Öffentliche Beglaubigung – Definition, Wissenswertes, Anwendungsbeispiele

Arbeitshilfe: Beglaubigungen von Unterschriften und Dokumenten

Rechtsgrundlagen

Beglaubigung von Unterschriften

Voraussetzungen

Unterschriften dürfen in der Regel nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart eines beglaubigenden Beamten vollzogen oder anerkannt werden.

Hinweis für Verpflichtungserklärungen:

• Unterschriftsbeglaubigungen auf Verpflichtungserklärungen von Privatpersonen für Besuchseinreisen von Ausländern erhält man nur bei der Ausländerbehörde.
• Unterschriftsbeglaubigungen auf Verpflichtungserklärungen von Firmen- oder Vereinsvertretern gibt es bei der Meldebehörde.

Die Unterschrift darf nur beglaubigt werden, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer deutschen Behörde oder bei einer privaten Stelle (Unternehmen oder Bank) benötigt wird. Diese sollte beauftragt sein, öffentliche Aufgaben zu erfüllen oder bei der Erfüllung mitzuwirken (etwa die Entgegennahme von Kreditanträgen bei öffentlicher Förderung).

Nicht beglaubigt werden:

• Unterschriftsbeglaubigungen unter Verträgen oder Erklärungen auf dem Gebiet des Familien- und Erbrechts, in Vereins- und Handelsregistersachen und Grundbuchangelegenheiten. Hier empfiehlt es sich, die Unterschrift von einem Notar beglaubigen zu lassen.
• Unterschriftsbeglaubigungen zur Vorlage bei einer ausländischen Behörde oder Stelle sind den Notariaten vorbehalten.
• Unterschriften ohne zugehörigen Text (Blanko-Unterschriften) dürfen nicht beglaubigt werden.

Welche Unterlagen werden benötigt?

• Pass oder Personalausweis (im Original) von der Person, deren Unterschrift beglaubigt werden soll.
• Eine zusätzliche Vollmacht ist nicht erforderlich

In welchen Fällen darf keine Beglaubigung erfolgen?

• bei Unterschrift ohne Text („Blanko-Unterschrift “)
• wenn der Text in einer fremden Sprache geschrieben ist
• für Vorlagen bei ausländischen Behörden
• wenn es sich um einen Teil einer eidesstattlichen Versicherung handelt
• wenn eine öffentliche Beglaubigung erfolgen muss (bei Angelegenheiten aus dem Erbrecht, Familienrecht, Vereinsrecht, Grundbuch, Handelsregister). Dazu wendet man sich an einen Notar

Beglaubigung von Dokumenten

Mit einer amtlichen Beglaubigung wird mit Siegel und Unterschrift bestätigt, dass die bei der Meldebehörde angerfertigte Kopie mit dem vorgelegten Dokument übereinstimmt.

• Besonders häufig werden zum Beispiel Schulzeugnisse, Ausweisdokumente, Arbeitszeugnisse, Approbations- oder Promotionsurkunden beglaubigt.
• Es kann nur das gesamte Dokument beglaubigt werden – keine Teile oder bestimmte Seiten daraus. Auf Wunsch sind auch mehrere Exemplare der benötigten Beglaubigung möglich.

Unterscheidung amtliche und öffentliche Beglaubigung:

• Die gesetzlichen Vorgaben geben der Meldebehörde die Befugnis zur amtlichen Beglaubigung, verpflichtet sie aber nicht dazu. Beglaubigungen liegen daher ausschließlich im pflichtgemäßen Ermessen.
• Die Meldebehörde hat keine Befugnis zur öffentlichen Beglaubigung. Öffentliche Beglaubigungen sind nach dem Beurkundungsgesetz grundsätzlich Notaren vorbehalten.

Voraussetzungen

Für eine Beglaubigung muss der Bürger oder eine von ihm beauftragte Person (keine schriftliche Vollmacht notwendig) persönlich in der Behörde erscheinen. Hierfür benötigt er einen Termin.

Eine Beglaubigung darf nur erstellt werden, wenn das Dokument von einer deutschen Institution ausgestellt wurde oder wenn die Meldebehörde das Dokument beglaubigen lässt, weil es bei einer deutschen Behörde oder öffentlichen Einrichtung vorgelegt werden muss.

• Dokumente in fremder Sprache ohne deutsche Übersetzung. Für eine deutsche Übersetzung von Dokumenten muss sich die Meldebehörde an einen öffentlich bestellten und vereidigten Übersetzer wenden.
• private Schriftstücke, die privat verwendet werden sollen, wie beispielsweise Unterlagen für den Bereich des Erb- und Familienrechts oder Finanzunterlagen. Hier empfiehlt sich die Beglaubigung durch einen Notar.
• von Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden können keine beglaubigten Kopien angefertigt werden. Diese Urkunden werden bei Bedarf vom Standesamt des Ereignisortes neu ausgestellt.
• Abschriften von Katasterbüchern und von Auszügen aus einem Katasterkartenwerk. Die Beglaubigung erfolgt durch das Vermessungs- und Katasteramt.
• Führerscheine. Die Beglaubigung erfolgt durch die Fahrerlaubnisbehörde.
• Waffenscheine, Jagdscheine und Fischereischeine. Die Beglaubigung erfolgt durch die Waffenbehörde bzw. durch die Fischereibehörde.

Benötigte Unterlagen

• Das Dokument im Original. (Falls nur eine Kopie und kein Original vorliegt, kann mit der Beglaubigung lediglich die Übereinstimmung mit der vorgelegten Kopie bestätigt werden).
• Bei fremdsprachigen Urkunden: deutsche Übersetzung von einem öffentlich beeidigten oder anerkannten Übersetzer. Alle zu beglaubigenden Kopien erstellen die Meldebehörden ausschließlich selbst