungskriterien für Handlungsoptionen: Auswirkungen auf Zufriedenheit und Produktivität der Belegschaft Komplexität der Umsetzung Kosten-Nutzen-Verhältnis Vereinbarkeit mit bestehenden Unternehmensprozessen
Handlungsoptionen	Einführung eines Gleitzeitmodells mit Kernarbeitszeiten Implementierung eines Vertrauensarbeitszeitmodells Einführung von Teilzeit-Optionen für alle Mitarbeiter Beibehaltung des aktuellen Arbeitszeitmodells (Nichtstun)
Konsequenzen	Gleitzeitmodell: Erhöhte Flexibilität für Beschäftigte Moderate Implementierungskosten Neue Zeiterfassungslösung notwendig Vertrauensarbeitszeitmodell: Maximale Flexibilität für Angestellte Herausforderungen bei der Koordination von Teamarbeit Potenzielle rechtliche Risiken bezüglich Arbeitszeiterfassung Teilzeit-Optionen: Attraktiv für Mitarbeitende mit Familienverpflichtungen Erhöhter Verwaltungsaufwand Mögliche Produktivitätseinbußen bei unzureichender Koordination Beibehaltung des aktuellen Modells: Keine Veränderungskosten Risiko erhöhter Unzufriedenheit in der Belegschaft und erhöhter Fluktuation Möglicher Wettbewerbsnachteil bei der Talentgewinnung
Empfehlung	Basierend auf den genannten Zielen und Bewertungskriterien wird die Einführung eines Gleitzeitmodells mit Kernarbeitszeiten empfohlen.  Dieses Modell bietet einen ausgewogenen Kompromiss zwischen erhöhter Flexibilität für die Angestellten und den betrieblichen Erfordernissen.  Es verspricht eine signifikante Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Teamkoordination und Kundenservicequalität.  Die Implementierungskosten sind moderat und der erwartete Nutzen überwiegt die Investition deutlich.

Weitere beispielhafte Anlässe für eine Management Summary sind:

• Projektvorschlag für neue Software-Implementierung zur Effizienzsteigerung der Betreuung der Kundschaft
• Entwicklung einer Marketingkampagne für eine Produkteinführung
• Restrukturierung der Vertriebsabteilung aufgrund rückläufiger Verkaufszahlen
• Erweiterung des Produktionsstandorts durch Anbau einer neuen Produktionshalle
• Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements, um erhöhtem Krankheitsaufkommen und Fehlzeiten im Unternehmen entgegenzuwirken

Vorlagen und Fachwissen für den Arbeitsalltag

Für die Erstellung einer Management Summary sind Muster wie Templates hilfreich. Diese können in verschiedenen Formaten vorliegen, etwa als:

• Word-Dokument mit vorgegebener Gliederung
• PowerPoint-Präsentation mit Platzhaltern für Kernaussagen
• Excel-Tabelle für zahlenbasierte Zusammenfassungen

Viele Unternehmen entwickeln eigene Vorlagen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Das dafür nötige Fachwissen können sich Verantwortliche im Office-Management mittels Schulungen und Weiterbildungen aneignen.

Quelle: Lehrgang „Office Manager/in“ (AKADEMIE HERKERT)