IT-Ausschreibung: 5 Tipps zum Vergabeverfahren

25.05.2018 | JS – Online-Redaktion, Forum Verlag Herkert GmbH

Die zunehmende Digitalisierung und der damit einhergehende Anstieg der Nutzung moderner technischer Geräte bewirken, dass IT- und Systemleistungen stark nachgefragt werden. So kommen auch öffentliche Auftraggeber nicht um das Thema „Vergabe von IT-Leistungen“ herum. Die folgenden Tipps sollen dabei helfen, eine IT-Ausschreibung zu erstellen und die Gefahr eines Nachprüfungsverfahrens zu reduzieren.

  

Herausforderungen der Vergabe von IT-Leistungen 

Bei der Ausschreibung von IT-Leistungen müssen öffentliche Vergabestellen einige Besonderheiten beachten. Insbesondere stehen sie vor der Herausforderung auf der einen Seite die notwendigen technischen Anforderungen der IT-Abteilung zu erfüllen und auf der anderen Seite die sich stetig ändernden vergaberechtlichen Vorschriften der EU zu beachten. Ein Problem ist insbesondere die Schnelllebigkeit der Branche und die Komplexität von IT und ihren Bestandteilen. 

Aus diesem Grund müssen Auftraggeber bei der Vergabe von IT-Leistungen besonders aufpassen, auch um die Gefahr eines Nachprüfungsverfahrens zu reduzieren. Die folgenden Tipps sollen dabei helfen: 

1. Festlegung des Leistungsbedarfs

Bei der Feststellung des konkreten Bedarfs sollte die Vergabestelle eng mit der IT-Abteilung zusammenarbeiten. Denn diese weiß am besten, welche Leistung die Hardware erbringen oder welchen Anforderungen eine Software genügen muss. 

Praxistipp: Je konkreter die Auftragsbeschreibung und damit die Anforderungen an den Bieter formuliert sind, desto leichter und schneller kann der passende Anbieter herausgefiltert werden. Der Preis sollte dabei nicht das wichtigste Entscheidungskriterium sein. Wichtiger ist es, darauf zu achten, ob das angebotene Produkt kompatibel ist mit den vorhandenen Systemen. Auch sollte der Anbieter ein ganzheitliches Sicherheitszertifikat nachweisen können. 

2. Erstellung der Bewertungskriterien 

Bei der Erstellung der Bewertungsmatrix sollte die IT-Abteilung ebenfalls eingebunden werden. Zudem ist es sinnvoll, dem Nutzer die Abgabe eines Feedbacks zu ermöglichen. Die Kriterien werden anschließend prozentual gewichtet. Um Nachprüfungsverfahren zu vermeiden, sollte das Bewertungsverfahren möglichst transparent durchgeführt, die Bewertungskriterien also offen kommuniziert werden.   

→ Neben dem technischen Wissen der IT-Abteilung, ist das rechtliche Wissen die entscheidende Grundlage für eine erfolgreiche Vergabe von IT-Leistungen. Eine verständliche Darstellung aller Vergabe-Vorschriften enthält das Buch „Vergabe von Lieferungen und Leistungen“.

3. Schätzung des Auftragswerts

Bei der Ausschreibung von IT-Leistungen, der Lieferung von Hard- und Software mit Schulung und Support müssen nicht nur die Lieferleistungen, sondern auch die Unterstützungsleistungen in die Schätzung des Auftragswerts einbezogen werden. Die Vergabestelle kann zudem ggf. einen bestimmten Zeitraum definieren, in dem der Auftragnehmer die Leistung erbringen soll.  

4. Qualitätstest  

Um gute und energieeffiziente PCs, Monitore, Drucker etc. beschaffen zu können, empfiehlt es sich, die Qualität der angebotenen Geräte selbst an Testgeräten zu messen und zu bewerten.

5. Ergänzende Vertragsbedingungen 

Bei IT-Ausschreibungen müssen die ergänzenden Vertragsbedingungen beachtet werden, die den Inhalt des Vertrags bilden. Ergänzende Vertragsbedingungen sind für eine Gruppe von gleich gelagerten Fällen aufgestellte Bedingungen. Derartige Vertragsbedingungen werden typischerweise bei Vergaben, die den gleichen Beschaffungsgegenstand betreffen, zugrunde gelegt, so z. B. die EBV-IT für die Beschaffung von IT-Leistungen.

Weiterhin können öffentliche Auftraggeber auf die „Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen“ (UfAB) zurückgreifen, die im April 2018 in aktualisierter Fassung erschienen ist. Die UfAB ist als Leitfaden für die Durchführung von IT-Ausschreibungen zu verstehen. (juse)

Quellen: Behörden Spiegel, „Vergabe von Lieferungen und Leistungen“