Nachweisgesetz einfach erklärt: Mindestinhalte im Arbeitsvertrag, Schriftform und Neufassung

11.11.2024 | T. Reddel – Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

Das Nachweisgesetz (NachwG) regelt unter anderem die Dokumentationspflichten im Arbeitsverhältnis. Bei einem Verstoß gegen das Gesetz kann sogar ein Bußgeld fällig werden. Was sind die aktuellen gesetzlichen Anforderungen an den Arbeitsvertrag nach dem NachwG, welche Punkte müssen in jedem Fall enthalten sein und welche formellen Anforderungen gelten?

Inhaltsverzeichnis

1. Definition: Was versteht man unter dem Nachweisgesetz?
2. Neue Fassung 2022: Was ändert sich?
3. Anwendungsbereich: Wann wird das Nachweisgesetz angewendet?
4. Inhalt des Arbeitsvertrags: 10 wesentliche Vertragsbedingungen
5. Schriftform, Textform und Niederschrift
6. Bedeutung: Warum ist das Nachweisgesetz wichtig?

Definition: Was versteht man unter dem Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz beschreibt, worauf Arbeitgeber achten müssen, wenn sie einen Arbeitsvertrag oder andere Niederschrift für ein neues Arbeitsverhältnis verfassen. Genauer definiert das Nachweisgesetz, welche Inhalte im Schreiben vorkommen müssen, in welcher Form es auszustellen ist und bis zu welchem Zeitraum es vollständig vorliegen muss.

So sind Arbeitgeber in Deutschland generell dazu verpflichtet, ihren Beschäftigten die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich zu bestätigen oder einen schriftlichen Arbeitsvertrag abzuschließen. Dieses Dokument muss spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses vorliegen. Bei Praktika muss es unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages übergeben werden, spätestens vor Aufnahme der Tätigkeit.

Hintergrund: Grundsätzlich müssen Arbeitsverträge nicht schriftlich geschlossen werden. Auch eine mündliche oder konkludente Vereinbarung kann wirksam sein. Allerdings gibt es ein häufiges Problem bei nicht schriftlich festgehaltenen Arbeitsbedingungen: Im Streitfall wird es schwer, beschlossene Rahmenbedingungen des Arbeitsverhältnisses nachzuweisen. Um diese Problematik zu vermeiden, verabschiedete der Gesetzgeber bereits im Jahr 1995 das Nachweisgesetz. Für Beschäftigungen, die bereits vor Inkrafttreten des Gesetzes bestanden und die nicht alle dort geforderten Punkte beinhalten, mussten Arbeitgeber binnen zwei Monaten eine entsprechend ergänzte Niederschrift aushändigen (Übergangsvorschrift, § 4 NachwG).

Nun wird das Nachweisgesetz durch eine neue Fassung in einigen Punkten angepasst.

Letzte große Änderung: neue Fassung von August 2022 – Was ändert sich?

Das Nachweisgesetz 2022 ist die Antwort auf eine bereits 2019 veröffentlichte EU-Richtlinie. Genauer gaben das Europäische Parlament und der Rat am 20. Juni 2019 die Richtlinie (EU) 2019/1152 bekannt. Sie beschreibt, wie transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen innerhalb der EU geschaffen werden sollen. Die Mitgliedsstaaten hatten bis 31. Juli 2022 Zeit, diese Richtlinie in nationales Recht umzusetzen.

Hierfür verfasste die Bundesregierung in Deutschland die sog. „Arbeitsbedingungenrichtlinie“. Damit sollen mehrere Gesetze geändert werden, u. a.:

• Nachweisgesetz
• Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
• Teilzeit- und Befristungsgesetz
• Gewerbeordnung

Die geplanten Änderungen traten zum 1. August 2022 in Kraft.

Was wird im Nachweisgesetz angepasst?

Änderung	Beschreibung
Neue Mindestinhalte im Arbeitsvertrag	Künftig sollen im Arbeitsvertrag zusätzlich folgende Punkte geregelt sein: Dauer der Probezeit (falls vereinbart) Bei der Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts: Vergütung von Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen Andere Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung. Vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten Bei Schichtarbeit: Schichtsystem Schichtrhythmus Voraussetzungen für Schichtänderungen Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen (falls vereinbart)
Schriftliche Niederlegung des Vorgehens bei Kündigung	Diese Bestandteile sollen im Rahmen des Vertrags schriftlich festgehalten werden: Verfahren, das bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Angestellten einzuhalten ist. Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage. → Hier verweist die Neufassung auf § 7 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG). Demnach gilt eine Kündigung als wirksam, wenn Angestellte die Drei-Wochen-Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage verpassen.
Bußgelder bei Verstoß gegen Vertragsbedingungen	Arbeitgebern, die die wesentlichen Vertragsbedingungen gar nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig dem Arbeitnehmer aushändigen, droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.

Für alle Verhältnisse, die bereits vor dem 1. August 2022 bestanden, können Beschäftigte den Arbeitgeber auffordern, ihm eine erweiterte Niederschrift auszuhändigen, die die neu geforderten Vertragsinhalte berücksichtigt. Der Arbeitgeber muss dem Verlangen der Angestellten innerhalb von sieben Tagen nachkommen. Daher sollten alle Arbeitgeber spätestens Anfang August 2022 ihre Arbeitsverträge für das neue Nachweisgesetz überarbeiten.

Um solch wichtige gesetzliche Änderungen wie beim Nachweisgesetz nicht zu verpassen, sollten sich Arbeitgeber über rechtliche Änderungen auf dem Laufenden halten.

 

Anwendungsbereich: Wann wird das Nachweisgesetz angewendet?

Gemäß § 1 Nachweisgesetz müssen Arbeitgeber das Gesetz immer dann anwenden, wenn sie ein neues Arbeitsverhältnis mit Arbeitnehmenden abschließen. Hierzu gehören sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitkräfte sowie Auszubildende. Seit 2014 fällt ebenso die Beschäftigung von Personen im Praktikum, die nach § 22 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) als Arbeitnehmende gelten, unter das Nachweisgesetz.

Vom Geltungsbereich befreit sind lediglich solche Beschäftigten, die als vorübergehende Aushilfe für maximal einen Monat im Unternehmen angestellt werden.

Inhalt des Arbeitsvertrags: 10 wesentliche Vertragsbedingungen

Der folgende Abschnitt zeigt, welche Bestandteile gemäß Nachweisgesetz in einem Arbeitsvertrag enthalten sein müssen. Zunächst schauen wir uns den regulären Vertrag an (kein Praktikum).

Nachweisgesetz: 10 wichtige Vertragsinhalte
1.	Name und Anschrift der Vertragsparteien (Arbeitgeber und angestellte Person)
	Tipp: Arbeitgeber sollten die Beschäftigten vertraglich verpflichten, Änderungen von Namen oder Anschrift unverzüglich mitzuteilen.
2.	Zeitpunkt/Beginn des Arbeitsverhältnisses
3.	Bei befristeten Verträgen: Geplante Dauer der Beschäftigung
	Hinweis: Bei unbekannter Dauer, etwa bei Arbeitsverhältnissen zur Vertretung eines erkrankten Beschäftigten, ist die Dauer im Vertrag nicht erforderlich. Der dazugehörige Sachverhalt (hier die Erkrankung) sollte jedoch genannt werden.
4.	Arbeitsort
	Hinweis: Falls Angestellte an mehreren Orten tätig sind, ist ein entsprechender Hinweis/eine gesonderte Klausel notwendig.
5.	Beschreibung der anfallenden Tätigkeiten der beschäftigten Person
	Tipp: Keine zu konkrete Beschreibung, um den Beschäftigten auch mit anderen Arbeiten betrauen zu können (Versetzungsklausel). Diese müssen jedoch gleichwertig und zumutbar sein.
6.	Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (inklusive Prämien, Zuschlägen, Sonderzahlungen etc.)
	Hinweis: Gibt der Arbeitgeber im Vertrag weitere Lohnbestandteile wie Zuschläge an, entsteht eine entsprechende Zahlungsverpflichtung für die Zukunft. Um das zu vermeiden, sollte im Vertrag vermerkt werden, dass es sich um eine freiwillige Leistung handelt (Freiwilligkeitsvorbehalt).
7.	Arbeitszeit (pro Woche, monatlich, Gleitzeit etc.)
8.	Anzahl der jährlichen Urlaubstage
9.	Kündigungsfristen
10.	Allgemeiner Hinweis auf für das Arbeitsverhältnis wichtige Tarifverträge sowie Dienst- und Betriebsvereinbarungen

Sollen Beschäftigte länger als einen Monat im Ausland arbeiten, schreibt das Nachweisgesetz vor, folgende Punkte im Vertrag zu ergänzen. Die Arbeitnehmenden müssen diese Ergänzung noch vor ihrer Abreise erhalten:

11.	Dauer der im Ausland auszuübenden Tätigkeit
12.	Für die Auszahlung des Entgelts gewählte Währung
13.	Zusätzliches Arbeitsentgelt für den Auslandsaufenthalt und dazugehörige zusätzliche Sachleistungen
14.	Vereinbarte Bedingungen für die Rückkehr der Person

Vorgaben für Praktikumsverträge

Für Praktika definiert das Nachweisgesetz ebenfalls die erforderlichen Vertragsinhalte.

Nachweisgesetz: 7 wichtige Vertragsinhalte für Praktikanten
1.	Name und Anschrift der Vertragsparteien
2.	Beginn und Dauer des Praktikums
3.	Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit
4.	Verfolgte Lern- und Ausbildungsziele
5.	Zahlung und Höhe der Vergütung
6.	Anzahl der Urlaubstage
7.	Allgemeiner Hinweis auf für das Praktikum wichtige Tarifverträge sowie Dienst- und Betriebsvereinbarungen

Doch nicht nur für den Inhalt beschreibt das Nachweisgesetz bestimmte Vorgaben. Auch die Form des Arbeitsvertrags ist vorgegeben, wie der nächste Abschnitt erläutert.

Schriftform, Textform und Niederschrift

Nach § 2 Nachweisgesetz gilt für den Arbeitgeber eine entsprechende Nachweispflicht. So muss er die wichtigsten Arbeitsbedingungen schriftlich oder in Textform* festhalten, etwa in einem Arbeitsvertrag. Außerdem muss er die Niederschrift unterzeichnen und den Angestellten das Dokument aushändigen. Ein elektronischer Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen reicht nicht aus.

*Änderungen zur Schriftform ab 2024

Ab 2025 darf der Arbeitsvertrag auch in Textform erstellt und elektronisch an die Angestellten übermittelt werden. Hierfür muss das Dokument den betreffenden Beschäftigten zugänglich sein und sich speichern und ausdrucken lassen. Außerdem muss er Arbeitgeber die Angestellten dazu auffordern können, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Grundlage für diese Änderungen ist das Bürokratieentlastungsgesetz IV.

Auch wenn sich der Arbeitgeber nicht an die vorgegebene Schrift- oder Textform hält, gilt das geschlossene Arbeitsverhältnis als wirksam. In diesem Fall fordern die meisten Beschäftigten die Niederschrift nachträglich ein. Kommt der Arbeitgeber auch dieser Bitte nicht nach, kann er gegebenenfalls gerichtlich zur Niederschrift nach dem Nachweisgesetz verpflichtet werden. Allerdings wird diese Möglichkeit in der Praxis nur selten genutzt.

Bedeutung: Warum ist das Nachweisgesetz wichtig?

Generell ist das Nachweisgesetz wichtig, da die darin verankerte schriftliche/textliche Nachweispflicht sowohl für den Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmende mehr Rechtssicherheit schafft. Damit wird insbesondere Beschäftigten die Beweisführung erleichtert. So lassen sich zum Beispiel eventuelle arbeitsrechtliche Streitpunkte häufig einfacher klären.

Zudem besagt § 5 des Nachweisgesetzes, dass der Arbeitgeber zuungunsten der Angestellten nicht von den Vorschriften des Gesetzes abweichen darf. Daher sollten alle Arbeitgeber sicherstellen, dass in ihren Arbeitsverträgen die im Gesetz genannten Vertragsbedingungen enthalten sind.

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Quellen: Nachweisgesetz (NachwG), „Themenbrief Arbeitsrecht“, „Das GmbH-Recht“