Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine elektronische AU?
- Wann kommt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
- Wie funktioniert die elektronische AU? – Ablauf
- Wann ist keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung möglich?
- Fazit: Ist die elektronische AU eine Chance oder bereitet sie eher Probleme?
Was ist eine elektronische AU?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist ein neues Verfahren zur Übermittlung von AU-Bescheinigungen für gesetzlich Krankenversicherte. Es ersetzt den bisherigen Ablauf, bei dem ein als arbeitsunfähig geschriebener Arbeitnehmer drei Bescheinigungen erhielt: eine für die Krankenkasse, eine für den Arbeitgeber und eine für sich selbst. Hier mussten sich die Versicherten noch selbst darum kümmern, die Bescheinigungen an die Krankenkasse und den Arbeitgeber weiterzuleiten.
Mit der elektronischen AU-Bescheinigung übernimmt der behandelnde Arzt die Aufgabe, die Daten an die Krankenkasse zu übermitteln. Nachdem er das Dokument elektronisch signiert hat, übergibt der Arzt die Informationen an die Krankenkasse. Diese leitet die Daten wiederum an den Arbeitgeber weiter. Dieses Verfahren soll das bisherige Prozedere vereinfachen und bürokratische Hürden reduzieren.
Um die Einführung möglichst effizient zu gestalten, wurde 2021 zunächst eine Pilotphase gestartet. Seit dem 01.01.2023 gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung überall als verpflichtend. Hintergrund für diese Entscheidung sind entsprechende Gesetzesänderungen, die zuletzt im Januar 2023 in Kraft traten.
Gesetzliche Grundlage
Zu den rechtlichen Grundlagen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zählen u. a. das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) und die Anzeige- und Nachweispflichten gem. § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG).
Anfangs unterliegt der Arbeitnehmer einer Anzeigepflicht gegenüber seinem Arbeitgeber. Daher muss er seine Arbeitsunfähigkeit umgehend dem Arbeitgeber mitteilen, ebenso die voraussichtliche Dauer. Allerdings ist hier noch keine konkrete Form vorgeschrieben, wie die Mitteilung zu erfolgen hat.
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage an, beginnt die Nachweispflicht des Arbeitnehmers. Dann muss er seinem Arbeitgeber spätestens am vierten Arbeitstag eine ärztliche AU-Bescheinigung vorlegen. Unternehmen dürfen jedoch auch schon früher eine entsprechende Bescheinigung verlangen (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG). Die Nachweispflicht wird erneuert bzw. verlängert, wenn die AU länger andauert als in der Bescheinigung angegeben. Dann ist eine neue Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderlich (§ 5 Abs. 1 Satz 4 EntgFG).
Um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vollumfänglich zu nutzen, traten zum 01.01.2023 entsprechende Änderungen der SGB IV und V in Kraft. Sie ermöglichen dem Arbeitgeber, die Daten zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch abzurufen. Außerdem ersetzen sie die bisherige Nachweispflicht des Arbeitnehmers mit einer Feststellungspflicht. Demnach muss der Arbeitnehmer selbstständig einen Arzt aufsuchen, der ihm die AU und die Dauer des Ausfalls feststellt. Zusätzlich muss er sich vom Arzt eine entsprechende Bescheinigung ausstellen lassen.
→ Weitere wichtige arbeitsrechtliche Neurungen enthält der „Themenbrief Arbeitsrecht“. Jetzt informieren!
Wann kommt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Die erste Phase der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung begann bereits am 01.10.2021. Ursprünglich war der Start für den 01.01.2021 angedacht. Zu diesem Zeitpunkt fehlte in einigen Arztpraxen noch die nötige technische Ausstattung, weshalb nicht nur die Einführung in den Herbst 2021 verschoben, sondern auch eine Übergangsregelung zur Nachrüstung der Praxen bewilligt wurde.
Darüber hinaus legte die Bundesregierung die zweite Phase, die eigentlich am 01.07.2022 beginnen sollte, auf den 01.01.2023. Grund hierfür waren insbesondere die Auswirkungen der Corona-Pandemie.
Seit 2023 unterliegt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem sog. Arbeitgeberverfahren. Spätestens ab diesem Zeitpunkt müssen Praxen die digitalisierte Abwicklung anbieten. Gleichzeitig kommen mehr Aufgaben auf Arbeitgeber und Personalverantwortliche zu.
Welche das sind und wie der neue Vorgang funktioniert, erklärt der folgende Abschnitt.
Wie funktioniert die elektronische AU? – Ablauf
Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung folgt einem bestimmten Ablauf. Dieser sieht wie folgt aus:
- Der Arbeitnehmer erhält weiterhin eine schriftliche AU-Bescheinigung vom Arzt, allerdings nur in einfacher Ausführung für seine eigenen Unterlagen.
- Der Arbeitnehmer informiert seinen Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit, muss die Bescheinigung selbst aber nicht mehr weiterreichen.
- Der behandelnde Arzt informiert die Krankenkasse über die Daten aus der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
- Die Krankenkasse erstellt eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber (§ 109 Abs. 1 SGB IV). In der Meldung müssen folgende Daten enthalten sein:
- Name des Beschäftigten
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
- Ggf. Anhaltspunkte dazu, dass die AU durch einen Arbeitsunfall, sonstigen Unfall oder durch Folgen daraus entstanden ist.
→ Gleiche Voraussetzungen für AU-Bescheinigungen zu stationären Krankenhausaufenthalten oder Berufskrankheiten. - Der Arbeitgeber fragt bei der Krankenversicherung des Arbeitnehmers auf digitalem Weg nach der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (z. B. über deren Kommunikationsserver).
→ Der Arbeitgeber muss dazu berechtigt sein, die Daten zu erhalten. Für die Genehmigung müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: - Für den angefragten Zeitraum muss ein Beschäftigungsverhältnis bestanden haben.
- Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber vorab die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer mitgeteilt.
Bei technischen Störungen:
Falls keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt werden kann, etwa aufgrund technischer Probleme, dürfen Ärzte weiterhin eine Papierbescheinigung nutzen. Diese geben sie entweder dem Patienten mit, damit er sie seiner Krankenkasse per Post schickt, oder die Praxis versendet das Dokument selbst an die Kasse.
Ab Januar 2023 unterliegen die gesetzlichen Krankenkassen zudem einer Meldepflicht gegenüber dem Arbeitgeber: Sie müssen ihn darüber informieren, wenn sie feststellen, dass die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für den Arbeitnehmer auslaufen würde, weil es bereits Vorerkrankungszeiten gibt. Diese Vorgabe betrifft keine geringfügig Beschäftigten.
Eine weitere wesentliche Änderung durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Der Arbeitgeber erhält künftig keine Informationen über die Fachrichtung des behandelnden Arztes. Früher gaben Arbeitnehmer mit der schriftlichen AU-Bescheinigung unfreiwillig auch Daten zur Fachrichtung ihres Arztes Preis. Dadurch konnte der Arbeitgeber Rückschlüsse ziehen, welche konkrete Arbeitsunfähigkeit vorlag.
Diese Informationen werden im Rahmen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr übermittelt. Das hat zwar datenschutzrechtliche Vorteile für den Arbeitnehmer, sorgt bei Arbeitgebern jedoch für Probleme: Sie haben es nun schwerer, Fälle wie lediglich vorgetäuschte AU oder Folgeerkrankungen trotz erneuter Erstbescheinigung zu ermitteln.
Darüber hinaus gilt die neue Vorgehensweise nicht für alle Beschäftigten, so dass ggf. zusätzlicher organisatorischer Aufwand auf die Arbeitgeber zukommt.
 |
| Arbeitnehmer sind nicht mehr verpflichtet, ihrem Arbeitgeber eine schriftliche AU-Bescheinigung auszuhändigen. Stattdessen soll die Informationskette auf digitalem Weg erfolgen – was jedoch noch nicht überall funktioniert. (Bild: © mpix-foto – stock.adobe.com) |
Wann ist keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung möglich?
Das neu eingeführte Verfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schließt nicht alle Beschäftigten mit ein. So fallen folgende Personengruppen nicht in den Geltungsbereich der elektronischen AU:
- Arbeitnehmer mit privater Krankenversicherung
- Beschäftigte, deren Arbeitsunfähigkeit im Ausland festgestellt oder verlängert wurde.
- Eltern, deren Kind krank ist (ärztlich bestätigt) und das sie zu Hause pflegen müssen.
- Angestellte im Rahmen einer stufenweisen Wiedereingliederung (BEM)
- Beschäftigte mit Rehabilitationsleistungen
- Mitarbeiter mit Beschäftigungsverbot
Bei diesen Personen werden weiterhin drei Bescheinigungen ausgestellt, von denen eine der Arbeitgeber, eine die Krankenkasse und die dritte der Arbeitnehmer selbst erhält. Arbeitgeber müssen daher künftig v. a. zwischen gesetzlich und privat versicherten Beschäftigten streng unterscheiden, wenn es um ihre AU-Bescheinigungen geht.
Hinzu kommt das Problem, dass nicht alle Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung zur vertragsärztlichen Versorgung gehören. Nur die, die die Ärzte in ihrer Eigenschaft als Vertrags(zahn)arzt oder ermächtigter Arzt erbringen, gehören zu diesem Leistungssektor.
Des Weiteren werden in der Ausnahmevorschrift der entsprechenden Gesetze nicht solche Einrichtungen explizit erwähnt, die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen. Hier ist die künftige Rechtsprechung abzuwarten, wie der Wortlaut der Neuregelungen zu interpretieren ist.
Fazit: Ist die elektronische AU eine Chance oder bereitet sie eher Probleme?
Wie effizient sich die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Praxis nutzen lässt, wird sich in den kommenden Monaten und Jahren zeigen. Fest steht aber, dass gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer künftig mit weniger Aufwendungen rechnen müssen, Arbeitgeber hingegen mit mehr als bisher.
So müssen sich Arbeitnehmer nicht mehr um die Weiterleitung verschiedener Bescheinigungen kümmern, unterliegen aber weiterhin einer Feststellungspflicht. Arbeitgeber müssen sich hingegen ab jetzt stärker mit den Krankenkassen vernetzen, um die erforderlichen Informationen zur AU-Bescheinigung zu erhalten. Gleichzeitig kommt es nach wie vor immer wieder zu Fehlermeldungen beim Abrufen der elektronischen Bescheinigungen. Hier liegt demnach weiterhin Verbesserungsbedarf vor.
Bei dieser Menge an Neuerungen sollten sich Personalverantwortliche umfassend darüber informieren, wie sie die gesetzlichen Anforderungen korrekt umsetzen. Unterstützung erhalten sie dabei z. B. vom Online-Seminar „Sicherer Umgang mit Fehlzeiten von Arbeitnehmenden“. Dort erfahren die Teilnehmenden, wie sie mit häufigen Krankheitstagen rechtssicher umgehen, welche Pflichten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gelten sowie alles Wichtige zur Entgeltfortzahlung.
Um keine weiteren wichtigen personalrechtlichen Änderungen zu verpassen, gibt es außerdem den „Themenbrief Arbeitsrecht“. Er informiert jeden Monat über ein aktuelles arbeitsrechtliches Thema und zeigt passende Beispiele sowie Gerichtsurteile.
Quellen: „Themenbrief Arbeitsrecht“ (Ausgabe 02/2023), Bundesärztekammer, Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände
