A1 Bescheinigung bei Dienstreisen – Länderliste und Vorgaben für Beschäftigte, Selbstständige und privat Versicherte
13.09.2023 | T. Reddel – Online-Redaktion, Forum Verlag Herkert GmbH
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine A1-Bescheinigung?
- Wann muss eine A1-Bescheinigung beantragt werden?
- Für welche Länder braucht man eine A1-Bescheinigung? – Länderliste
- Wo bekomme ich die A1-Bescheinigung her?
- A1-Bescheinigung für Selbstständige
- A1-Bescheinigung für privat Versicherte
- A1-Bescheinigung für Beamte
- Was passiert, wenn keine A1-Bescheinigung vorliegt?
Was ist eine A1-Bescheinigung?
Eine A1-Bescheinigung ist ein Nachweis für Beschäftigte oder Selbstständige, die vorübergehend im Ausland arbeiten, aber weiterhin in Deutschland sozialversichert sind. Denn grundsätzlich gelten für Personen, die im EU-Ausland tätig sind, die Regelungen dieses Staates (sog. Beschäftigungsstaatsprinzip). Daher müssten Beschäftigte im Ausland auch eine eigene Sozialversicherung in diesem Land abschließen.
Damit ausnahmsweise von diesem Prinzip abgewichen werden darf, etwa für eine Dienstreise, ist eine A1-Bescheinigung notwendig. Sie belegt, dass die Person weiterhin dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt. So will die EU zum einen Schwarzarbeit und Lohndumping bekämpfen, zum anderen mehrfache Beitragszahlungen und einen ständigen Wechsel zwischen den Sozialversicherungssystemen vermeiden.
Diese Ausnahmeregelung gilt für Entsendungen, also für den Fall, dass ein deutsches Unternehmen einzelne Angestellte in andere Länder schickt, um dort ihrer Arbeit nachzugehen. Die Länge und Art der einzelnen Tätigkeiten spielt dabei keine Rolle, allerdings darf die gesamte Entsendung nicht länger als 24 Monate dauern.
Wann muss eine A1-Bescheinigung beantragt werden?
Eine A1-Bescheinigung ist notwendig, sobald Arbeitnehmende, Bedienstete oder Selbstständige eine Dienstreise in ein oder mehrere europäische Länder antreten. Das Dokument ist für jede Entsendung einzeln zu beantragen, kann jedoch ebenso für eine längerfristige Mehrfachbeschäftigung im Ausland angefordert werden.
Jede Bescheinigung muss vor Beginn der Tätigkeit bzw. vor Beginn der Dienstreise beantragt werden. Nachträgliche Anträge sind nur in Ausnahmefällen möglich.
Nachträgliche A1-Bescheinigung
Bei kurzfristigen oder kurzzeitigen Dienstreisen (maximal sieben Tage) ist es grundsätzlich möglich, die A1-Bescheinigung nachträglich auszustellen. Dann gilt der Antragsnachweis, der bei der Antragsstellung erteilt wird, als vorübergehender Beleg für die A1-Bescheinigung.
Hier sollten sich Unternehmen und Selbstständige vorab über die jeweiligen internationalen Vorschriften der Zielstaaten informieren. Denn z. B. in Österreich und Frankreich darf selbst in Ausnahmefällen keine A1-Bescheinigung nachträglich ausgestellt werden. Damit wollen die Staaten Sozialdumping und Schwarzarbeit in ihrem Land eindämmen.
Dauerhafte A1-Bescheinigung
Grundsätzlich besitzt jede A1-Bescheinigung eine maximale Gültigkeit von 24 Monaten. Besteht jedoch eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren EU-Staaten (d. h. ein Tag pro Monat bzw. fünf Tage pro Quartal), können Beschäftigte und Selbstständige auch eine dauerhafte A1-Bescheinigung erhalten. Sie gilt für maximal fünf Jahre und nur für die Staaten, in denen die Erwerbstätigkeit gewöhnlich stattfindet. Ob dies möglich ist, hängt von sog. Ausnahmevereinbarungen ab und ist mit der jeweils zuständigen Stelle im Ausland abzuklären.
Ansprechpartner für solch dauerhafte A1-Bescheinigungen ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA).
Hinweis: Auch wenn die staatenübergreifende Erwerbstätigkeit aus dem Homeoffice im Wohnstaat ausgeübt wird (sog. renzüberschreitendes Homeoffice), ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Arbeitet die Person im Rahmen einer Homeoffice-Vereinbarung im Wohnstaat und nicht mehr in dem Staat, in dem das arbeitgebende Unternehmen seinen Sitz hat, ändern sich ggf. die gültigen Rechtsvorschriften.
Für welche Länder braucht man eine A1-Bescheinigung? – Länderliste
A1-Bescheinigungen sind für Dienstreisen in alle Länder innerhalb der EU erforderlich sowie für Entsendungen in EWR-Staaten (Island, Norwegen und Liechtenstein), in die Schweiz oder nach Großbritannien bzw. Nordirland.
Die folgende Länderliste zeigt, für welche Länder außerhalb Deutschlands eine A1-Bescheinigung erteilt werden kann:
- Belgien
- Bulgarien
- Dänemark
- Estland
- Finnland
- Frankreich
- Griechenland
- Irland
- Island
- Italien
- Kroatien
- Lettland
- Liechtenstein
- Litauen
- Luxemburg
- Malta
- Niederlande
- Norwegen
- Österreich
- Polen
- Portugal
- Rumänien
- Schweden
- Schweiz
- Slowakei
- Slowenien
- Spanien
- Tschechien
- Ungarn
- Vereinigtes Königreich (Großbritannien und Nordirland)
- Zypern
Für Dienstreisen in andere als die oben genannten Staaten benötigen Reisende ggf. eine andere Bescheinigung.
A1 Bescheinigung außerhalb der EU
Soll eine in Deutschland tätige Person vorübergehend außerhalb der EU, des Vereinigten Königreichs, der EWR-Staaten oder der Schweiz arbeiten, aber weiterhin über die deutsche Sozialversicherung abgesichert sein, ist dafür ebenfalls ein gesonderter Nachweis erforderlich. Die A1-Bescheinigung gilt für solche Fälle nicht mehr. Stattdessen sind spezielle Dokumente für die Entsendung in das jeweilige Land notwendig, etwa für das Arbeiten in China oder den USA.
Wie das Antragsverfahren in solchen Ländern abläuft, zeigt die DVKA auf ihrer Website. Dort können Arbeitgeber, Dienstherren und Selbstständige ihr Zielland auswählen und weitere Informationen einholen, welche sozialversicherungsrechtlichen Anträge sie für Dienstreisen einreichen müssen.
Wo bekomme ich die A1-Bescheinigung her?
A1-Bescheinigungen werden nur auf Antrag erteilt (sog. Bescheinigungsverfahren). Anlaufstellen hierfür sind die jeweilige gesetzliche Krankenkasse, Rentenversicherungsträger und die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV).
Grundsätzlich lässt sich eine A1-Bescheinigung für Dienstreisen auf zwei Arten beantragen:
- Antragstellung durch ein systemgeprüftes Lohn- oder Entgeltabrechnungsprogramm
- Antragstellung im SV-Meldeportal der Sozialversicherung (mit vorheriger Registrierung)
→ Bis zum 03.10.2023 kann noch die maschinelle Ausfüllhilfe „sv.net“ der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) genutzt werden.
Hinweis: Um eine A1-Bescheinigung zu erhalten, muss die Staatsangehörigkeit der Person, die ins Ausland reist, eine Entsendung in das angestrebte Beschäftigungsland zulassen (sog. persönlicher Geltungsbereich).
Je nach Beschäftigungsverhältnis ist eine andere Person für den Antrag der A1-Bescheinigung verantwortlich.
Wer muss das A1 Formular ausfüllen?
Sollen Angestellte eines Unternehmens eine A1-Bescheinigung erhalten, ist ihr Betrieb für das Ausfüllen des Formulars zuständig. Bei Beamtinnen und Beamten kümmert sich i. d. R. die Dienstherrin oder der Dienstherr um die Bescheinigung. Selbstständige müssen die Antragsstellung alleine abwickeln.
A1-Bescheinigung ausdrucken oder digital?
Inzwischen müssen (fast) alle Anträge für A1-Bescheinigungen digital erfolgen. Genauer gesagt müssen seit dem 01.07.2019 alle Anträge für Beschäftigte elektronisch erfolgen, genauso wie für Beamtinnen und Beamte sowie Selbstständige seit 2021 bzw. 2022.
Analoge Anträge in Papierform sind nur für folgende Personen gestattet:
- Grenzgänger (= Personen, die in Deutschland arbeiten und für die die deutschen Rechtsvorschriften gelten, die aber außerhalb Deutschlands wohnen)
- bestimmte Mehrfacherwerbstätige
- evtl. Ausnahmevereinbarungen
Ab dem 01.01.2024 sind auch Grenzgänger zur elektronischen Antragsstellung ihrer A1-Bescheinigung verpflichtet.
A1-Bescheinigung für Selbstständige
Auch Selbstständige müssen eine A1-Bescheinigung beantragen, sobald sie vorübergehend im EU-Ausland, in den EWR-Staaten, in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich arbeiten wollen. Für sie ist ausschließlich die Anmeldung im Portal sv.net bzw. im neuen SV-Meldeportal vorgesehen. Allerdings benötigen Selbstständige keine gesonderte Betriebsnummer für das Portal. Stattdessen reicht es, wenn sie sich nach Eingabe der Firmendaten mit einem Benutzernamen und einem Passwort registrieren.
Als selbständig zählen ebenfalls alle mitarbeitenden Gesellschafterinnen und Gesellschafter, Geschäftsführende einer Gesellschaft sowie ähnliche Personen, die zwar im Unternehmen eingegliedert sind, aber sozialversicherungsrechtlich als selbstständig gelten.
A1-Bescheinigung für privat Versicherte
Sind Beschäftigte oder Selbstständige privat versichert, muss der Antrag für die A1-Bescheinigung an den Träger der gesetzlichen Rentenversicherung geschickt werden. Das ist entweder die DRV Bund, die DRV Knappschaft Bahn-See oder der zuständige Regionalträger der DRV, sofern die Person nicht berufsständisch versorgt ist.
Die ABV ist dann zuständig, wenn die erwerbstätige Person privat krankenversichert und darüber hinaus berufsständisch versorgt ist.
A1-Bescheinigung für Beamte
Sollen Verbeamtete oder ihnen gleichgestellte Personen eine Dienstreise im Ausland antreten, benötigen sie ebenfalls eine A1-Bescheinigung. Der Antrag muss elektronisch erfolgen und, wie bei sonstigen Angestellten, an die gesetzliche Krankenkasse, den Rentenversicherungsträger oder die ABV geschickt werden.
Für die Antragstellung eignet sich entweder ein systemgeprüftes Abrechnungsprogramm oder das neue SV-Meldeportal.
Was passiert, wenn keine A1-Bescheinigung vorliegt?
Können Beschäftigte bei einer Kontrolle keine A1-Bescheinigung vorweisen, wird ihnen ggf. der Zutritt ins Land erschwert oder sie dürfen nicht mit ihrer Arbeit beginnen. Je nach gesetzlicher Lage müssen sie zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge abtreten oder Bußgelder zahlen. Unter Umständen müssen sie das Land sogar wieder verlassen, bis eine gültige A1-Bescheinigung vorliegt.
Bei sehr kurzfristigen Dienstreisen fehlt evtl. noch die A1-Bescheinigung bei der Ankunft im Zielland. Das führt in einigen Ländern jedoch zu härteren Konsequenzen, etwa in Österreich oder Frankreich. Deshalb sollten Dienstreisende zusätzlich die ausgedruckte Antragsbestätigung für die A1-Bescheinigung mit sich führen.
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Quellen: Deutsche Rentenversicherung, Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA), Techniker Krankenkasse
