Wie führe ich ein Zielvereinbarungsgespräch? – Vorbereitung, Phasen und mögliche Ziele

13.11.2024 | Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

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Viele Unternehmen nutzen regelmäßige Zielvereinbarungsgespräche, um die Zusammenarbeit zu strukturieren. Mitarbeitende und Führungskräfte tauschen sich über ihre Erwartungen aus und definieren konkrete Ziele. Das kann die Personalentwicklung enorm voranbringen. Aber wie bereiten sich die Beteiligten auf den Dialog vor und wie sollten Vorgesetzte das Zielvereinbarungsgespräch führen?

 

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist ein Zielvereinbarungsgespräch?
  2. Welche Phasen hat das Gespräch?
  3. Wie bereite ich mich auf das Zielvereinbarungsgespräch vor?
  4. Welche Fragen sollten gestellt werden?
  5. Welche Ziele eignen sich für Mitarbeitende?
  6. Fazit

Was ist ein Zielvereinbarungsgespräch?

Ein Zielvereinbarungsgespräch ist ein strukturiertes Treffen zwischen einer Führungskraft und einem ihr unterstellten Teammitglied. Beide legen gemeinsam Ziele für einen bestimmten Zeitraum (etwa ein Jahr) fest. Diese Vorhaben orientieren sich an den Unternehmenszielen und den individuellen Fähigkeiten der jeweiligen Mitarbeiterenden.

Zielvereinbarungsgespräche finden in verschiedenen Bereichen statt: In Unternehmen dienen sie der Leistungskontrolle und Personalentwicklung. In Kitas und Schulen werden sie genutzt, um pädagogische Ziele zu definieren. In der Pflege helfen sie, die Pflegequalität zu verbessern.

Insgesamt sollen diese Dialoge Transparenz schaffen, die Motivation fördern und eine faire Leistungsbeurteilung ermöglichen.

Welche Phasen hat ein Zielvereinbarungsgespräch?

Ein ideales Zielvereinbarungsgespräch verläuft in mehreren klar strukturierten Phasen (sogenanntes Phasenmodell). Zwar können die einzelnen Phasen je nach Anlass und Inhalt variieren. Allerdings soll ein solches Gerüst, unabhängig vom Modell, dabei helfen, das Gespräch vorzubereiten und die definierten Ziele zu erreichen.

Ein Zielvereinbarungsgespräch kann beispielsweise wie folgt aufgebaut sein:

  1. Vorbereitung: Beide Gesprächsparteien bereiten sich vor und sammeln relevante Informationen.
  2. Gesprächseröffnung: Die Führungskraft schafft eine positive Atmosphäre und erläutert den Gesprächsablauf.
  3. Rückblick: Gemeinsam werden die Ergebnisse des vergangenen Zeitraums besprochen.
  4. Zielvereinbarung: Neue Ziele werden diskutiert und festgelegt.
  5. Maßnahmenplanung: Es wird diskutiert, wie die Ziele erreicht werden sollen.
  6. Abschluss: Die Ergebnisse werden zusammengefasst und dokumentiert (etwa in einem Protokoll).
  7. Nachbereitung: Die vereinbarten Ziele und Maßnahmen werden schriftlich festgehalten und von beiden Seiten unterzeichnet.

Wie bereite ich mich auf ein Zielvereinbarungsgespräch vor?

Sowohl die Führungskräfte als auch die beteiligten Teammitglieder sollten sich ausreichend auf das anstehende Gespräch vorbereiten. Beide Parteien konzentrieren sich dabei auf unterschiedliche Aspekte und Rollen im Dialog.

Die folgende Übersicht zeigt, welche Maßnahmen zur Vorbereitung eines Zielvereinbarungsgesprächs getroffen werden sollten:

Vorbereitung der Führungskraft Vorbereitung der/des Mitarbeitenden
  • Unterlagen des letzten Gesprächs sichten
  • Leistung und Entwicklung der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters reflektieren.
  • Unternehmens- und Abteilungsziele bewusst halten.
  • Mögliche neue Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten überlegen.
  • Gesprächsleitfaden erstellen.
  • Eigene Leistung und Zielerreichung analysieren.
  • Stärken und Schwächen reflektieren.
  • Karrierewünsche und Entwicklungsziele formulieren.
  • Fragen und Anliegen notieren.

Ebenso relevant sind mögliche Fragen, die im Rahmen eines Zielvereinbarungsgesprächs diskutiert werden können. Auch hier hilft es, wenn sich alle Beteiligten vorab mit den möglichen Fragen und Antworten auseinandersetzen.

Welche Fragen sollten in einem Zielvereinbarungsgespräch gestellt werden?

Damit das Zielvereinbarungsgespräch für alle Beteiligten positiv verläuft, sollten sie unter anderem folgende Fragen klären:

  • Welche Ziele hat die/der Mitarbeitende im letzten Zeitraum erreicht?
  • Was waren Gründe für Erfolge oder Misserfolge?
  • Gab/gibt es Konflikte im Team?
  • Welche neuen Ziele sollen vereinbart werden?
  • Wie lassen sich diese Ziele messen?
  • Welche Unterstützung benötigt die/der Mitarbeitende?
  • Welche Weiterbildung ist sinnvoll?
  • Wie können die Stärken der/des Angestellten besser genutzt werden?
  • Welche beruflichen Perspektiven gibt es?

Die Fragen sollten offen formuliert sein und zum Dialog anregen. Sie sollten sowohl rückblickende als auch zukünftige Aspekte berücksichtigen und möglichst konkret sein. Das erleichtert die Zielvereinbarung und die spätere Erfolgskontrolle. Gleichzeitig sollte die Führungskraft eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen, in der beide Seiten ihre Anliegen und Erwartungen offen kommunizieren können.

Doch was sind mögliche Ziele für Mitarbeitende?

Welche Ziele eignen sich für Mitarbeitende?

Je nach Branche und Tätigkeitsfeld kommen unterschiedliche Mitarbeiterziele infrage. Sie sollten eindeutig formuliert sein, ein messbares Ergebnis verfolgen und die Angestellten zu neuen Leistungen motivieren. Außerdem sollten die Ziele in einem realistischen Rahmen liegen, also mit den vorhandenen Ressourcen erreichbar sein. Nicht zuletzt hilft es, die Umsetzungsfrist der einzelnen Ziele zeitlich zu terminieren. Das entspricht den sogenannten SMART-Kriterien für effektive Zielvereinbarungen.

Typische Mitarbeiterziele sind beispielsweise:

  • Umsatz über Social-Media-Werbung im nächsten Quartal um 5 Prozent steigern.
  • Bis zum Jahresende ein neues Produkt auf den Markt bringen.
  • Bewertung eines bestimmten Produkts im Online-Shop auf 4,5 von 5 Sternen erhöhen.
  • Fehlerquote in der Produktion um 5 Prozent senken.
  • Eine Fortbildung innerhalb von sechs Monaten abschließen.
  • Im kommenden Quartal Stürze auf einer Krankenhausstation um 20 Prozent reduzieren.
  • Arbeitsunfälle auf Baustellen im nächsten Jahr um 30 Prozent reduzieren.

Beim Festlegen der Ziele sollten die Beteiligten große Projekte in einzelne Zwischenziele unterteilen. Das erhöht die Motivation und erleichtert die Zielerreichung als Ganzes. Des Weiteren sollten insbesondere die Mitarbeitenden ihre Frustrationstoleranz trainieren. Wer über eine ausgeprägte Resilienz verfügt und so die eigenen Emotionen kontrollieren kann, wird die persönlichen Ziele langfristig eher erreichen.

Fazit

Zielvereinbarungsgespräche sind ein häufig eingesetztes Führungsinstrument. Sie können die Kommunikation zwischen Führungskraft und Teammitglied fördern, zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen und die Motivation steigern. Das erfordert jedoch eine ausreichende Vorbereitung, realistische Zielsetzungen und eine offene Kommunikation.

Um diese Kompetenzen zu erwerben,  können Führungskräfte und Personalverantwortliche entsprechende Weiterbildungsangebote nutzen.

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