Ermächtigter Ausführer – Neues Zollformular und 10 Tipps zur Arbeits- und Organisationsanweisung (A&O)

30.08.2019 | JS – Online-Redaktion, Forum Verlag Herkert GmbH

Unternehmen, die eine Bewilligung als Ermächtigter Ausführer anstreben, müssen für die Beantragung des Präferenzvereinfachungsverfahrens ein neues Zollformular beachten. Als „Ermächtigter Ausführer (EA)“ werden Unternehmen bezeichnet, die bei der Ausfuhr auf die Ausstellung von Warenverkehrsbescheinigungen verzichten können. Das Verfahren des Ermächtigten Ausführers muss vom Hauptzollamt bewilligt werden und ist an einige Anforderungen geknüpft. Entscheidendes Element des Antrags auf Bewilligung ist die Anfertigung einer Arbeits- und Organisationsanweisung (A&O).

 

Ermächtigter Ausführer und Zollvorteile 

Eine Bewilligung als Ermächtigter Ausführer erhalten Unternehmen, die beim zuständigen Hauptzollamt einen entsprechenden Antrag gestellt haben. Wird die Bewilligung erteilt, bietet das Vereinfachungsverfahren des Ermächtigten Ausführers gewisse Vorteile: 

• Der Ermächtige Ausführer kann ohne Wertbegrenzung eigenverantwortlich Ursprungserklärungen auf seinen Handelsdokumenten abgeben. Diese Erklärungen übernehmen die Funktion der Warenverkehrsbescheinigung und führen zur Zollbegünstigung im Partnerland. Ohne EA-Bewilligung dürfen Ursprungserklärungen nur bis zu einer Sendungsgrenze von 6.000 Euro auf einem Handelspapier abgegeben werden. 
• Im Zuge der EA-Beantragung kann der Ermächtigte Ausführer Blanko-Warenverkehrsbescheinigungen A.TR erhalten, die das Unternehmen für den Lieferverkehr mit der Türkei benötigt. 
• Das Südkorea-Abkommen ist praktisch nur mit dem Verfahren des Ermächtigten Ausführers nutzbar. Denn für Sendungen über 6.000 Euro ist kein anderer Nachweis möglich. 
• Der Ermächtigte Ausführer ist nicht mehr abhängig von den Öffnungszeiten des Zollamts. 

Im Gegensatz zu anderen Zollbewilligungen und Zollvereinfachungsverfahren müssen bereits erteilte EA-Bewilligungen nicht neu durch das Zollamt bewertet werden. Jedoch sollte der Ermächtigte Ausführer regelmäßig interne Kontrollbesprechungen durchführen. Denn er muss jederzeit nachweisen können, dass die Vorgaben der eigenen Arbeits- und Organisationsanweisung nachhaltig umgesetzt werden. Die Zollverwaltung hat Monitoring-Maßnahmen erarbeitet, um die Bewilligungsauflagen jährlich zu überprüfen. 

Antrag auf Bewilligung als Ermächtigter Ausführer

Die Arbeits- und Organisationsanweisung ist neben einem Auszug aus dem Handelsregister oder einer Gewerbeanmeldung das entscheidende Element des Antrags auf die Bewilligung als Ermächtigter Ausführer. Das neue, für den Bewilligungsantrag benötigte Formular 0448a, ist zwingend elektronisch auszufüllen, auszudrucken und unterschrieben an das zuständige Hauptzollamt weiterzuleiten. 

Unternehmen, die eine Bewilligung als Ermächtigter Ausführer innehaben, können also auf die Erstellung von Warenverkehrsbescheinigungen verzichten. Dennoch bleiben einige andere Zolldokumente wie Lieferantenerklärungen oder Handelsrechnungen auszufüllen.

Arbeits- und Organisationsanweisung: Inhalte für Ermächtigte Ausführer

Der Ermächtigte Ausführer muss sicherstellen, dass die Ursprungseigenschaften seiner Ware zweifelsfrei nachgeprüft und überwacht werden können. Hierfür wird es nicht selten notwendig, die innerbetriebliche Organisation umzugestalten oder ggf. anzupassen. Das ist oft aufwendiger, als es sich anhört. Denn für die Ermittlung des präferenziellen Ursprungs müssen meist abteilungsübergreifende Prozesse festgelegt werden.

Die Dokumentation dieser Organisation erfolgt anhand der Arbeits- und Organisationsanweisung, die letztlich wichtiger Bestandteil des Antrags auf Bewilligung als Ermächtigter Ausführer ist. Aus der Arbeits- und Organisationsanweisung muss die Zollverwaltung mindestens folgende Angaben herauslesen können: 

• Benennung eines „Gesamtverantwortlichen Zoll“ mit Befugnissen, Pflichten und Kenntnissen über das Präferenzrecht
• Art der unternehmerischen Tätigkeit (Handel/Produktion)
• Erfassung der Zulieferungen (Einkäufe, ggf. mit Lieferantenerklärungen) nach Waren mit und ohne Ursprungseigenschaft unter Angabe eines eingesetzten EDV-Verfahrens
• Angabe des Ursprungslands und der jeweiligen Präferenzregelung (Präferenzabkommen) bei zugelieferten Waren mit Ursprungseigenschaften
• Sicherstellung der innerbetrieblichen Kommunikation unter präferenzrechtlichen Gesichtspunkten (Menge, Art, Wert und Herkunft der eingesetzten Vormaterialien) 
• Anforderung, Prüfung und Archivierung von Lieferantenerklärungen, Auskunftsblättern, verbindlichen Ursprungsauskünften (falls vorhanden) und Zollanmeldungen 
• Prüfung der Ursprungseigenschaft aufgrund der Präferenzregelungen (Ursprungsprotokolle und Listenkriterien) 
• Benennung eines oder mehrerer Verantwortlicher für die Ausfertigung der Präferenznachweise (Ursprungserklärungen auf Ausfuhrrechnungen oder anderen Handelspapieren) 
• Archivierung der Präferenznachweise (Anträge/Durchschriften/Kopien) und aller sonstigen Nachweisunterlagen, die für die Ursprungsfindung von Bedeutung sind  

10 Tipps zur Arbeits- und Organisationsanweisung für Ermächtigte Ausführer

Nachdem Arbeits- und Organisationsanweisungen stark an die innerbetrieblichen Prozesse angelehnt sind, kann keine allgemeingültige Vorlage erstellt werden.

Deshalb hier 10 Tipps, die Unternehmen bei der Erstellung unterstützen: 

1. Der Gesamtverantwortliche sollte aus der Leitungsebene stammen. Diese Person ist dann innerbetrieblich für die gesamte Koordination und Überwachung des Präferenzwesens verantwortlich. Kenntnisse über das Präferenzrecht werden vorausgesetzt. 
2. Die Art der unternehmerischen Tätigkeit wird mit Bindung an den Handelsregisterauszug beschrieben. 
3. Bezüglich der Erfassung der Zulieferungen sollte ersichtlich werden, mit welchem Warenwirtschaftssystem der Wareneingang erfasst wird. Außerdem ist anzugeben, ob dennoch eine manuelle Erfassung anhand von Lieferantenerklärungen o. ä. Dokumenten erfolgt oder ob ein System eine automatische Trennung nach Waren mit und ohne Ursprungseigenschaften anhand von Ursprungscodes vornehmen kann. 
4. Für alle zugelieferten Waren mit Ursprungseigenschaften ist der zutreffende Ländercode aufzuzeichnen. 
5. Hinsichtlich der Angaben zur innerbetrieblichen Kommunikation sollte der künftige Ermächtigte Ausführer genau beschreiben, wie die einzelnen Abteilungen miteinander kommunizieren. Insbesondere sollte er erklären, wie Änderungen im Einkaufsverhalten an alle betroffenen Abteilungen weitergegeben werden.  
6. Es sollte dargestellt werden, wer im Unternehmen für die Beschaffung erhaltener Lieferantenerklärungen verantwortlich zeichnet und wer sie auf inhaltliche sowie formelle Richtigkeit überprüft. Zudem will das Zollamt wissen, wo diese Lieferantenerklärungen archiviert werden. 
7. Es muss ersichtlich werden, wie und wer die Einhaltung der Ursprungseigenschaften der eigenen Waren überprüft. 
8. In der Arbeits- und Organisationsanweisung wird dargestellt, welcher eigene Warenkreis von der Ausstellung von Präferenzbescheinigungen betroffen ist. 
9. Zu benennen sind außerdem die Mitarbeiter, die Ursprungserklärungen, Warenverkehrsbescheinigungen oder Lieferantenerklärungen abgeben. Diese müssen ihre fundierten Kenntnisse des Präferenzrechts nachweisen können. 
10. Bezüglich der Archivierung will das Zollamt wissen, wie, wo und wie lange (mindestens sechs Jahre) die ausgestellten Präferenzdokumente und alle dafür notwendigen Nachweisunterlagen aufbewahrt werden. 

Erfahrungsgemäß ist es laut Zoll unumgänglich, bereits vor der Antragstellung ein Gespräch mit dem zuständigen Hauptzollamt zu führen. In diesem Vorabgespräch werden die innerbetrieblichen Abläufe bereits bewertet und ggf. Anpassungen erörtert. 

Quellen: Jahrbuch „Zoll & Export 2020“, IHK Region Stuttgart, Zoll