PeBeM Pflege – Berechnung, Qualifikationsniveaus und gesetzliche Vorgaben

13.05.2026 | T. Reddel – Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

Spätestens seit Januar 2026 müssen stationäre Pflegeeinrichtungen deutschlandweit neue Regelungen zur PeBeM umsetzen. So gelten etwa neue Qualifikationsniveaus und Vollzeitäquivalente. Was bedeutet das für die Personalbemessung in der Pflege und worauf müssen Pflegeleitungen achten?

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist PeBeM in der Pflege?
2. Bis wann muss PeBeM umgesetzt werden?
3. Was ändert sich durch PeBeM?
4. PeBeM: Gesetzliche Grundlage
5. Berechnung des Personalschlüssels
6. Zusammenfassung: Was ändert sich mit der PeBeM?

Was ist PeBeM in der Pflege?

Die Personalbemessung in der Pflege (kurz „PeBeM“) ist ein Instrument, mit dem Pflegeeinrichtungen den erforderlichen Personalschlüssel für ihre Einrichtung ermitteln können. Genauer untersuchen sie, wie viel Personal mit welcher Qualifikation zu welcher Zeit und an welchem Ort arbeiten muss.

Die Anzahl und nötige Qualifikation der erforderlichen Arbeitskräfte hängt dabei insbesondere vom Pflegegrad der Pflegebedürftigen ab. So benötigt etwa eine Person mit Pflegegrad 4 mehr Pflegefachkräfte als jemand mit Pflegegrad 2. Entsprechend muss die Einrichtung bei ihrer Einsatzplanung solche Aspekte der Personalbemessung berücksichtigen.

Das Ziel der PeBeM ist es, den Einrichtungen erleichtern, alle anfallenden Aufgaben zu bewältigen und die eigenen Unternehmensziele zu erreichen. Es geht sowohl um die Versorgung der Pflegebedürftigen als auch um eine möglichst wirtschaftliche Arbeitsweise.

Wie diese Ziele erreicht werden sollen, zeigt das dazugehörige neue Personalbemessungsverfahren.

Bis wann muss PeBeM umgesetzt werden?

Das am 1. Juli 2023 eingeführte PeBeM-Verfahren muss bis zum 31. Dezember 2025 umgesetzt werden. Bis dahin soll die neue Personalbemessung in allen stationären Pflegeeinrichtungen in Deutschland etabliert sein.  Spätestens ab dem 1. Januar 2026 ist es also Pflicht, dass die PeBeM in den betroffenen Einrichtungen vollständig angewandt wird. Damit gehen neue Vorgaben zum bisherigen Personalbemessungsverfahren in der Pflege einher. Sie betreffen vorwiegend stationäre Einrichtungen.

Die geänderten Regelungen zur PeBeM sollen insbesondere folgende Ziele erreichen:

• Trotz des demografischen Wandels soll eine professionelle und fachgerechte Pflege sichergestellt werden.
• Die Arbeitsbedingungen in deutschen Pflegeeinrichtungen soll verbessert werden.
• Ebenso soll sich die Arbeitszufriedenheit in der Pflege erhöhen.

Was ändert sich durch PeBeM?

Wesentliche Änderungen gibt es in der Aufgabenverteilung und dem Fachkräfteeinsatz innerhalb der stationären Pflege. So gelten ab dem Juli 2023 geänderte Vorgaben zur Personalplanung gemäß SGB XI. Außerdem gibt es einen neuen Algorithmus beziehungsweise eine neue Fachkraftquote, die künftig flächendeckend genutzt werden soll.

Damit soll bei einer wachsenden Zahl an pflegeintensiveren Bewohnerinnen und Bewohnern auch der Personaleinsatz steigen und die Pflegeleitungen entsprechende Umstrukturierungen vornehmen.

Um diese Ziele zu erreichen, müssen Pflegeleitungen bestimmte Bereiche ihres Einrichtungsmanagements neu strukturieren.

Betroffener Bereich	Aufgaben durch PeBeM
Pflegeleitung	Organisation und Management der geplanten Maßnahmen übernehmen und als Ansprechperson für alle Beteiligten fungieren. Enge Zusammenarbeit mit anderen Bereichsleitungen und dem Qualitätsmanagement.
Pflegeprozessmanagement	Regelmäßige Plausibilitätsprüfungen durchführen sowie bisherige Prozesse hinterfragen und ggf. anpassen. Passende Kontrollfragen: Entsprechen unsere Pflegehandlungen dem Bedarf der Pflegebedürftigen (Pflegegrad etc.)? Passen die geplanten Maßnahmen und Pflegedokumentationen zu den tatsächlich umgesetzten pflegerischen Leistungen? Welche internen Prozesse funktionieren gut? Können wir sie für weitere Bereiche nutzen? Welche Aufgaben und Abläufe müssen wir ggf. überdenken und anpassen?
Personalentwicklung	Bisherige Qualifikationen der Belegschaft prüfen und mit ihren tatsächlichen Aufgaben abgleichen. Geeignete Kontrollfragen: Wer besitzt welche Kompetenzen und wo kommen sie zum Einsatz? Wer erledigt welche Aufgaben? Entsprechen sie der Kompetenz der Pflegekraft? Bei welchen Beschäftigten besteht Schulungsbedarf? Gibt es Beschäftigte, die ggf. eine Ausbildung absolvieren wollen, um ihre bisherige Qualifikation aufzubessern?

Das bedeutet jedoch nicht, dass die Pflegefachkräfte künftig nicht mehr am Pflegeprozess beteiligt sind. Stattdessen sollen die anfallenden Aufgaben neu verteilt werden, sodass alle Beschäftigten vorrangig den Tätigkeiten nachgehen, die ihrer Qualifikation entsprechen. Denn bisher kam es aufgrund von Personalmangel immer wieder vor, dass zum Beispiel Hilfskräfte die Arbeit examinierter Pflegekräfte übernehmen mussten und umgekehrt.

Qualifikationsniveaus für Beschäftigte in der Pflege

Ein wesentlicher Bestandteil der neuen PeBeM ist die Unterteilung des Pflegepersonals in Qualifikationsniveaus (QN):

Qualifikationsniveau (QN)	Zugeordnete Pflegezertifikate
QN 1	Mitarbeitende ohne Ausbildung, nach vier Monaten angeleiteter Tätigkeit
QN 2	Pflegende ohne Ausbildung mit nachgewiesen mindestens 150 Stunden theoretischem und praktischem Pflegeunterricht + insgesamt mindestens einjähriger angeleiteter Tätigkeit
QN 3	Pflegeassistenzkräfte mit ein- oder zweijähriger Ausbildung (je nach landesspezifischen Ausbildungsregelungen)
QN 4	Pflegefachkräfte mit mindestens dreijähriger beruflicher Vollzeit-Ausbildung
QN 5 (Fach)	Pflegefachkräfte mit mindestens zwei Jahren Berufserfahrung + Fortbildung im Umfang von ≥ 160 Stunden theoretischem Unterricht (etwa zu Palliativpflege, Gerontopsychiatrie, Wundmanagement) entsprechend der länderspezifischen Weiterbildungsordnungen
QN 6 (Fach)	Pflegefachkräfte mit einem klinischen Bachelorabschluss (beispielsweise primärqualifizierendes Studium, Studium der Pflegewissenschaft)

Diese Qualifikationsniveaus sollen dabei helfen, Pflegeleistungen bedarfsgerecht zuzuteilen. Hinzu kommen aber noch weitere Neuerungen.

Neue Personalaufbaustufen

Damit alle Pflegekräfte entsprechend ihrer Qualifikation arbeiten können, bedarf es mehr Assistenzkräfte in den Einrichtungen. Hierfür gibt es sogenannte Personalaufbaustufen.

• Die erste Stufe wird seit dem 01.01.2023 umgesetzt und ermöglichte u.a. eine Finanzierung von Seiten der Pflegeversicherung für 20.000 zusätzliche Stellen an Assistenzkräften.
• Eine zweite Stufe ist ab dem 01.07.2023 geplant, bei der die neue Personalbemessung in Kraft tritt.
• Auf der dritten Stufe abdem 01.01.2025 sollen die bisherigen Maßnahmen evaluiert und ggf. weitere Personalaufbaustufen geschaffen werden.

Auch hierbei sollen stationäre Pflegeeinrichtungen zusätzliche Mittel erhalten, um neue Pflegekräfte einstellen zu können. Gleichzeitig soll es mehr Möglichkeiten geben, berufsbegleitend pflegerische Qualifikationen zu erhalten, z. B. eine Pflegeausbildung in Teilzeit.

PeBeM: Gesetzliche Grundlage

Als gesetzliche Grundlage zur Idee hinter dem neuen Personalbemessungsverfahren gelten das SGB XI und das Pflegestärkungsgesetz. Letzteres schrieb bereits 2016 vor, dass ein wissenschaftlich fundiertes und einheitliches System zur Bemessung des Personals entwickelt und erprobt werden soll.

Hierzu gab es in der Vergangenheit verschiedene Umsetzungsversuche. Einige der bedeutsamsten und erfolgreichsten Erkenntnisse ergaben sich aus der sog. Rothang-Studie. Hier wurde ein Algorithmus entwickelt, um zu ermitteln, wie viele Pflegekräfte erforderlich sind, um die Pflegebedürftigen fachgerecht zu versorgen.

Rothgang-Studie als Basis

Die Rothgang-Studie wurde durchgeführt, um das neue Personalbemessungsverfahren für die Pflege zu entwickeln. Sie erfolgte unter der Leitung von Prof. Dr. Heinz Rothgang der Universität Bremen. Sein Team begleitete 62 Pflegeeinrichtungen für jeweils eine Woche. In dieser Zeit dokumentierte und bewertete das Team alle praktischen Pflegehandlungen, um herauszufinden, welche Aufgaben in den Einrichtungen anfallen und was ggf. zur Erledigung dieser Tätigkeiten fehlt.

Die Quintessenz: Meist stand den Pflegekräften deutlich zu wenig Zeit zur Verfügung, um eine qualitativ hohe Arbeit zu leisten. Gleichzeitig herrschte enormer Zeitdruck, sodass manche Aufgaben vergessen oder anderweitig nicht erledigt werden konnten. Außerdem gab es oftmals nur geringe Organisationsstrukturen bei der Aufgabenverteilung.

Auf Grundlage des derzeitigen Personalschlüssels benötigen Pflegeeinrichtungen durchschnittlich 36 % mehr Personal. Diese bestehen zu 69% aus Pflegeassistenzkräften und zu 3,5 % aus Fachkräften. Demnach sind insbesondere qualifizierte Assistenzkräfte mit 1- oder 2-jähriger Ausbildung notwendig.

Doch welche Menge an Arbeitskräften eine Einrichtung tatsächlich benötigt, muss sie anhand des neuen Algorithmus der Rothgang-Studie berechnen.

PeBeM: Berechnung des Personalschlüssels

Die neue Methode zur Berechnung der PeBeM soll stärker auf Grundlage der Bewohnerstruktur und deren Hilfebedarf erfolgen. Der Hilfebedarf hängt wiederum vom jeweiligen Pflegegrad ab. Damit ergibt sich für jede Einrichtung eine individuelle Fachkraftquote und somit ein individueller Personalmix an examinierten und Assistenzkräften.

Für die Berechnung sind zwei Kennziffern entscheidend:

Case-Mix	Anzahl pflegebedürftiger Personen innerhalb der Einrichtung
Care-Mix	Menge an verfügbarem Personal, aufgeteilt in: Fachkräfte Assistenzkräftige mit 2-jähriger Ausbildung Assistenzkräftige mit 1-jähriger Ausbildung Angelernte Hilfskräfte

Mit der neuen PeBeM soll sich der Personalbedarf wie folgt zusammensetzen:

• Ca. 40 % Fachkräfte
• Ca. 30 % Assistenzkräfte mit 1- oder 2-jähriger Ausbildung
• Ca. 30 % Hilfskräfte ohne Assistenz- oder Helferausbildung

Bislang herrschte vorrangig eine Fachkraftquote von jeweils 50 % Fach- und Hilfskräften. Doch im Januar 2021 startete eine modellhafte Implementierung des neuen Algorithmus der Rothgang-Studie in ausgewählten stationären Pflegeeinrichtungen (sog. Algorithmus 1). Diese Probephase endet im Juli 2023, wo im Anschluss die gesammelten Erfahrungswerte ausgewertet und die Berechnungsmethode verbessert werden soll. Daraus wurde ein sogenannter Algorithmus 2 entwickelt (also die neue PeBeM), der mit einer Übergangsfrist bis Ende des Jahres 2025 in allen stationären Einrichtungen etabliert sein soll.

Wie viele Pflegekräfte pro Bewohnerin oder Bewohner eines bestimmten Pflegegrads notwendig sind, definiert § 113c Sozialgesetzbuch (SGB) XI.

Wie berechne ich den Personalbedarf in der Pflege nach SGB XI?

Für die PeBeM gemäß SGB XI ist der sogenannte Vollzeitäquivalent entscheidend. Er gilt als Kennziffer für die Arbeitszeit einer Vollzeitkraft. Beträgt die reguläre Wochenarbeitszeit in Vollzeit zum Beispiel 40 Stunden, entspricht das einem Vollzeitäquivalent von 1,0. Arbeitet jemand 20 Stunden pro Woche, beträgt der Quotient 0,5.

Zur Berechnung des Vollzeitäquivalenten gilt folgende Formel:

Gesamtzahl an Arbeitsstunden aller Beschäftigten pro Woche / Wochenarbeitszeit einer Vollzeitkraft = Vollzeitäquivalent

Ab dem 1. Juli 2023 gelten neue „Personalanhaltswerte“ in vollstationären Pflegeeinrichtungen (§ 113c SGB XI). Sie helfen bei der Berechnung der PeBeM.

Qualifikation der Pflegekraft	Vollzeitäquivalent	Pflegegrad
Pflegefachkraft	0,0770	Pflegegrad 1
	0,1037	Pflegegrad 2
	0,1551	Pflegegrad 3
	0,2463	Pflegegrad 4
	0,3842	Pflegegrad 5
Hilfskraft mit mindestens 1-jähriger Ausbildung	0,0564	Pflegegrad 1
	0,0675	Pflegegrad 2
	0,1074	Pflegegrad 3
	0,1413	Pflegegrad 4
	0,1102	Pflegegrad 5
Hilfskraft ohne Ausbildung	0,0872	Pflegegrad 1
	0,1202	Pflegegrad 2
	0,1449	Pflegegrad 3
	0,1627	Pflegegrad 4
	0,1758	Pflegegrad 5

Diese Vorgaben müssen Pflegeleitungen ab Juli 2023 bei ihrer Personalbemessung beachten. Daneben liefern Gesetze wie das SGB XI und das Pflegestärkungsgesetz weitere Kennziffern zur Personalbemessung in der Pflege.

Zusammenfassung: Was ändert sich mit der PeBeM?

Im Juli 2023 ergaben sich einige Änderungen hinsichtlich der Personalbemessung in der Pflege. So gelten seitdem etwa neue Personalanhaltswerte im SGB XI, neue Qualifikationsniveaus und es sollen weitere Personalaufbaustufen in Kraft treten. Gleichzeitig endet die erste Probephase des neuen Algorithmus der Rothgang-Studie für ein neues PeBeM. Im Fokus stehen dabei die jeweilige Bewohnerstruktur und der Pflegebedarf. Bis Ende 2025 soll das neue Verfahren deutschlandweit genutzt werden.

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Quellen: „Praxishandbuch Pflegestärkungsgesetz“, GKV: „Qualifikations- und kompetenzorientierte Arbeitsorganisation in der vollstationären Langzeitpflege“