Inhaltsverzeichnis
- Definition: Was versteht man unter dem Nachweisgesetz?
- Neue Fassung 2022: Was ändert sich?
- Anwendungsbereich: Wann wird das Nachweisgesetz angewendet?
- Inhalt des Arbeitsvertrags: 10 wesentliche Vertragsbedingungen
- Schriftform und Niederschrift
- Bedeutung: Warum ist das Nachweisgesetz wichtig?
Definition: Was versteht man unter dem Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz beschreibt, worauf Arbeitgeber achten müssen, wenn sie einen Arbeitsvertrag oder andere Niederschrift für ein neues Arbeitsverhältnis verfassen. Genauer definiert das Nachweisgesetz, welche Inhalte im Schreiben vorkommen müssen, in welcher Form es auszustellen ist und bis zu welchem Zeitraum es vollständig vorliegen muss.
So sind Arbeitgeber in Deutschland generell dazu verpflichtet, ihren Beschäftigten die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich zu bestätigen oder einen schriftlichen Arbeitsvertrag abzuschließen. Dieses Dokument muss spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses vorliegen. Bei Praktika muss es unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages übergeben werden, spätestens vor Aufnahme der Tätigkeit.
Hintergrund: Grundsätzlich müssen Arbeitsverträge nicht schriftlich geschlossen werden. Auch eine mündliche oder konkludente Vereinbarung kann wirksam sein. Allerdings gibt es ein häufiges Problem bei nicht schriftlich festgehaltenen Arbeitsbedingungen: Im Streitfall wird es schwer, beschlossene Rahmenbedingungen des Arbeitsverhältnisses nachzuweisen. Um diese Problematik zu vermeiden, verabschiedete der Gesetzgeber bereits im Jahr 1995 das Nachweisgesetz. Für Beschäftigungen, die bereits vor Inkrafttreten des Gesetzes bestanden und die nicht alle dort geforderten Punkte beinhalten, mussten Arbeitgeber binnen zwei Monaten eine entsprechend ergänzte Niederschrift aushändigen (Übergangsvorschrift, § 4 NachwG).
Nun wird das Nachweisgesetz durch eine neue Fassung in einigen Punkten angepasst.
Neue Fassung von August 2022: Was ändert sich?
Das neue Nachweisgesetz 2022 ist die Antwort auf eine bereits 2019 veröffentlichte EU-Richtlinie. Genauer gaben das Europäische Parlament und der Rat am 20. Juni 2019 die Richtlinie (EU) 2019/1152 bekannt. Sie beschreibt, wie transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen innerhalb der EU geschaffen werden sollen. Die Mitgliedsstaaten hatten bis 31 Juli 2022 Zeit, diese Richtlinie in nationales Recht umzusetzen.
Hierfür verfasste die Bundesregierung in Deutschland die sog. „Arbeitsbedingungenrichtlinie“. Damit sollen mehrere Gesetze geändert werden, u. a.:
- Nachweisgesetz
- Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
- Teilzeit- und Befristungsgesetz
- Gewerbeordnung
Die geplanten Änderungen treten nun zum 1. August 2022 in Kraft.
Was wird im Nachweisgesetz angepasst?
| Änderung | Beschreibung |
| Neue Mindestinhalte im Arbeitsvertrag | Künftig sollen im Arbeitsvertrag zusätzlich folgende Punkte geregelt sein:
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| Schriftliche Niederlegung des Vorgehens bei Kündigung | Diese Bestandteile sollen im Rahmen des Vertrags schriftlich festgehalten werden:
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| Bußgelder bei Verstoß gegen Vertragsbedingungen | Arbeitgebern, die die wesentlichen Vertragsbedingungen gar nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig dem Arbeitnehmer aushändigen, droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro. |
Für alle Verhältnisse, die bereits vor dem 1. August 2022 bestanden, kann der Arbeitnehmer den Arbeitgeber auffordern, ihm eine erweiterte Niederschrift auszuhändigen, die die neu geforderten Vertragsinhalte berücksichtigt. Der Arbeitgeber muss dem Verlangen des Arbeitnehmers innerhalb von sieben Tagen nachkommen. Daher sollten alle Arbeitgeber spätestens Anfang August 2022 ihre Arbeitsverträge für das neue Nachweisgesetz überarbeiten.
Um solch wichtige gesetzliche Änderungen wie beim Nachweisgesetz nicht zu verpassen, sollten sich Arbeitgeber über rechtliche Änderungen auf dem Laufenden halten.
Anwendungsbereich: Wann wird das Nachweisgesetz angewendet?
Gemäß § 1 Nachweisgesetz müssen Arbeitgeber das Gesetz immer dann anwenden, wenn sie ein neues Arbeitsverhältnis mit einem Arbeitnehmer abschließen. Hierzu gehören sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitkräfte sowie Auszubildende. Seit 2014 fällt ebenso die Beschäftigung von Praktikanten, die nach § 22 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) als Arbeitnehmer gelten, unter das Nachweisgesetz.
Vom Geltungsbereich befreit sind lediglich solche Beschäftigten, die als vorübergehende Aushilfe für maximal einen Monat im Unternehmen angestellt werden.
Inhalt des Arbeitsvertrags: 10 wesentliche Vertragsbedingungen
Der folgende Abschnitt zeigt, welche Bestandteile gemäß Nachweisgesetz in einem Arbeitsvertrag enthalten sein müssen. Zunächst schauen wir uns den regulären Vertrag an (kein Praktikum).
| Nachweisgesetz: 10 wichtige Vertragsinhalte | |
| 1. | Name und Anschrift der Vertragsparteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer) |
| Tipp: Arbeitgeber sollten den Arbeitnehmer vertraglich verpflichten, Änderungen von Namen oder Anschrift unverzüglich mitzuteilen. | |
| 2. | Zeitpunkt/Beginn des Arbeitsverhältnisses |
| 3. | Bei befristeten Verträgen: Geplante Dauer der Beschäftigung |
| Hinweis: Bei unbekannter Dauer, etwa bei Arbeitsverhältnissen zur Vertretung eines erkrankten Beschäftigten, ist die Dauer im Vertrag nicht erforderlich. Der dazugehörige Sachverhalt (hier die Erkrankung) sollte jedoch genannt werden. | |
| 4. | Arbeitsort |
| Hinweis: Falls Arbeitnehmer an mehreren Orten tätig ist, ist ein entsprechender Hinweis/eine gesonderte Klausel notwendig. | |
| 5. | Beschreibung der anfallenden Tätigkeiten des Arbeitnehmers |
| Tipp: Keine zu konkrete Beschreibung, um den Beschäftigten auch mit anderen Arbeiten betrauen zu können (Versetzungsklausel). Diese müssen jedoch gleichwertig und zumutbar sein. | |
| 6. | Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (inklusive Prämien, Zuschlägen, Sonderzahlungen etc.) |
| Hinweis: Gibt der Arbeitgeber im Vertrag weitere Lohnbestandteile wie Zuschläge an, entsteht eine entsprechende Zahlungsverpflichtung für die Zukunft. Um das zu vermeiden, sollte im Vertrag vermerkt werden, dass es sich um eine freiwillige Leistung handelt (Freiwilligkeitsvorbehalt). | |
| 7. | Arbeitszeit (pro Woche, monatlich, Gleitzeit etc.) |
| 8. | Anzahl der jährlichen Urlaubstage |
| 9. | Kündigungsfristen |
| 10. | Allgemeiner Hinweis auf für das Arbeitsverhältnis wichtige Tarifverträge sowie Dienst- und Betriebsvereinbarungen |
Soll ein Beschäftigter länger als einen Monat im Ausland arbeiten, schreibt das Nachweisgesetz vor, folgende Punkte im Vertrag zu ergänzen. Der Arbeitnehmer muss diese Ergänzung noch vor seiner Abreise erhalten:
| 11. | Dauer der im Ausland auszuübenden Tätigkeit |
| 12. | Für die Auszahlung des Entgelts gewählte Währung |
| 13. | Zusätzliches Arbeitsentgelt für den Auslandsaufenthalt und dazugehörige zusätzliche Sachleistungen |
| 14. | Vereinbarte Bedingungen für die Rückkehr des Arbeitnehmers |
Vorgaben für Praktikumsverträge
Für Praktika definiert das Nachweisgesetz ebenfalls die erforderlichen Vertragsinhalte.
| Nachweisgesetz: 7 wichtige Vertragsinhalte für Praktikanten | |
| 1. | Name und Anschrift der Vertragsparteien |
| 2. | Beginn und Dauer des Praktikums |
| 3. | Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit |
| 4. | Verfolgte Lern- und Ausbildungsziele |
| 5. | Zahlung und Höhe der Vergütung |
| 6. | Anzahl der Urlaubstage |
| 7. | Allgemeiner Hinweis auf für das Praktikum wichtige Tarifverträge sowie Dienst- und Betriebsvereinbarungen |
Doch nicht nur für den Inhalt beschreibt das Nachweisgesetz bestimmte Vorgaben. Auch die Form des Arbeitsvertrags ist vorgegeben, wie der nächste Abschnitt erläutert.
Schriftform und Niederschrift
Nach § 2 Nachweisgesetz gilt für den Arbeitgeber eine entsprechende Nachweispflicht. So muss er die wichtigsten Arbeitsbedingungen schriftlich oder in Textform* festhalten, etwa in einem Arbeitsvertrag. Außerdem muss er die Niederschrift unterzeichnen und dem Arbeitnehmer das Dokument aushändigen. Ein elektronischer Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen reicht nicht aus.
*Änderungen zur Schriftform ab 2024
Ab 2025 darf der Arbeitsvertrag auch in Textform erstellt und elektronisch an die Angestellten übermittelt werden. Hierfür muss das Dokument den betreffenden Beschäftigten zugänglich sein und sich speichern und ausdrucken lassen. Außerdem muss er Arbeitgeber die Angestellten dazu auffordern können, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Grundlage für diese Änderungen ist das Bürokratieentlastungsgesetz IV.
- Gesetzliche Vorschriften
- Tarifverträge
- Betriebs- oder Dienstvereinbarungen
- Ähnlichen Regelungen, die für das Arbeitsverhältnis gelten.
Auch wenn sich der Arbeitgeber nicht an die vorgegebene Schriftform hält, gilt das geschlossene Arbeitsverhältnis als wirksam. In diesem Fall fordern die meisten Beschäftigten die Niederschrift nachträglich ein. Kommt der Arbeitgeber auch dieser Bitte nicht nach, kann er gegebenenfalls gerichtlich zur Niederschrift nach dem Nachweisgesetz verpflichtet werden. Allerdings wird diese Möglichkeit in der Praxis nur selten genutzt.
Bedeutung: Warum ist das Nachweisgesetz wichtig?
Generell ist das Nachweisgesetz wichtig, da die darin verankerte schriftliche Nachweispflicht sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer mehr Rechtssicherheit schafft. Damit wird insbesondere Beschäftigten die Beweisführung erleichtert. So lassen sich zum Beispiel eventuelle arbeitsrechtliche Streitpunkte häufig einfacher klären.
Zudem besagt § 5 des Nachweisgesetzes, dass der Arbeitgeber zuungunsten des Arbeitnehmers nicht von den Vorschriften des Gesetzes abweichen darf. Daher sollten alle Arbeitgeber sicherstellen, dass in ihren Arbeitsverträgen die im Gesetz genannten Vertragsbedingungen enthalten sind.
Veranstaltungsempfehlung
Um sich über aktuelle Änderungen wie dem Nachweisgesetz zu informieren, gibt es das 1-tägige Seminar „Update: Arbeitsrecht“ der AKADEMIE HERKERT. Dort bekommen die Teilnehmer an nur einem Tag eine Übersicht über alle wichtigen gesetzlichen und rechtlichen Neuerungen zum Personalmanagement, zur Beschäftigung von Angestellten und anderen arbeitsrechtlichen Bereichen.
Quellen: Nachweisgesetz (NachwG), „Themenbrief Arbeitsrecht“, „Das GmbH-Recht“
