Was bringt eine Zollagentur? – Leistungen, Kosten und Kriterien

21.12.2023 | T. Reddel – Online-Redaktion, Forum Verlag Herkert GmbH

Auch der Arbeitsmarkt für Angestellte im Bereich Zoll- und Außenwirtschaft hat mit dem Fachkräftemangel zu kämpfen. Gleichzeitig werden die Anforderungen an Zollabteilungen immer anspruchsvoller. Für viele Unternehmen ist das Grund genug, ihre Zollabwicklung an eine Zollagentur auszulagern. Doch was ist bei der Suche nach einem solchen Zolldienstleister zu beachten und wann lohnt sich die Auslagerung?

 

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Zollagentur?
2. Was macht eine Zollagentur?
3. Was kostet eine Zollagentur?
4. Passende Zollagentur (in der Nähe) finden
5. Fazit: Wann ist eine Zollagentur sinnvoll?

Was ist eine Zollagentur?

Eine Zollagentur ist ein Dienstleister, der im Auftrag von Unternehmen oder Organisationen Aufgaben der Zollabwicklung übernimmt. Es gibt auch Zollagenturen für Privatpersonen, die beispielsweise den Kontakt mit Zollbehörden für die Einfuhr und Ausfuhr von im Internet bestellten Produkten übernehmen. Dieser Beitrag fokussiert sich allerdings auf Unternehmen und Betriebe als Interessensgruppe.

Die Beauftragung einer Zollagentur stellt immer eine Auslagerung interner Zollabwicklungsprozesse eines Unternehmens dar. Dies kann insbesondere sinnvoll sein, wenn ein Betrieb z. B. seit längerer Zeit mit Personalmangel in diesem Bereich zu kämpfen hat oder sich die Kosten für zusätzliche Hard- und Software sparen will. Trotzdem ergeben sich damit weitere Verpflichtungen, etwa hinsichtlich Datenschutz und Lieferkettenmanagement.

Darüber hinaus sind Zollagenturen nicht die einzigen Zolldienstleister. Auch Speditionen und spezielle Serviceunternehmen können die Aufgaben eines Zollagenten übernehmen und so bei der Zollabfertigung unterstützen. Doch welche Leistungen lassen sich von einer Zollagentur durchführen?

Was macht eine Zollagentur?

Selbstredend hängt das konkrete Leistungsangebot immer von der jeweiligen Zollagentur ab. Die meisten Agenturen bieten ein breites Spektrum an Dienstleistungen im Bereich der Zollabwicklung an. Die Bewältigung von Zollverfahren steht dabei oft im Mittelpunkt.

Zu den häufigsten Aufgaben einer Zollagentur gehören:

• Beratung zu bestimmten Themen wie Verzollung oder zollrechtliche Bewilligungen (zugelassener Ausführer, zugelassener Versender, zugelassener Empfänger etc.)
• Kontaktaufnahme mit den zuständigen Zollämtern
• Erledigung von Zollanmeldungen
• Prüfung von Zolldokumenten (Ursprungszeugnisse, Ausfuhrbegleitdokumente, Lieferantenerklärungen etc.)
• Durchführung von aktiver oder passiver Veredelung
• Archivierung und Nachverfolgung von Ausgangsvermerken

Neben den angebotenen Leistungen spielen für die meisten Interessierten aber auch der Preis bzw. die anfallenden Kosten eine entscheidende Rolle bei der Wahl der Zollagentur. 

Was kostet eine Zollagentur?

Die Höhe der Kosten für eine Zollagentur hängt vorrangig von der Art und Anzahl der Sendungen ab, um die sich die Agentur kümmern soll. Die Abwicklung von Einfuhrsendungen ist häufig teurer als die Organisation von Ausfuhranmeldungen. Handelt es sich bei den versendeten Gütern z. B. um Dual-Use-Güter oder verbrauchsteuerpflichtige Waren, können zusätzliche Kosten anfallen.

Zudem gibt es nicht nur unterschiedliche Preise zwischen den Zollagenturen, sondern auch im Vergleich mit anderen Zolldienstleistern wie Speditionen und Serviceunternehmen.

Speditionen bieten oftmals günstigere Konditionen an, weil sie die Möglichkeit haben, eine Mischkalkulation mit den ggf. vorhandenen Frachten, die für das Unternehmen gefahren werden, aufzustellen. Für Zollagenturen und Serviceunternehmen müssen Interessierte oftmals mehr ausgeben, allerdings erhalten sie dafür i. d. R. mehr Leistungen. Denn Zollagenturen sind häufig spezialisierter und bringen umfangreiche Fachkompetenz mit. Dadurch können Sie nicht nur Prozesse abwickeln, sondern auch beratend zur Seite stehen.

Daher sollte bei der Kostenfrage sowohl der reine Angebotspreis als auch das jeweilige Leistungsangebot der verschiedenen Zolldienstleister abgewogen werden. Aber anhand welcher Kriterien sollte diese Abwägung stattfinden?

Passende Zollagentur (in der Nähe) finden

Die Suche nach einer geeigneten Zollagentur erfolgt größtenteils in einschlägigen Verzeichnissen oder im Internet. Wer eine Zollagentur beauftragen will, sollte in jedem Fall verschiedene Angebote einholen und diese anhand eigens bestimmter Kriterien vergleichen. Gerade für Unternehmen, die langfristig mit einer Agentur zusammenarbeiten wollen, ist diese Vorbereitung entscheidend, da sich damit bereits die ersten Kosten sparen lassen.

So sind, neben Seriosität und Vertrauenswürdigkeit, v. a. folgende Faktoren bei der Auswahl der Zollagentur wichtig: 

• Größe und Standort: Verfügt die Zollagentur über ausreichend Personal und kann sie die Dienstleistung an allen Standorten anbieten, die für das Unternehmen relevant sind?
• Finanzsituation: Kann der Zolldienstleister eine finanzielle Stabilität anbieten, um notfalls in Vorkasse gehen zu können? Hat er einen ausgewogenen Kundenstamm oder hängt er von einem Großkunden ab?
• Marktdurchdringung: Kann die Zollagentur auf eine solide Erfahrungsbasis zurückgreifen oder ist sie erst seit Kurzem auf dem Markt vertreten?
• Fachkenntnisse: Verfügt das Personal der Agentur nachweislich über ausreichend Fachwissen und wird es kontinuierlich fortgebildet?
• Strukturen/Zertifikate: Kann die Zollagentur nachweisen, dass sie mit einem Qualitätsmanagementsystem arbeitet (z. B. nach der ISO 9001)?
• Netzwerk: Hat sich der Agent ein Netzwerk aufgebaut und kann kurzfristig auf Unterstützung in anderen Ländern zurückgreifen? 
• Compliance/Code of Conduct: Ist der Zolldienstleister frei von Interessenskonflikten oder Abhängigkeiten und erfüllt er die rechtlichen Compliance-Anforderungen?
  
• Verfügbarkeit: Ist die Zollagentur in der Lage, die von Kunden benötigten Zeiten abzudecken und kann sie in Sondersituationen ebenfalls angemessen reagieren?
• Ansprechpartner: Wird eine feste Ansprechperson zur Seite gestellt, die das Geschäft der Interessenten kennt und jederzeit Hilfestellung anbieten kann?
• IT/Infrastruktur: Hat der Zolldienstleister eine ausreichende IT-Infrastruktur und entsprechende IT-Sicherheitsrichtlinien?
• Entwicklung: Bringt die Zollagentur neue Impulse ein und entwickelt alternative Lösungen?

Diese Kriterien alleine garantieren nicht die erfolgreiche Zusammenarbeit mit einer Zollagentur. Sie sorgen jedoch für eine solide Basis, mit der sich effizienter passende Zollagenturen (in der Nähe) finden lassen. Grundsätzlich sollte eine Verlagerung der Zollabwicklung gründlich durchdacht und vorbereitet sein. Überdies sollten die Prozesse v. a. während der Einführungsphase ausreichend betreut und kontrolliert werden.

Fazit: Wann ist eine Zollagentur sinnvoll?

Ob sich (ein Unternehmen) für eine Zollagentur entscheidet, sollte letztlich von der Frage abhängen, ob es sich bei der Zollabwicklung um einen Kernprozess des Unternehmens handelt oder nicht. Macht die Zollabwicklung beispielsweise 95 % des Kerngeschäfts aus, ergibt die Auslagerung an eine Zollagentur wenig Sinn und ist wahrscheinlich kostspieliger. Es gilt daher: Je geringer der Anteil an der täglichen Arbeit, desto sinnvoller kann die Beauftragung eines Zolldienstleisters sein. 

Wichtig ist ebenfalls, dass das Unternehmen vorab die eigenen Prozesse analysiert und entscheidet, welche Tätigkeiten genau ausgelagert werden. Sollen nur Zollpapiere erstellt oder ganze Prozesse permanent überwacht werden? Und welche Kosten entstehen durch welche Zollagentur? Spare ich mir durch eine Agentur tatsächlich Geld oder kostet die Auslagerung mehr als interne Lösungen zu finden?

Denn mit der passenden Unterstützung lassen sich die Aufgaben der Zollabwicklung auch betriebsintern regeln, etwa mit entsprechender Software oder vorgefertigten Dokumenten.

Quelle: Zeitschrift „ZOLL.EXPORT“ (Ausgabe April 2018)