Personalcontrolling aufbauen: Grundlagen zu Aufgaben und Kennzahlen im Unternehmen

18.03.2026 | T. Reddel – Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

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Egal ob in der Pflege, in der öffentlichen Verwaltung oder im Einzelhandel – jedes Unternehmen ist auf effiziente personalwirtschaftliche Prozesse angewiesen. Dafür sorgt nicht zuletzt der wachsende Druck, Personalressourcen effizient einzusetzen und langfristige Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Das Personalcontrolling liefert die dafür benötigten Daten und Auswertungen, etwa zu Personalkosten, Personalstruktur und Fehlzeitenquoten.

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist Personalcontrolling? – Definition
  2. Was macht man im Personalcontrolling? – Aufgaben
  3. Wichtige Kennzahlen im Personalcontrolling
  4. Personalcontrolling aufbauen: Instrumente und Maßnahmen
  5. Seminar Personalcontrolling: Weiterbildung
  6. Fazit: Warum ist Personalcontrolling wichtig?

Was ist Personalcontrolling? – Definition

Das Personalcontrolling ist ein Teilbereich des Unternehmenscontrollings, der personalwirtschaftliche Prozesse und Ressourcen plant, steuert und kontrolliert. Sein Ziel ist es, personelle Maßnahmen mit den wirtschaftlichen Zielen eines Unternehmens zu verbinden, da die Mitarbeitenden als wesentlicher Erfolgsfaktor für die Zielerreichung gelten. Verantwortliche im Personalcontrolling analysieren entsprechende Daten, interpretieren Informationen und stellen Entscheidungsgrundlagen für das Personalmanagement bereit. 

Trotzdem hat der Personalbereich keinen unmittelbaren Einfluss auf den Gewinn als Oberziel eines Unternehmens. Vielmehr dient er dazu, für alle Unternehmensbereiche das benötigte Personal zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, mit den geforderten Qualifikationen zu optimalen Lohnkosten zur Verfügung zu stellen.

So lassen sich die zentralen Funktionen des Personalcontrollings kurz erklärt in drei Bereiche gliedern:

  • Informationsfunktion: Relevante Daten und Informationen über Personalstruktur, Kosten und Leistungen bereitstellen, etwa für die Geschäftsleitung.
  • Planungsfunktion: Personalplanung unterstützen durch Prognosen und Szenarien, etwa zu Personalbedarf und Budgetplanung für Personalkosten.
  • Kontroll- und Steuerungsfunktion: Personalbezogene Maßnahmen überwachen und optimieren, zum Beispiel die Personalkostenentwicklung oder Recruitingkampagnen. 

Diese Funktionen können weiter aufgeteilt werden.

Arten von Personalcontrolling

Je nach Definition gibt es unterschiedliche Ebenen des Personalcontrollings. Grundsätzlich lassen sich diese wie folgt unterteilen:

Strategisches Personalcontrolling Operatives Personalcontrolling

Langfristige Ausrichtung der Personalstrategie in Hinblick auf die Unternehmensziele. Typische Fragestellungen:

  • Welche Kompetenzen benötigt das Unternehmen in fünf Jahren?
  • Wie entwickelt sich die Altersstruktur der Belegschaft?
  • Welche Qualifizierungsmaßnahmen sichern die Wettbewerbsfähigkeit?

Kurzfristige Steuerung und tägliche Entscheidungen. Typische Aufgaben:

  • Personalkosten analysieren
  • Personalplanung kontrollieren
  • Wirtschaftlichkeit der Personalmaßnahmen bewerten
→ Strategisches und operatives Personalcontrolling ergänzen sich. Während strategische Analysen langfristige Ziele im Sinne der Unternehmensstrategie definieren, sorgt das operative Personalcontrolling für die Umsetzung im Alltag.

Jedes Unternehmen agiert in diesen Bereichen anders, weshalb auch die Aufgaben des Personalcontrollings unterschiedlich ausfallen können.

Was macht man im Personalcontrolling? – Aufgaben

Die Aufgaben im Personalcontrolling umfassen insbesondere die Planung, Analyse und Steuerung personalbezogener Prozesse. Die Beschäftigten arbeiten dabei eng mit Personalverantwortlichen und der Unternehmensleitung zusammen.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören im Detail:

Bereich Erläuterung Typische Aufgaben
Personalplanung Daten und Prognosen in Abhängigkeit von den verfügbaren Ressourcen für die Personalplanung erstellen.
  • Personalbedarf und Personalbestand planen
  • Qualifikationsanforderungen analysieren
  • Rekrutierungsmaßnahmen konzipieren
  • Weiterbildungsprogramm planen
Steuerung von Personalmaßnahmen Regelmäßig überprüfen, ob geplante Maßnahmen wirtschaftlich sinnvoll sind.
  • Budget im Personalbereich verwalten
  • Personalkosten analysieren und überwachen
  • Fluktuations- oder Krankheitsraten kontrollieren
  • Weiterbildungsmaßnahmen auswerten
Unterstützung bei personalwirtschaftlichen Entscheidungen Strukturierte Informationen für Führungskräfte und Geschäftsleitung liefern.
  • Regelmäßiger Reports und Personalberichte erstellen
  • Neue Arbeitsmodelle wie Crowdworking oder flexible Arbeitszeitmodelle entwickeln
  • Vergütungssysteme prüfen und bei Bedarf anpassen
  • Controlling-Instrumenten im Personalbereich ausarbeiten
  • Wirtschaftlichkeit von Personalmaßnahmen und HR-Projekten bewerten

Die Arbeit mit Kennzahlen gehört dabei zu den grundlegenden Arbeiten im Personalcontrolling.

Wichtige Kennzahlen im Personalcontrolling

Kennzahlen bilden das Fundament jeder Analyse im Personalcontrolling. Sie liefern objektive Informationen über Themen wie die Personalstruktur, erabrachte Leistungen und die Wirtschaftlichkeit. Hier ist zwischen quantitativen und qualitativen Kennzahlen zu unterscheiden.

Quantitative Kennzahlen

Quantitative Kennzahlen basieren auf in Zahlen messbaren Daten und ermöglichen objektive Vergleiche. Mitarbeitende im Controlling nutzen sie zur Analyse von Kosten, der Personalstruktur und anderen KPIs. Sie erhalten diese Daten beispielsweise aus Zeitmanagement- oder Lohnabrechnungssystemen. Das Personalcontrolling verarbeitet diese Daten zu aussagekräftigen Informationen in Form von Berichten, Analysen und Dashboards.

Typische quantitative Kennzahlen im Personalcontrolling sind:

  • Personalkostenquote: Anteil der Personalkosten am Gesamtumsatz
  • Fluktuationsrate : Anteil der Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen
  • Krankenquote: Anteil krankheitsbedingter Fehlzeiten
  • Personalbestand: Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen

Gerade die Personalkosten sind wichtig, da sie in vielen Branchen zu den größten Kostenfaktoren eines Unternehmens zählen. Daher analyisiert das Personalcontrolling regelmäßig Gehälter, Sozialabgaben und Zusatzleistungen.

Qualitative Kennzahlen

Qualitative Daten liefern Informationen über Motivation, Kompetenzen und Arbeitszufriedenheit, die sich nicht oder nur schwer in Zahlen darstellen lassen.

Zu den wichtigsten qualitativen Kennzahlen im Personalcontrolling gehören:

  • Ergebnisse aus Mitarbeiterbefragungen
  • Qualifikationsstruktur der Belegschaft
  • Führungskompetenzen
  • Mitarbeiterzufriedenheit

Qualitative Informationen ergänzen die quantitative Daten. Mit beiden Perspektiven erhalten Verantwortliche im Personalcontrolling ein umfassendes Bild der Personalentwicklung. Moderne Unternehmen nutzen dabei zunehmend digitale HR-Analytics-Systeme, um große Datenmengen effizient auszuwerten. Welche dieser Kennzahlen für ein Unternehmen relevant sind, hängt jedoch maßgeblich von seiner Personalstrategie ab. Hierfür benötigen die Verantwortlichen entsprechende Kompetenzen.

Personalcontrolling aufbauen: Instrumente und Maßnahmen

Um ein funktionierendes Personalcontrolling aufzubauen, benötigen Unternehmen neben strukturierten Prozessen und Verantwortlichkeiten vor allem geeignete Instrumente.

Typische Controlling-Instrumente im Personalbereich sind:

  • Kennzahlensysteme: Strukturierte Darstellung zentraler Personalindikatoren
  • Personalberichte: Regelmäßige Reports über Personalstruktur, Kosten und Entwicklungen
  • Benchmarking: Vergleich von Kennzahlen mit anderen Unternehmen oder Branchenwerten
  • HR-Dashboards: Digitale Visualisierung von Kennzahlen und Trends (zum Beispiel zum Employee Life Cycle)

Diese Instrumente unterstützen Mitarbeitende im Controlling bei Analyse und Steuerung.

Für eine tatsächliche Prozessoptimierung im Personalbereich sollten folgende Schritte beachtet werden:

1. Bestandsaufnahme
  • Bisherige Abläufe, Instrumente und Verfahren dokumentieren.
  • Bestehende Schnittstellen zwischen Organisationseinheiten oder unterschiedlichen Systemen (etwa manualle Verarbeitung, verschiedene IT-Systeme) erfassen.
  • Aktuelle Herausforderungen (zum Beispiel erhöhte Fehlzeiten oder eingeschränkte IT-Unterstützung) dokumentieren.
2. Ziele definieren
  • Ergebnisse der Bestandsaufnahme in einzelne Prozessschritte unterteilen, um sie im Rahmen der Prozessoptimierung neu zu verbinden.
  • Konkrete Ziele festlegen, die das Personalcontrolling erfüllen soll.
  • Erforderliche Informationen für fundierte Entscheidungen definieren.
3. Datenquellen identifizieren
  • Relevante Datenquellen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Abrechnungssysteme oder Bewerbermanagement-Tools identifizieren.
  • Qualität, Verfügbarkeit und Aktualität der Daten prüfen.
4. Kennzahlen auswählen
  • Auf Basis der Ziele mithilfe der Datenquellen geeignete quantitative und qualitative Kennzahlen auswählen.
  • Auswahl der Ziele an den Ebenen des Personalcontrollings (strategische und operativen Anforderungen) orientieren.
5. Berichtsstrukturen entwickeln
  • Strukturierte Reports und Dashboards erarbeiten, zum Beispiel eine Qualifikationsmatrix für Mitarbeitende.
  • Auswertungen an unterschiedliche Zielgruppen, wie Geschäftsleitung oder HR-Abteilung, anpassen.
  • Regelmäßige Termine für Berichtszyklen einführen.
6. Steuerungsprozesse etablieren
  • Gewonnene Erkenntnisse der bisherigen Maßnahmen in kokrete Prozesse integrieren, etwa bei der Personalplanung und anderen strategischen Entscheidungen.
Wie sich solche Prozesse optimal organisieren und umsetzen lassen, lernen Verantwortliche des Personalcontrollings in Aus- und Weiterbildungen wie Seminaren.

Seminar Personalcontrolling: Weiterbildung

Weiterbildungen im Personalcontrolling bauen wichtiges Wissen auf. Sie zeigen, wie Sachbearbeitende und andere Verantwortliche im Personalbereich ihre Personalbedarf realistisch ermitteln und aussagekräfte HR-Kennzahlen entwickeln. Gleichzeitig helfen sie dabei, die Personalarbeit messbar und nachvollziehbar zu gestalten, etwa gegenüber dem Management und Fachbereichen. Daher sind regelmäßige Seminare eine sinnvolle Ergänzung für Angestellte im Personalcontrolling.

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Fazit: Warum ist Personalcontrolling wichtig?

Das Personalcontrolling ist entscheidend, da Unternehmen mithilfe seiner Analysen datengestützte Entscheidungen treffen. Sie können die Effizienz der Personalarbeit steigern, Kosten optimieren und strategische Unternehmensziele erreichen. Außerdem macht das Controlling Kennzahlen wie Personalstruktur, Fluktuation oder Fehlzeiten transparenter. Damit können Unternehmen etwaige Risiken frühzeitig erkennen und Personalengpässe vermeiden.

Für diesen Erfolg sind jedoch strukturierte Abläufe und eine entsprechende IT-Infrastruktur erforderlich. Sind diese Bedingungen erfüllt, trägt das Personalcontrolling zur operativen und strategischen Basis eines Unternehmens bei.

Quelle: Zertifikats-Weiterbildung„Geprüfte/r Personalreferent/in“

um die Effizienz der Personalarbeit durch datengestützte Entscheidungen zu steigern, Kosten zu optimieren und strategische Unternehmensziele zu erreichenum die Effizienz der Personalarbeit durch datengestützte Entscheidungen zu steigern, Kosten zu optimieren und strategische Unternehmensziele zu erreichen
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