Geschenke an Geschäftsfreunde und Mitarbeiter: Steuerrechtliche Vorgaben nach § 37b EStG

16.09.2024 | T. Reddel – Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

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Es gibt viele Anlässe, zu denen Geschenke an Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter verteilt werden. Allerdings kann die steuerliche Behandlung solcher Zuwendungen sehr komplex sein. So können Arbeitgeber die entstandenen Ausgaben bis zu gewissen Freigrenzen als Betriebsausgaben oder Sachbezüge absetzen und bestimmte Pauschalversteuerungen anwenden.

 

Inhaltsverzeichnis

  1. Was sind Geschenke an Geschäftsfreunde nach § 37b EStG?
  2. Was darf ich meinen Mitarbeitern und Geschäftsfreunden schenken?
  3. Geschenke an Geschäftsfreunde und Mitarbeiter buchen
  4. Wie hoch dürfen Geschenke für Geschäftspartner und Mitarbeiter sein?

Was sind Geschenke an Geschäftsfreunde nach § 37b EStG?

Das Einkommensteuergesetz (EStG) definiert in § 37b Geschenke an Geschäftsfreunde als eine Bar- oder Sachzuwendung, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht wird und ohne zeitlichen oder sonstigen Zusammenhang mit einer Leistung des Empfängers (Geschäftspartner oder dessen Beauftragte) gewährt werden. Das umfasst alle Zuwendungen, die durch den Betrieb des Steuerpflichtigen veranlasst sind. Ausgenommen sind verdeckte Gewinnausschüttungen und Zahlungen aus dem Privatvermögen des Steuerpflichtigen.

Geschenke an Geschäftsfreunde gehören zu den Sachzuwendungen an Dritte. Das sind Empfänger, die nicht zur Belegschaft des Zuwendenden (schenkendes Unternehmen) gehören.

Als Dritte gelten folgende Empfänger:

  • Unternehmen (unabhängig von der Rechtsform)
  • Aufsichtsräte und Verwaltungsratsmitglieder
  • Geschäftspartner und deren Angehörige
  • Angestellte anderer Gesellschaften

Hinzu kommen Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer. Darunter fallen alle Sachzuwendungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt.

Was darf ich meinen Mitarbeitern und Geschäftsfreunden schenken?

Damit Geschenke an Geschäftsfreunde und Mitarbeiter als abzugsfähig gelten, also bei der Berechnung des Einkommens berücksichtigt werden können, ist die Art der Zuwendungen entscheidend.

Abzugsfähige Zuwendungen sind beispielsweise:

Nicht abzugsfähig sind etwa diese Geschenke:

  • Rabatte und Kulanzleistungen
  • Trinkgelder
  • Warenproben und Werbeartikel
  • Werbeprämien

Je nach Empfänger unterscheiden sich die Höchstgrenzen und Regelungen zur Pauschalbesteuerung von betrieblich veranlassten Geschenken. Wie werden Geschenke an Geschäftsfreunde besteuert?

Geschenke an Geschäftsfreunde und Mitarbeiter buchen

Das Steuerrecht stellt unterschiedliche Anforderungen an die Besteuerung von Sachzuwendungen an Arbeitnehmer und Nichtarbeitnehmer. Im Folgenden werden die wichtigsten Unterschiede dargestellt.

Versteuerung von Geschenken an Geschäftsfreunde

Aufwendungen für Geschenke an Geschäftsfreunde können unter folgenden Voraussetzungen als Betriebsausgaben abgezogen werden:

  • Betriebliche Veranlassung des Geschenks
  • Keine Überschreitung der gesetzlichen Höchstgrenze von 50 Euro pro Empfänger und Kalenderjahr (bis 31.12.2023 noch 35 Euro, Hintergrund: Wachstumschancengesetz)
  • Einhaltung der Aufzeichnungspflicht: Einzeln und von sonstigen Betriebsausgaben getrennte Aufzeichnung der Kosten (etwa durch gesondertes Konto oder eigene Spalte bei der Buchführung)

Übersteigen die Geschenke die Grenze von über 50 Euro, können weitere steuerliche Belastungen auf den Beschenkten dazukommen. In diesem Fall kann der Zuwendende nach EStG in § 37b einen Pauschalsteuersatz von 30 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) in Anspruch nehmen. Diese Regelung gilt sowohl für Geschenke als auch für Zuwendungen, die über die vereinbarte Leistung hinausgehen. Die Pauschalierung ist jedoch auf10.000 Euro pro Empfänger und Wirtschaftsjahr begrenzt. Außerdem muss die Zuwendung betrieblich veranlasst sein und beim Empfänger dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen.

Versteuerung von Geschenken an Mitarbeiter

Für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer oberhalb der 50-Euro-Grenze kann der Arbeitgeber ebenfalls den Pauschalsteuersatz von 30 % nutzen (oder individuell versteuern). Die 50-Euro-Grenze gilt jedoch nicht für ein Jahr, sondern für einen Monat. Zudem muss der Arbeitgeber das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung wahren, also alle Zuwendungen innerhalb eines Wirtschaftsjahres für die gesamte Belegschaft einheitlich verrechnen.

Von der Pauschalierung ausgenommen sind:

  • Steuerfreie Sachbezüge bis 50 Euro
  • Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Namenstag etc.; keine allgemeinen Feiertage wie Weihnachten oder Ostern) bis 60 Euro
  • Streuwerbeartikel bis 10 Euro

Die Entscheidung für die Pauschalbesteuerung kann bis zum 28. Februar des Folgejahres getroffen werden.

Hinweis: Zuwendungen Dritter an Angestellte können vom Arbeitgeber nicht pauschal versteuert werden. Des Weiteren führt die Pauschalversteuerung nicht zur Sozialversicherungsfreiheit der Zuwendung an die eigenen Arbeitnehmer. Das ist bei der Entgeltabrechnung zu berücksichtigen.

Wie hoch dürfen Geschenke für Geschäftspartner und Mitarbeiter sein?

Ob Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftsfreunde steuerfrei sind, hängt in erster Linie vom Wert des Geschenkes ab. So zählt grundsätzlich die Wertigkeit des einzelnen Artikels. Werden mehrere einzelne Gegenstände als größeres Objekt (sogenannte Sachgesamtheit) verschenkt, ist der gemeinsame Wert aller Bestandteile maßgebend.

Daher gelten für die steuerliche Beurteilung von Geschenken an Geschäftsfreunde und Mitarbeiter folgende Grenzen:

  Art der Zuwendung Maximale Höhe/Freigrenze
Geschenke an Geschäftsfreunde  Anerkennung der Ausgaben für Geschenke/Sachzuwendungen als Betriebsausgabe 50 Euro pro Empfänger und Kalenderjahr
Pauschalierung der Einkommensteuer mit 30 % (+ Solidaritätszuschlag + Kirchensteuer)* 10.000 Euro pro Empfänger und Wirtschaftsjahr
Geschenke an Mitarbeiter    Sachbezüge zusätzlich zum regulären Gehalt 50 Euro pro Empfänger und Monat
Pauschale Einkommensteuer mit 30 % (+ Solidaritätszuschlag + Kirchensteuer)* 10.000 Euro pro Empfänger und Wirtschaftsjahr
Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen 60 Euro pro Anlass
Geldgeschenke Immer steuerpflichtig (unabhängig vom Betrag)

*Die Pauschalbesteuerung mit 30 % ist für beide Gruppen möglich, wenn der Geschenkwert über 50 Euro liegt. Allerdings unterscheiden sich die Zeiträume für die 50-Euro-Grenze und die steuerliche Behandlung unterhalb dieser Grenze.

50-Euro-Grenze: Brutto oder netto?

Die 50-Euro-Grenze zur Anerkennung von Geschenkaufwendungen als Betriebsausgabe wirft häufig die Frage auf, ob diese Grenze als brutto oder netto zu verstehen ist.

  • Für vorsteuerabzugsberechtigte Zuwendende gilt die 50-Euro-Grenze als Nettobetrag. Das bedeutet, sie können die Vorsteuer für das Geschenk zusätzlich abziehen, sofern der Nettowert des Geschenks 50 Euro nicht übersteigt.
  • Für Unternehmen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, wie etwa Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG, gilt der Bruttobetrag. Sie müssen den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer berücksichtigen.

⇒ Bedeutet in der Praxis: Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können etwas teurere Geschenke an Geschäftsfreunde und Mitarbeiter machen, da sie die Mehrwertsteuer zusätzlich abziehen können. Nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen müssen dagegen vorsichtiger kalkulieren, um innerhalb der 50-Euro-Grenze zu bleiben.

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Quellen: Seminar „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“, IHK Region Stuttgart