Lieferantenerklärung und Langzeitlieferantenerklärung: Pflicht, Gültigkeit und aktuelle Änderungen

24.05.2024 | Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

Viele Unternehmen nutzen Lieferantenerklärungen für ihren internationalen Warenverkehr. Sie belegen bestimmte Präferenzursprünge für die gelieferten Güter und dienen somit als Nachweis für Liefernde und deren Kundschaft. Es gibt sowohl Erklärungen für einzelne Lieferungen als auch solche für regelmäßig durchgeführte Sendungen (Langzeitlieferantenerklärungen). Wie erstellt man eine Lieferantenerklärung? Wie lange ist sie gültig und welche zollrechtlichen Neuerungen sollten Unternehmen beachten?

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Lieferantenerklärung? – Definition
2. Ist eine Lieferantenerklärung Pflicht?
3. Wer muss eine Lieferantenerklärung ausstellen und unterschreiben?
4. Wie muss eine Lieferantenerklärung aussehen?
5. Gültigkeit von Lieferantenerklärungen
6. Lieferantenerklärung: Änderungen

Was ist eine Lieferantenerklärung? – Definition

Eine Lieferantenerklärung (LE) bescheinigt die Präferenzursprungseigenschaft von versendeten Waren. Mit diesem Dokument soll das belieferte Unternehmen (meist aus der EU) sicherstellen, dass die erhaltenen Waren den Ursprungsregeln eines bestimmten Freihandels- bzw. Präferenzabkommens entsprechen. Diese Abkommen gelten i. d. R. zwischen der EU und Drittländern und bestehen aus speziellen Ursprungsregeln zum gegenseitigen Warenverkehr. Lieferantenerklärungen enthalten entsprechende Angaben zum Präferenzursprungsrecht und gelten so als Ursprungsnachweis. Sie eignen sich vorwiegend für den Güteraustausch innerhalb der EU.

Für den Handel mit Drittländern gibt es spezielle Lieferantenerklärungen (z. B. mit der Türkei). Hier gelten jedoch bestimmte Kumulationsregeln, die LE für Drittländer zur Ausnahme machen.

Nach Unionszollkodex (UZK) gibt es sowohl sendungsspezifische Einzellieferantenerklärungen als auch Langzeitlieferantenerklärungen. Außerdem können sie jeweils mit oder ohne Präferenzursprungseigenschaft erstellt werden. Somit haben Unternehmen die Wahl zwischen vier Varianten:

Arten von Lieferantenerklärungen
Für einzelne Sendungen:	Für mehrere (gleichartige) Sendungen:
Einzellieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft	Langzeitlieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft
Für einzelne Lieferung an einen innergemeinschaftlichen Kunden gedacht. Sie kann jederzeit erstellt werden, auch wenn die Lieferung bereits zugestellt wurde.	Für vordefinierte Ursprungsgüter, die wiederkehrend an dasselbe Unternehmen gesendet werden. Nachträgliche Ausstellung ist ebenfalls möglich.
Einzellieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft	Langzeitlieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft
Sinnvoll, wenn bestimmte Verarbeitungsschritte vorgenommen wurden, die aber erst nach weiteren Schritten eine Präferenzursprungseigenschaft bilden. Ist nicht als Nachweis für reine Ursprungssendungen aus Drittländern gedacht. Hierfür gibt es gesonderte Erklärungen.	Erfüllt den gleichen Zweck wie Einzellieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprung, gelten jedoch für alle Sendungen im vordefinierten Zeitraum. Regelungen sind seit Inkrafttreten des UZK am 01.05.2016 anzuwenden.

In der Praxis kommen meist Lieferantenerklärungen mit Präferenzursprungseigenschaft zum Einsatz. Solche ohne Präferenzursprung werden je nach Geschäftsvorfall eher selten genutzt. Außerdem nutzen viele Unternehmen Langzeitlieferantenerklärungen, um sich zusätzliche Arbeit zu sparen. Aber was ist der Unterschied zu Einzellieferantenerklärungen?

Was ist eine Langzeitlieferantenerklärung?

Eine Langzeitlieferantenerklärung (LLE) eignet sich für Lieferungen über einen längeren Zeitraum hinweg (maximal 24 Monate). Die Erklärung reicht für alle Warensendungen, die in dieser Zeit verschickt werden. Allerdings müssen die gelieferten Waren immer dem gleichen Ursprungsstatus entsprechen. Ändert sich dieser Status während der Gültigkeitsdauer, muss das liefernde Unternehmen seine Handelspartnerschaften unverzüglich darüber informieren. Kommt es zu Änderungen bei Einkaufspreisen oder Produktionsänderungen, muss der Ursprung ebenfalls neu bewertet werden und die LLE ist nicht mehr gültig. Somit ist eine Langzeitlieferantenerklärung für alle Unternehmen sinnvoll, die für längere Zeit Waren mit dem gleichen Ursprungsstatus an einen Handelspartner versenden und auf bürokratische Arbeit verzichten wollen.

Daneben gibt es auch noch das sog. Ursprungszeugnis. Es erfüllt ähnliche Zwecke wie die Lieferantenerklärung, weist jedoch dennoch einige Unterschiede auf.

Ursprungszeugnis und Lieferantenerklärung

Das Ursprungszeugnis dokumentiert das Produktionsland, in dem eine bestimmte Ware hergestellt wurde. Damit liefert es Informationen zum handelsrechtlichen Ursprung, jedoch nicht zur Präferenzursprungseigenschaft. Diese Daten enthält nur die Lieferantenerklärung. Ein Ursprungszeugnis beeinflusst somit nicht die Zollpräferenzen, wird jedoch für andere Zwecke im internationalen Warenverkehr eingesetzt.

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Ist eine Lieferantenerklärung Pflicht?

Grundsätzlich nicht – gesetzlich ist kein Unternehmen zur Ausstellung einer Lieferantenerklärung verpflichtet. Es kann jedoch eine Pflicht bestehen, falls mit einer Kundin oder einem Kunden entsprechende (kauf-)vertragliche Regelungen vereinbart wurden.

Wer muss eine Lieferantenerklärung ausstellen und unterschreiben?

Für die Ausstellung der Lieferantenerklärung ist stets das Unternehmen zuständig, das seine Waren zu einem anderen Betrieb senden möchte. Außerdem muss sein Hauptsitz in der EU angesiedelt sein. Erklärungen von Unternehmen aus Drittländern gelten zollrechtlich nicht.

Die Unterschrift muss von der zuständigen beschäftigten Person erfolgen, die diese Erklärung erstellt hat. Sie muss im Original handschriftlich erfolgen, sofern sie nicht elektronisch erzeugt wurde. In diesem Fall hat sich das Unternehmen elektronisch authentifiziert. Allerdings muss sich das ausstellende Unternehmen textlich dazu verpflichten, die volle Verantwortung für die Lieferantenerklärung zu übernehmen und dass seine elektronische Unterschrift einer analogen Handschrift gleicht.

Wie muss eine Lieferantenerklärung aussehen?

Es gibt zwar kein offizielles Zollformular, das Unternehmen nutzen müssen, um eine Lieferantenerklärung zu erstellen. Allerdings enthält die UZK DVO (EU) Nr. 2015/2447 in den Anhängen 22-15 (für LE) bzw. 22-16 (für LLE) vorgefertigte Erklärungstexte, die den Wortlaut der Erklärung verbindlich vorgeben. So müssen beispielsweise die Länder, die von der jeweiligen Erklärung betroffen sind, entweder wörtlich oder als zugelassener Ländercode angegeben sein. Fehlt ein Land, kann die Lieferantenerklärung dort nicht als Ursprungsnachweis genutzt werden.

Folgende Daten sollten daher in jeder Lieferantenerklärung enthalten sein:

• Gelieferte Waren
• Herkunft der Güter
• Anschrift des belieferten Unternehmens mit Zielland (Ländergruppe)
• Kumulierung
• Ort und Datum der Erstellung
• Firmenname und die Unterschrift des exportierenden Unternehmens

In Langzeitlieferantenerklärungen sind zudem folgende Angaben erforderlich:

• Datum der Ausfertigung der Erklärung (Ausfertigungsdatum).
• Datum, ab dem die LLE gültig ist (Anfangsdatum).
• Datum, bis zu dem die LLE gültig ist (Ablaufdatum).

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Passende Beispiele, Vordrucke und Muster für Lieferantenerklärungen finden Betriebe in der „Dokumentenmappe: Zoll- und Exportabwicklung“. Sie enthält gebrauchsfertige Checklisten und Leitfäden, die Zoll- und Exportverantwortlichen die tägliche Arbeit erleichtern. Unterstützung beim Ausfüllen der Formulare bietet die Software „PC-gestützte Bearbeitung komplexer Zolldokumente“. Sie bietet u. a. die gängigen (Zoll-)Vordrucke zum einfachen Ausfüllen am PC.

Gültigkeit von Lieferantenerklärungen

Einzellieferantenerklärungen gelten für eine bestimmte Lieferung und sind nur im Rahmen dieses Versands gültig. Sie müssen jedoch nicht vor der Entsendung ausgestellt sein, sondern können auch rückwirkend ausgehändigt werden. Hier gelten keine besonderen Fristen.

Langzeitlieferantenerklärungen hingegen haben eine Gültigkeit von höchsten zwei Jahren. Es kann zwar ebenso ein kürzerer Zeitraum gewählt werden, allerdings muss das Ausstellungsdatum immer mit dem Anfangsdatum übereinstimmen. Will ein Unternehmen seine Langzeitlieferantenerklärung rückwirkend ausstellen, darf diese maximal ein Jahr zurückgehen.

Insbesondere die Langzeitlieferantenerklärungen werden meist zum Jahreswechsel neu ausgestellt oder rückwirkend weitergegeben. Zu dieser Zeit treten häufig neue zollrechtliche Vorschriften in Kraft, die auch die LE betreffen. International agierende Unternehmen und Zollverantwortliche sollten sich daher regelmäßig über aktuelle Neuerungen informieren, die Lieferantenerklärungen und Präferenzen behandeln. 

Lieferantenerklärung: Änderungen

Das Zollrecht ist von stetigen Änderungen geprägt: Ob neue Sanktionen gegen bestimmte Länder, geänderte Zolltarifnummern aus der Handelsstatistik oder Vorschriften wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Aber auch im Bereich der Lieferantenerklärungen werden in 2023 bestimmte Regelungen angepasst. So sorgt z. B. das Pan-Euro-Med-Abkommen derzeit für Aufsehen. Hier sollen neue Ursprungsregelungen für den Zollbereich definiert werden, um die Inanspruchnahme von Zollvorteilen bei Warensendungen innerhalb der Pan-Euro-Med-Zone zu vereinfachen und so attraktiver zu gestalten. Hierfür sind entsprechende Übergangsregelungen (sog. Transitional Rules) geplant.

Aber auch der Brexit und der Ukraine-Konflikt stellen Exportunternehmen aktuell vor teils große Herausforderungen. Hier werden fortlaufend bestehende Regelungen verschärft oder anderweitig geändert.

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Quellen: Themenbrief Export & Zoll, Zeitschrift „ZOLL.EXPORT“, zoll.de, IHK Stuttgart