Schulungsplan: Vorlage zur Organisation von Aus- und Fortbildungen für Beschäftigte

27.05.2024 | Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

Qualifizierte Beschäftigte sind ein wesentlicher Stabilitäts- und Sicherheitsfaktor im Unternehmen. Um ihr Wissen aktuell zu halten, sollten sie regelmäßige Weiterbildungsangebote ermöglicht bekommen. Damit Unternehmen solche Fortbildungen übersichtlich planen und organisieren können, hilft ein sog. betrieblicher Schulungsplan. Mithilfe einer passenden Vorlage lässt sich ein solcher Plan schnell und einfach für das eigene Unternehmen nutzen.

 

Inhaltsverzeichnis

1. Wieso ist ein betrieblicher Schulungsplan wichtig?
2. Vorteile eines Schulungsplans am Beispiel Arbeits- und Gesundheitsschutz
3. Beispiel für Schulungsplan: Vorlage für Betriebe
4. Wie sollten Verantwortliche den Schulungsplan nutzen?

Wieso ist ein betrieblicher Schulungsplan wichtig?

Je größer ein Unternehmen, desto mehr Angestellte arbeiten i. d. R. dort. Gleichzeitig sollten all diese Beschäftigten regelmäßig verschiedene berufliche Weiterbildungen besuchen, um ihr fachliches Wissen aufzufrischen und neue Kompetenzen aufzubauen. Das sorgt für mehr Sicherheit im Betrieb und steigert die Wettbewerbsfähigkeit. Allerdings kann es bei steigender Beschäftigtenzahl schnell unübersichtlich werden, wenn es darum geht, alle erforderlichen Fortbildungen im Blick zu behalten.

Hier kommt der betriebliche Schulungsplan ins Spiel: Er gibt eine Übersicht über alle Schulungen, die im Betrieb geplant sind oder schon durchgeführt wurden. Bei jeder Maßnahme wird der Plan aktualisiert und der Wiederholungstermin in den Folgeplan eingetragen. So lässt sich der erforderliche Schulungsbedarf ermitteln. Zudem können sich die Beschäftigten die erfolgten Schulungen auf ihrer Mitarbeiterkarte oder einer Qualifikationsmatrix (ggf. zusätzlich Subunternehmerpass) eintragen. Darin können alle Schulungen erfasst sowie die Durchführung geplant und dokumentiert werden. So können Vorgesetzte den aktuellen Schulungsstand jeder angestellten Person direkt einsehen.

Eine stetig erhöhte Qualifikation der Beschäftigten bietet Arbeitgeber verschiedene Vorteile:

• Die Mitarbeiter bleiben motiviert, da sie gefordert werden.
• Die Qualität bei der Auftragsdurchführung wird sichergestellt.
• Qualifiziertes Personal verursacht weniger Fehler.
• Es fallen geringere Kosten durch Nacharbeit an.
• Gesteigerte Kundenzufriedenheit.
• Positives Image für Ihr Unternehmen nach außen.

Mit einem passenden Schulungsplan verpassen Verantwortliche keine Gelegenheiten mehr, ihre Angestellten rechtzeitig über notwendige Weiterbildungsmaßnahmen zu informieren.

Gleichzeitig müssen Personalverantwortliche die dazugehörigen arbeitsrechtlichen Vorgaben kennen. Da sich in diesem Bereich regelmäßig Änderungen ergeben, sollten sich auch Führungskräfte mit einer Weiterbildung über wichtige Neuerungen informieren.

Wieso ein Schulungsplan für Arbeitgeber und Arbeitnehmer außerdem hilfreich sein kann, zeigt das folgende Beispiel.

Vorteile eines Schulungsplans am Beispiel Arbeits- und Gesundheitsschutz

Der Arbeits- und Gesundheitsschutz spielt in allen Unternehmen eine wichtige Rolle, insbesondere z. B. im Umgang mit Gefahrstoffen oder bei Arbeiten mit elektrischen Anlagen. Durch die Nutzung eines betrieblichen Schulungsplans stellen Unternehmen sicher, dass sie einige der wichtigsten Anforderungen hinsichtlich des Gesundheits- und Arbeitsschutzes erfüllen.

Durch den Schulungsplan lassen sich folgende Punkte sicherstellen, die sowohl für den Schutz der Beschäftigten als auch die Personalentwicklung wichtig sind:

• Arbeitsschutzaufgaben werden nur an Personen übertragen, die fachlich und persönlich dazu geeignet sind:
  • Verantwortliche (denen Arbeitsschutzpflichten übertragen sind) verfügen über Grundwissen zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit sowie ihre Aufgaben. Dazu gehören auch Kenntnisse über die rechtlichen Grundlagen.
    → Beispiele: Gefahrstoffbeauftragte, Brandschutzbeauftragte etc.
  • Beschäftigte im Arbeitsschutz inkl. Führungskräfte verfügen über Grundwissen zum Arbeitsschutz in ihrem Tätigkeitsbereich sowie ihren Aufgaben.
  • Es ist sichergestellt, dass die benannten Beauftragten ausreichend qualifiziert sind (z. B. durch eine Ausbildung, Sprachkurse, Zusatzqualifikationen, Zertifikate etc.).
• Der Qualifizierungsbedarf für alle mit Arbeitsschutzaufgaben betrauten Personen wird regelmäßig ermittelt:
  • Die verantwortliche Person zur regelmäßigen Ermittlung des Qualifizierungsbedarfes (Aus- und Fortbildung) zum Arbeitsschutz ist festgelegt.
  • Die Anforderungen an die Qualifikation sind festgelegt, etwa in Stellen-/Funktionsbeschreibungen.
  • Der Qualifizierungsbedarf zum Arbeitsschutz wird regelmäßig ermittelt. Dazu gehören beispielsweise neue Arbeitsverfahren und Technologien, Unfälle, Abweichungen von Qualifikationsanforderungen, fachliche Fortbildungen zum Arbeitsschutz über neue Arbeitsmittel, Arbeitsverfahren usw.
  • Die Durchführung der Qualifizierung zum Arbeitsschutz ist organisiert.
  • Individuell geeignete Qualifizierungen werden kontinuierlich angeboten.
• Es werden die erforderlichen Qualifizierungsmaßnahmen durchgeführt:
  • Es ist festgelegt, wer die Durchführung der Qualifizierungsmaßnahmen überprüft.
  • Es ist festgelegt, wie die Qualität und die Wirksamkeit der Qualifizierungsmaßnahmen überprüft werden.

Hinweis für Arbeitgeber: Es ist wichtig, mindestens einmal jährlich auch auf rechtliche Änderungen zu achten und den Schulungsbedarf im Schulungsplan ggf. anzupassen. Im Arbeits- und Gesundheitsschutz müssen folgende Bereiche regelmäßig aufgefrischt werden:

• Asbestsachkunde: seit Mitte 2016 auffrischungspflichtig
• Brandschutzhelfer: alle 5 Jahre
• Gefahrstoffbeauftragte: alle 5 Jahre
• Erste Hilfe: alle 2 Jahre
• Sicherheitsbeauftragte

Die kontinuierliche Qualifikation der Mitarbeitenden ist ein wesentlicher Garant für eine hohe Kundenzufriedenheit. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, wenn regelmäßig Schulungen angeboten werden – ein wichtiger Faktor in Zeiten des Fachkräftemangels.

Beispiel für Schulungsplan: Vorlage für Betriebe

Diese Vorlage zeigt den beispielhaften Entwurf eines Schulungsplans für einen bestimmten Zeitraum. Mit dieser Übersicht können Betriebe ihre Personalentwicklung systematisch vorantreiben. Sie lässt sich einfach in Excel oder Word übertragen.

Schulungsplan Beispiel GmbH
Teilnehmende	Thema	Schulungsleiter	Zeitraum	Nachweis	Nächste Schulung
Max Schneider	Grundausbildung Erste Hilfe	Lisa Müller	01.01.2022 - 04.01.2022	Ersthelfer-Bescheinigung	Auffrischung am 01.01.2024
	Umgang mit Gefahrstoffen
	Evakuierungsübung
	Neue Software/Arbeitsverfahren

Um den Plan mit all seinen Vorteilen nutzen zu können, gibt der nachfolgende Abschnitt noch einige Hinweise.

Wie sollten Verantwortliche den Schulungsplan nutzen?

Richtig genutzt, kann der Schulungsplan die erforderliche Bedarfsermittlung erleichtern. Sie ist elementar für die gezielte Fortbildung der Angestellten. Deshalb sollten Arbeitgeber alle Beschäftigten dazu motivieren, Seminare, Lehrgänge oder Online-Weiterbildungen zu besuchen. Besonders bei Geringqualifizierten ist dieser Schritt wichtig.

Um die Personalentwicklung systematisch voranzutreiben, sollten als Ergänzung zum Schulungsplan folgende Fragen herangezogen werden:

• Welche Qualifikationen benötigt das Unternehmen für die Auftragserfüllung?
• Über welche Qualifikation verfügen die einzelnen Beschäftigten?
• Welche Qualifikationen sind für mein Unternehmen künftig relevant?
• Welche Schulungen müssen bereits regelmäßig durchgeführt werden?

Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, einen Schulungsplan und die spezifischen Schulungen der Mitarbeiter zu dokumentieren. Eine Möglichkeit dieser Dokumentation stellt die Qualifikationsmatrix dar. Es besteht kein Zwang, dieses Modell zu nutzen. Vorhandene Dokumentations- und Planungshilfen, die sich betrieblich bewährt haben, können weiterhin genutzt werden.

Der Nachweis über die Fortbildung und Schulung der Beschäftigten muss dokumentiert werden und in die Personalakte abgeheftet werden. Zu besseren Übersicht sollte der Nachweis auch im Schulungsplan vermerkt werden.

Weitere Tipps für Betriebe

Überprüfen Sie vor dem Einsatz der Arbeitnehmer, ob diese die erforderlichen Kenntnisse insbesondere im Arbeits- und Gesundheitsschutz haben. Führen Sie Unterweisungen und Schulungen speziell zum Arbeits- und Gesundheitsschutz regelmäßig durch. Bestellen bzw. benennen Sie offiziell betriebliche Erst-, Brandschutzhelfer, Beauftragte etc. in schriftlicher Form. Legen Sie ein jährliches Fortbildungsbudget für persönliche und fachliche Fortbildungen fest und benennen Sie einen „Schulungs- oder Fortbildungsbeauftragten“. Lassen Sie ihre Beschäftigten im letzten Quartal des Jahres eigene Wünsche dokumentieren und besprechen Sie diese. Planen Sie, welche Schulungen intern (Inhouse) oder extern durchgeführt werden sollen

Sind Beschäftigte auf einer Fortbildung, müssen Arbeitgeber ggf. andere rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeit beachten. Um hier keine wichtigen Änderungen zu verpassen, sollten sich Personalverantwortliche über aktuelle Neuerungen informieren.

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