Qualifikationsmatrix für Mitarbeitende: So funktioniert die Personalentwicklung
02.04.2025 | T. Reddel – Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Qualifikationsmatrix?
- Welche Vor- und Nachteile bietet eine Qualifikationsmatrix?
- Wo kann die Qualifikationsmatrix genutzt werden?
- Qualifikationsmatrix nach ISO 9001
- Wie erstellt man eine Qualifikationsmatrix?
- Welche Kompetenzen sind Arbeitnehmende jetzt und in Zukunft wichtig?
Was ist eine Qualifikationsmatrix?
Eine Qualifikationsmatrix ist ein Instrument, das die Fähigkeiten und Qualifikationen von Mitarbeitenden erfasst. Sie wird meist als Tabelle dargestellt und vergleicht die Ist- und Sollkompetenzen von einzelnen Angestellten, Teams oder des gesamten Unternehmens, etwa anhand von Stellenbeschreibungen. Damit lassen sich individuelle Stärken und Schwächen identifizieren, Qualifizierungsbedarfe bestimmen und Entwicklungspläne erstellen. Dies soll dabei helfen, die Leistungsfähigkeit der Belegschaft zu optimieren und strategische Unternehmensziele zu erreichen.
Aufgrund dieser Funktionen ist die Qualifikationsmatrix ein häufig genutztes Mittel in der Personalentwicklung. Sie bildet die Basis, um beispielsweise Schulungen und Weiterbildungen zu planen, die Kompetenzlücken schließen sollen. Aber auch andere Entwicklungsmaßnahmen können aus der Matrix abgeleitet werden.
Qualifikationsmatrix, Kompetenzmatrix und Skills Matrix
Neben dem Begriff „Qualifikationsmatrix“ gibt es noch die „Kompetenzmatrix“ und die „Skills Matrix“. Diese drei Bezeichnungen werden oft synonym verwendet. Je nach Definition kann es kleine Unterschiede mit teils fließenden Übergängen geben.
- Skills Matrix: Fokussiert sich auf Hard und Soft Skills für eine bestimmte Position
- Kompetenzmatrix: Berücksichtigt zusätzlich Wissen, Einstellungen und Verhaltensweisen (unabhängiger von der Position)
- Qualifikationsmatrix: Kombination aus Skills und Kompetenzmatrix
Letztlich können alle Formen als Varianten der Qualifikationsmatrix betrachtet werden. Sie alle dienen dem Ziel, einen umfassenden Überblick über die Fähigkeiten und Potenziale der Belegschaft zu erhalten.
Welche Vor- und Nachteile bietet eine Qualifikationsmatrix?
Einerseits unterstützt die Qualifikationsmatrix die Personalentwicklung und das Erreichen der Unternehmensziele. Denn durch die transparente Darstellung der vorhandenen Kompetenzen können Entwicklungsbedarfe leichter erkannt und das interne Wissensmanagement ausgebaut werden. Gleichzeitig können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter einsetzen, da sich anstehende Aufgaben entlang der vorhandenen Fähigkeiten gezielter verteilen lassen.
Andererseits kann das Erstellen und Pflegen solcher Qualifikationsmatrizen zeitaufwändig sein. Dies stellt insbesondere große Unternehmen mit vielen Beschäftigten vor mögliche Herausforderungen. Hier kann es hilfreich sein, zunächst für jede Abteilung oder jeden Fachbereich eine übergreifende Matrix zu erstellen. Das verschafft bereits einen ersten Überblick und kann ebenfalls bei der weiteren Personalentwicklung helfen. Zudem sind regelmäßige Aktualisierungen notwendig, um die Relevanz der Daten zu gewährleisten und die Ressourcen an ausreichend qualifizierte Stellen zu vergeben.
Des Weiteren sollten Unternehmen darauf achten, dass die ermittelten Kompetenzen objektiv bewertet werden. So lassen sich aussagekräftigere Ergebnisse erzielen und die Vorteile der Qualifikationsmatrix nutzen.
Wo kann die Qualifikationsmatrix genutzt werden?
Eine Qualifikationsmatrix kann grundsätzlich in allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden. Hierzu gehören beispielsweise:
- Arbeitsschutz: Sicherstellen, dass Mitarbeitende über erforderliche Schulungen und Zertifikate verfügen.
- Instandhaltung: Technische Fertigkeiten der Beschäftigten dokumentieren und Wartungsarbeiten planen.
- Logistik: Qualifikationen im Lager- und Transportwesen erfassen sowie Prozesse optimieren.
- Marketing: Marketing-Skills mit den Anforderungen digitaler Trends abgleichen und Teams mit den passenden Kompetenzen für Kampagnen zusammenstellen.
- Projektmanagement: Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder für spezifische Projekte identifizieren und Führungskompetenzen für Projektleitungen bestimmen.
→ Je nach Branche, Unternehmensgröße und verfügbaren Ressourcen kann die Qualifikationsmatrix vielseitig eingesetzt werden.
Qualifikationsmatrix nach ISO 9001
Die Norm DIN EN ISO 9001 fordert von Unternehmen, die Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden zu bestimmen und zu dokumentieren. Das gilt insbesondere, wenn sie die Leistung des Qualitätsmanagementsystems beeinflussen. Außerdem ist sicherzustellen, dass die Beschäftigten alle Qualifikationen, die sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen, bereits aufweisen oder zeitnah erlangen. Eine Qualifikationsmatrix kann helfen, diese Anforderungen der ISO 9001 zu erfüllen.
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Neben der ISO 9001 gibt es branchenspezifische Standards und gesetzliche Vorgaben, die den Einsatz einer Qualifikationsmatrix empfehlen oder vorschreiben.
Wie erstellt man eine Qualifikationsmatrix?
Es gibt verschiedene Ansätze, eine Qualifikationsmatrix zu entwerfen. Grundsätzlich bietet sich beispielsweise folgender Ablauf an:
| Qualifikationsmatrix erstellen: Anleitung | |
| 1. | Ziel definieren: Welche Kompetenzen sollen erfasst werden? Welche Fähigkeiten sind für welche Rollen notwendig? |
| 2. | Bewertungsskala festlegen: Skala zur Bewertung der Kompetenzausprägung definieren, beispielsweise von 1 (Grundkenntnisse) bis 5 (umfassende Expertise). |
| 3. | Arbeitnehmende auflisten: Tabelle mit Namen, Positionen und vorhandenen Kompetenzen anlegen. Die Fähigkeiten lassen sich unter anderem durch Selbst- und Fremdeinschätzungen oder Mitarbeiterbeurteilungen ermitteln. |
| 4. | Matrix erstellen: Erfasste Angestellte und erforderliche Kompetenzen in einer Tabelle zusammenstellen (zum Beispiel Spalten für Fähigkeiten und Zeilen für Mitarbeitende). |
| 5. | Analysieren und Maßnahmen ableiten: Qualifikationslücken bestimmen und Weiterbildungsmaßnahmen planen, Entwicklungspläne erstellen etc. |
| 6. | Regelmäßig aktualisieren: Matrix kontinuierlich pflegen und an aktuelle Belegschaft anpassen (neu eingestellte und ausscheidende Angestellte sowie deren sich ändernde Kompetenzen berücksichtigen). |
Auch hier kann die Vorgehensweise zur Erstellung der Matrix je nach Unternehmen anders aussehen.
Vorlage und Beispiel für eine Qualifikationsmatrix
Eine typische Qualifikationsmatrix kann in Tabellenform erstellt werden, beispielsweise mit einer Software wie Microsoft Excel. In den Zeilen der Tabelle werden die Namen der Mitarbeitenden aufgeführt, in den Spalten die relevanten Kompetenzen. Die Schnittpunkte enthalten die Bewertungen der jeweiligen Kompetenzstufe, aus denen sich weitere Maßnahmen ableiten lassen.
So könnte eine beispielhafte Qualifikationsmatrix aussehen:
| Mitarbeitende | Fähigkeit A | Fähigkeit B | Fähigkeit C | Zertifikat X |
| Alex Beispielfrau | 2 | 3 | 5 | Vorhanden |
| Jamie Fiktiv | 1 | 5 | 3 | Nicht vorhanden |
| Chris Testperson | 4 | 2 | 2 | Nicht vorhanden |
| Robin Platzhalter | 3 | 1 | 4 | Vorhanden |
| ... | ... | ... | ... | ... |
Welche Kompetenzen sollten Arbeitnehmende jetzt und in Zukunft mitbringen?
Neben den klassischen Fachkompetenzen in bestimmten Bereichen werden Soft Skills immer wichtiger. Dazu gehören unter anderem Konfliktmanagement, kritisches Denken und Agilität. Aber auch digitale Fähigkeiten sind essenziell, beispielsweise im Umgang mit Künstlicher Intelligenz oder IT-Sicherheit.
Welche Rolle spielen Future Skills in der Qualifikationsmatrix?
Sogenannte „Future Skills“ umfassen Kompetenzen, die in Zukunft für die Arbeitswelt entscheidend sein werden. Denn in Zeiten von Social Media, Künstlicher Intelligenz und Co. verändert sich die Arbeitswelt rasant. So werden KI-Kenntnisse in vielen Berufen immer gefragter, etwa bei der Handhabung verschiedener KI-Tools und deren Einsatz in unterschiedlichen Aufgabenbereichen.
Unternehmen sollten diese Future Skills in ihre Qualifikationsmatrix aufnehmen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Entsprechende Weiterbildungen helfen dabei, Kompetenzlücken in Sachen Future Skills zu schließen und sich Wettbewerbsvorteile zu sichern.
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Mithilfe passgenauer Fort- und Weiterbildungen können Unternehmen und Angestellte ihr Kompetenzprofil um relevante Future Skills erweitern. Das reicht von Fachwissen im KI-Management und Prompting über Nachhaltigkeits- und Energiemanagement bis hin zum Arbeitsrecht.
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Fazit: Die Qualifikationsmatrix ist ein wertvolles Instrument der Personalentwicklung. Zwar kommt zusätzlicher Planungs- und Pflegeaufwand auf die Beteiligten zu. Dennoch erleichtert die Matrix die Planung von Weiterbildungen und hilft, Kompetenzen gezielt aufzubauen. Dabei sollten Unternehmen ihre Analysen regelmäßig aktualisieren und an bestehende Entwicklungen anpassen, um mit den Anforderungen des Arbeitsmarktes Schritt zu halten.
