Aktuelle Spesensätze Deutschland: Tabellen zu Pauschalen, Kosten und Kürzungen

22.11.2023 | T. Reddel – Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

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Am 29. November 2024 wurden die aktuellen Spesensätze 2025 für Dienstreisen veröffentlicht. Sie dienen der Abrechnung von Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten, die während der Dienstreise anfallen. Dieser Beitrag liefert Tabellen zu den derzeit gültigen Reisekostenpauschalen, Kürzungen und Pauschbeträgen. So sparen Sie sich lange Recherchen nach den aktuellen Spesen 2025 für Angestellte in Deutschland.

 

Inhaltsverzeichnis

  1. Was genau sind Spesen? – Bedeutung
  2. Verpflegungspauschale und Verpflegungsmehraufwand 2024
  3. Übernachtungspauschale Deutschland: Spesensätze 2024
  4. Kilometerpauschale für Dienstreisen 2024
  5. Aktuelle Spesensätze und Sachbezugswerte
  6. Kürzungen der Spesen 2024

Was genau sind Spesen? – Bedeutung

Spesen sind bestimmte Ausgaben, die Beschäftigten während Dienstreisen, Messeauftritten oder anderen auswärtigen beruflichen Tätigkeiten entstehen. Denn bei solchen Reisen kommen oftmals zusätzliche Kosten für Verpflegung, Unterkunft oder Transport auf die Angestellten zu. Um diesen finanziellen Mehraufwand auszugleichen, können Unternehmen ihrer Belegschaft gesetzlich festgelegte Spesensätze in Form von Pauschalbeträgen erstatten. Hierfür benötigen die Beschäftigten entsprechende Belege.

Unter den Begriff Spesen fallen vorrangig folgende Aufwendungen:

  • Verpflegung (Frühstück, Mittagessen, Abendessen)
  • Übernachtung (Unterkunft in einem Hotel, einer Pension etc.)
  • Fahrtkosten (Benzin, Zugtickets etc.)

Wie hoch der jeweilige Pauschbetrag/Spesensatz ist, hängt insbesondere von der Dauer und dem Land  (Inland oder Ausland) ab, in dem die Geschäftsreise stattfindet. Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht jährlich eine eigene Tabelle mit den aktuell geltenden Spesensätzen für alle Länder.

Sind Spesen steuerfrei?

Ja, Spesen können steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Sie gehören steuerrechtlich zu den Werbungskosten und lassen sich bei einer Steuererklärung in der Anlage N angeben. Für Selbstständige und Unternehmen gelten Spesen als steuerabzugsfähige Betriebsausgaben.

Wichtig ist, dass Unternehmen bei der Erstattung der Pauschbeträge die maximalen Spesensätze nicht überschreiten. Diese Spesensätze werden im Folgenden erläutert.

Verpflegungspauschale und Verpflegungsmehraufwand 2025 – Aktuelle Spesen Deutschland

Die aktuellen Spesensätze unterteilen die Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a EStG in zwei Arten. Sie sind abhängig von der Dauer der Dienstreise und werden wie folgt differenziert:

  • Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern, mit durchgängiger Abwesenheit von 0 bis 24 Uhr
  • Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen, die länger als 8 Stunden, aber kürzer als 24 Stunden dauern (bei mehrtägigen Dienstreisen auch am Tag der An- oder Abreise)

Diese Unterteilung gilt sowohl für die Abrechnung von Spesensätzen in Deutschland als auch für Spesen im Ausland.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2025 in Deutschland?

In 2025 gelten weiterhin die Pauschalen in Höhe von 28,00 und 14,00 Euro von 2023 und 2024. Ursprünglich sollten die Verpflegungspauschalen im Inland in 2024 auf 32,00 und 16,00 Euro erhöht werden. Hintergrund war das mehrfach diskutierte und neu verhandelte Wachstumschancengesetz. Allerdings strich die Gesetzgebung dieses Vorhaben im Vermittlungsausschuss. Deshalb erhöhten sich die Spesen zum Verpflegungsmehraufwand in 2024 nicht. Und auch für 2025 verkündete das BMF keine Anhebungen der Spesen für Inlandsreisen.

Somit gelten folgende Verpflegungspauschalen im Inland:

Gültigkeitsdauer Abwesenheitsdauer Verpflegungsmehraufwand
ab 01.01.2020 bis einschließlich 2025 ab 24 Stunden 28,00 Euro
über 8 bis 24 Stunden 14,00 Euro
01.01.2014 bis 31.12.2019 ab 24 Stunden 24,00 Euro
über 8 bis 24 Stunden 12,00 Euro
bis 31.12.2013 ab 24 Stunden 24,00 Euro
14 bis 24 Stunden 12,00 Euro
über 8 bis 14 Stunden 6,00 Euro

⇒ Hinweis: Gegebenenfalls ist beim Verpflegungsmehraufwand ein Sachbezug zu berücksichtigen.

Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen Ausland

Seit dem 29. November 2024 sind die Verpflegungspauschalen für Dienstreisen ins Ausland ab Januar 2025 bekannt. Das BMF veröffentlichte sie in einer entsprechenden allgemeinen Verwaltungsvorschrift. Sie definiert alle Pauschbeträge für Dienstreisen von mehr als acht und mehr als 24 Stunden Dauer. In 2025 wurden rund 40 Auslandspauschalen angepasst (teils erhöht, teils gesenkt).

⇒ Eine Übersicht über die geltenden Pauschalen im Ausland liefert der Gratis-Download „Spesensätze und Sachbezugswerte 2024“.

Für einen umfangreicheren Vergleich können Sie hier alle BMF-Schreiben zum Verpflegungsmehraufwand im Ausland als PDF-Datei einsehen:

Das jährliche Aktualisieren der Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen zeigt bereits: Die Spesensätze befinden sich in einem kontinuierlichen Wandel. So erweist sich die Berechnung der Spesen 2025 im Hinblick auf geldwerte Vorteile oftmals als Herausforderung.

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Übernachtungspauschale Deutschland: Spesensätze 2025

Bei einer Dienstreise innerhalb Deutschlands können Übernachtungskosten über zwei Möglichkeiten steuerfrei erstattet werden:

  1. Durch Vorlage der Hotelrechnung
  2. Durch Inanspruchnahme eines Pauschbetrags – 20,00 Euro pro Nacht (§ 7 Bundesreisekostengesetz (BRKG))

Diese Übernachtungspauschale können nur Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Einen rechtlichen Anspruch darauf haben Beschäftigte nicht. Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit ist seit 2001 ein Wechsel zwischen Einzelnachweis und Pauschbetrag möglich.

Vorsicht bei privaten Unterkünften: Eventuell zahlen Unternehmen ihren Angestellten keine Übernachtungspauschalen, wenn sie für ihre Dienstreise eine private Unterkunft nutzen. In diesem Fall können die Mitarbeitenden seit 2008 die nicht erstatteten Beträge nicht mehr als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen.

Kilometerpauschale für Dienstreisen 2025

Neben den Pauschbeträgen für Verpflegung und Übernachtung gehören auch die Fahrtkosten einer Dienstreise zu den Spesensätzen. Hierfür gibt es eine gesonderte Kilometerpauschale, die Beschäftigte geltend machen können, wenn sie für eine Dienstreise mit dem privaten PKW unterwegs sind. Auch Fahrten zu Besuchen von Kundinnen und Kunden oder Lieferantinnen und Lieferanten sowie Besuche von Messen oder anderen beruflichen Veranstaltungen fallen darunter.

Die Pauschale basiert auf den durchschnittlichen Kosten für Benzin, Wartung und Versicherung pro Kilometer und ist in § 5 BRKG geregelt. Daher wird die Kilometerpauschale pro gefahrenen Kilometer angegeben und ist für Hin- und Rückreise gemeinsam zu berechnen. Sie gilt sowohl für Fahrten im Inland als auch für solche im Ausland und beträgt regulär:

  • 20 Cent pro Kilometer (maximal 130 Euro, für Hin- und Rückfahrt)
  • 30 Cent pro Kilometer (bei erheblich dienstlichem Interesse an der Benutzung eines Kraftwagens nach § 5 Abs. 2 BRKG)

⇒ Achtung: Neben der Kilometerpauschale gibt es noch die sog. Entfernungs- oder Pendlerpauschale. Diese gehört nicht zu den Spesen, sondern betrifft die regulären Fahrten zur Arbeitsstätte (sog. erste Tätigkeitsstätte), also keine Dienstreisen oder sonstigen Auswärtstätigkeiten.

Rückenansicht auf Geschäftsmann mit Koffer auf Dienstreise geht durch Hotelkorridor

(Bild: © Halfpoint – stock.adobe.com)

Aktuelle Spesensätze und Sachbezugswerte

Die Sachbezüge der Spesen 2025 sind ebenfalls bekannt. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Beitrag „Neue Sachbezugswerte: Tabelle mit Kennzahlen zu Verpflegung, Unterkunft und weiteren Änderungen“.

Sachbezugswerte konnten bis 1996 nicht für Bewirtungen genutzt werden. Stattdessen ließ sich die Verpflegungspauschale kürzen. Im Rahmen der Spesensätze stellen Sachbezüge eine Kürzung dar, wenn Arbeitgeber unentgeltlich Mahlzeiten stellen, die Beschäftigte auf der Dienstreise in Anspruch nahmen.

Kürzungen der Spesen 2025

In verschiedenen Fällen müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Kürzungen bei der Abrechnung der Spesensätze berücksichtigen. So gilt seit dem 1. Januar 2010 bei Hotelübernachtungen ein herabgesetzter Steuersatz von 7 Prozent Umsatzsteuer (USt.). Bei Frühstück und allen weiteren Mahlzeiten fallen hingegen 19 Prozent USt. an. Die Beträge müssen getrennt ausgewiesen werden.

Eine pauschale Kürzung ist möglich, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

  • In der Rechnung ist ein Paketpreis für Nebenleistungen angegeben. Hierunter fallen z. B. das Frühstück, Parkmöglichkeiten usw.
    ⇒ Häufig werden diese Pakete in der Rechnung als „Business-Package“, „Servicepauschale“ o. Ä. vermerkt.
  • Die Rechnung enthält keine Frühstücksgestellung.

Für ein enthaltenes Frühstück sieht das Reisekosten- und Bewirtungsrecht eine pauschale Kürzung von 20 Prozent vor. Sie beziehen sich auf den für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer mindestens 24-stündigen Auswärtstätigkeit. Bei Mittag- und Abendessen gilt jeweils ein Spesenabzug von 40 Prozent.

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Quelle: „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“