Ausbildungsnachweis: Vorlage und Pflichten für Ausbildungsbetriebe

02.07.2025 | T. Reddel – Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

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Auszubildende sind nach § 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG verpflichtet, einen Ausbildungsnachweis zu führen. Dieser kann schriftlich oder elektronisch erfolgen, unterliegt jedoch in beiden Fällen einigen formalen Vorgaben. Wie sieht ein korrekter Ausbildungsnachweis aus und welche Pflichten müssen Ausbildungsbetriebe dabei beachten?

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist ein Ausbildungsnachweis? – Definition
  2. Mindestanforderungen an den Ausbildungsnachweis
  3. Pflichten des Ausbildungsbetriebs
  4. Wie schreibt man einen Ausbildungsnachweis? – Vorlage und Inhalt

Was ist ein Ausbildungsnachweis? – Definition

Ein Ausbildungsnachweis ist ein Dokument, das von Auszubildenden gepflegt wird und den Inhalt sowie Verlauf ihrer Berufsausbildung belegt. Er wird für die Anmeldung zur Zwischen- und Abschlussprüfung benötigt, kann aber auch im Streitfall als Beweisdokument dienen, etwa bei Schadensersatzforderungen der Auszubildenden.

Inhaltlich beschreibt der Nachweis sowohl die Ausbildung im Betrieb als auch den Unterricht in der Berufsschule, meist für jeweils eine Woche.

Das Ausfüllen des Nachweises gehört gemäß § 13 Berufsbildungsgesetz (BBiG) zu den Pflichten der Auszubildenden. Mit dieser Regelung sollen sowohl die Auszubildenden als auch ihre Ausbildenden den Verlauf der Ausbildung reflektieren.

Was ist der Unterschied zwischen Berichtsheft und Ausbildungsnachweis?

Berichtsheft und Ausbildungsnachweis beschreiben dasselbe Dokument. Während der Begriff „Berichtsheft“ eher umgangssprachlich und teilweise veraltet ist, stellt der „Ausbildungsnachweis“ die offizielle Bezeichnung nach dem BBiG und den Ausbildungsordnungen dar.

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Mindestanforderungen an den Ausbildungsnachweis

Damit ein Ausbildungsnachweis vor den zuständigen Stellen und Beteiligten als gültiger Beleg gilt, sind bei der Gestaltung und Pflege einige Punkte zu beachten.

Formale Vorgaben

Der Ausbildungsnachweis kann schriftlich oder elektronisch geführt werden. Die dazugehörige Einigung zwischen Ausbildungsbetrieb und Auszubildende ist im Ausbildungsvertrag zu dokumentieren (§ 11 Absatz 1 Satz 2 Nummer 12 BBiG).

Hinsichtlich des Umfangs reicht je eine DIN-A4-Seite für eine Berichtswoche aus. Der Inhalt sollte stichpunktartig verfasst werden und die Dauer der jeweiligen Tätigkeit aufzeigen.

Jeder Ausbildungsnachweis muss von den Auszubildenden und den zuständigen Ausbildenden mit Datum und Unterschrift versehen werden. Bei elektronischen Nachweisen kann eine ebenso elektronische Signatur genutzt werden.

Tägliche, wöchentlich, monatlich?

Die Auszubildenden sollten ihren Ausbildungsnachweis täglich oder wöchentlich (zum Beispiel immer freitags) selbstständig führen. Dies müssen sie am Ausbildungsplatz tun können.

Der Ausbildungsbetrieb prüft im Gegenzug mindestens monatlich die Angaben im Ausbildungsnachweis auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Pflichten des Ausbildungsbetriebs

Im Rahmen des Ausbildungsnachweises unterliegt der Ausbildungsbetrieb folgenden Pflichten:

  • Den Auszubildenden die erforderliche Vorlage, Software oder Ähnliches zur Pflege des Nachweises kostenlos zur Verfügung stellen.
  • Die Auszubildenden dazu anhalten, ihre Nachweise regelmäßig zu führen (etwa mittels Anweisungen, Direktionsrecht oder Erinnerungen).
  • Nachweise regelmäßig (zum Beispiel einmal monatlich) durchsehen und abzeichnen/unterschreiben.
  • Bei minderjährigen Auszubildenden: Nachweise in angemessenen Zeitabständen einer gesetzlich vertretenden Person vorzeigen und unterschreiben lassen.
Welche Inhalte sollten aber in einem Ausbildungsnachweis zu finden sein und wie sieht ein solches Dokument in der Praxis aus?

Wie schreibt man einen Ausbildungsnachweis? – Vorlage und Inhalt

Der Ausbildungsnachweis sollte folgende Informationen enthalten:

  • Name der/des Auszubildenden
  • Ausbildungsjahr
  • Berichtszeitraum
  • Inhalt der betrieblichen Ausbildung
  • (Überbetriebliche) Unterweisungen
  • Betrieblicher Unterricht
  • Sonstige Schulungen
  • Themen des Berufsschulunterrichts

Wie diese Punkte in ein praktisches Dokument umgesetzt werden können, zeigt folgende Vorlage:

Ausbildungsnachweis
Name:   Ausbildungsnachweis-Nummer:  
Ausbildungsbetrieb:   Ausbildungsjahr:  
Ausbildungsabteilung:   Woche:
Betriebliche Tätigkeit Lernziel-Nummer Ausbildungsvertrag Stunden







   
Thema der Woche (Unterweisung, Lehrgespräch etc.) + Lernziel-Nummer Stunden








 
Berufsschule (Themen des Unterrichts) Stunden







 
Gesamtstunden  
Datum Unterschrift Auszubildende(r) Datum Unterschrift Ausbilder(in)
   

    

Mithilfe dieser Vorlage dokumentieren Auszubildende und ihre Betriebe die wichtigsten Informationen des Ausbildungsnachweises. Dabei gibt es noch weitere Musterdokumente und Checklisten, die die Umsetzung des BBiG erleichtern.

Quelle: Handbuch „Das neue Berufsbildungsrecht“

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