Proformarechnung: Definition und Pflichtangaben
19.11.2024 | T. Reddel – Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH
Inhaltsverzeichnis
- Was genau ist eine Proformarechnung?
- Ist eine Proformarechnung verbindlich?
- Wann brauche ich eine Proformarechnung?
- Proformarechnung bei Vorkasse
- Wann ist ein Vorsteuerabzug möglich?
- Proformarechnung erstellen: Inhalte
- Beispiel und Vorlage
Was genau ist eine Proformarechnung? – Bedeutung
Eine Proformarechnung ist ein Dokument, das den Wert einer Ware oder Dienstleistung angibt, aber keine Zahlungsaufforderung darstellt. Der Begriff leitet sich vom lateinischen „pro forma“ ab, was „der Form halber“ bedeutet. Denn Proformarechnungen fungieren hauptsächlich als vorläufiger Beleg oder Nachweis, vergleichbar mit einer Auftragsbestätigung.
Proformarechnungen werden beispielsweise bei der Zollabfertigung im internationalen Handel oder als Vorabkopie einer Handelsrechnung genutzt.
Was ist der Unterschied zwischen einer Proformarechnung und einer anderen Rechnung?
Proformarechnungen unterscheiden sich insbesondere hinsichtlich ihrer rechtlichen Verbindlichkeit von anderen Rechnungsarten.
Die wichtigsten Unterschiede sind:
- Zahlungsaufforderung: Eine reguläre Rechnung fordert zur Zahlung auf. Die Proformarechnung dient lediglich als Beleg, die Kundschaft muss (nach diesem Dokument) nicht zahlen.
- Umsatzsteuerliche Relevanz: Rechnungen sind grundsätzlich bei der Abwicklung der Umsatzsteuer zu beachten, Proformarechnungen jedoch nicht.
- Rechtliche Gültigkeit: Eine ordnungsgemäße Rechnung ist ein rechtsgültiges Dokument. Die Proformarechnung informiert vorrangig über ein vereinbartes Geschäft.
Gilt eine Proformarechnung als Rechnung?
Nein, eine Proformarechnung ist keine vollwertige Rechnung, da sie nicht alle erforderlichen Mindestangaben enthält. Sie kann deshalb nicht als offizieller Buchungsbeleg oder ähnliches verwendet werden.
Unterschied Handelsrechnung und Proformarechnung
Eine Handelsrechnung ist ein rechtsverbindlicher Beleg für den kommerziellen Kauf/Verkauf von Waren oder Dienstleistungen. Sie enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, ruft zur Zahlung auf und dient als Grundlage für die Buchhaltung.
Eine Proformarechnung hingegen ist ein vorläufiges oder informatives Dokument ohne Zahlungsaufforderung.
Ist eine Proformarechnung verbindlich?
Grundsätzlich ist die Proformarechnung nicht rechtsverbindlich, da sie keine Zahlungsaufforderung darstellt. In vielen Fällen dient sie jedoch als rechtsverbindliche Auftragsbestätigung und dokumentiert so den Abschluss eines Kaufvertrags. Die tatsächliche Zahlung wird hingegen erst mit der Handelsrechnung fällig (sofern keine Vorauszahlung vereinbart wurde).
Um sicherzustellen, dass keine Zahlung fällig wird, muss das Dokument den Wortlaut „Pro-forma-Rechnung“ oder „pro-forma-invoice“ enthalten.
Wann muss eine Proformarechnung erstellt werden?
Proformarechnungen werden am häufigsten für Zollzwecke verwendet, wenn zum Zeitpunkt der Zollanmeldung noch keine Handelsrechnung vorliegt. Außerdem kommen sie zum Einsatz, wenn kein Kaufgeschäft besteht, etwa bei kostenlosen Muster- oder Ersatzteillieferungen.
Zusammenfassend sind Proformarechnungen in folgenden Fällen erforderlich:
- Zollabwicklung bei Warenlieferungen in Nicht-EU-Länder
- Kostenlose Warensendungen (Mustersendungen, Geschenke an Geschäftsunternehmen etc.)
- Garantie- und Kulanzfälle
- Temporäre Warenausfuhren
- Vorkassezahlungen
- Eröffnung von Akkreditiven
Warum gibt es die Proformarechnung bei Vorkasse?
Proformarechnungen werden auch für Vorauszahlungen wie der Vorkasse genutzt. In diesem Fall dient die Proformarechnung als Vorabkopie der Handelsrechnung, solange diese noch nicht verschickt wurde. Die Kundschaft erhält so bereits einen Beleg für die Buchhaltung und eine Kaufbestätigung für die weitere Abwicklung. Nach Zahlungseingang erstellt das verkaufende Unternehmen die endgültige (Handels-)Rechnung und versendet die Ware oder erbringt die Dienstleistung.
Wann ist ein Vorsteuerabzug bei Proformarechnungen möglich?
Eine reine Proformarechnung berechtigt Unternehmen in der Regel nicht zum Vorsteuerabzug, da sie keine Zahlungsaufforderung darstellt. Zwar definieren viele Proformarechnungen bereits die zu zahlende Umsatzsteuer. Allerdings erfüllen sie nicht alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung.
Proformarechnung erstellen: Inhalte
Damit eine Proformarechnung den (zoll-)rechtlichen Anforderungen entspricht, müssen diese Angaben enthalten sein:
Pflichtangaben
- Vollständiger Name und Adresse des liefernden Unternehmens
- Vollständiger Name und Adresse der Kundschaft
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Handelsregisternummer
- Vermerk „Pro-forma-Rechnung“ oder „pro-forma invoice“
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Menge und handelsübliche Warenbeschreibung
- Lieferdatum
Weitere Grundangaben
- Bankverbindung
- Einzel- und Gesamtpreis
- Transportkosten
- Liefer- und Zahlungsbedingungen
- Angaben zur Verschiffung
- Verpackungsdaten
- Bankverbindung des liefernden Unternehmens
Zusätzliche Angaben für Zollzwecke
- Zolltarifnummer der Waren
- Eidesstattliche Erklärungen (falls vom Bestimmungsland verlangt)
- Herstellererklärungen
Die Proformarechnung sollte im Original unterschrieben sein und keine Korrekturen enthalten.
Proformarechnung: Vorlage
Jede Proformarechnung sollte die oben genannten Angaben beinhalten. Wie das fertige Dokument in der Praxis aussehen kann, zeigt das folgende Muster. Hier versendet ein Unternehmen aus Deutschland eine Proformarechnung für Zollzwecke an seine Kundschaft in der Schweiz:
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| Quelle: © FORUM VERLAG HERKERT GMBH |
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