Reisekosten und Finanzen

Es gibt viele Anlässe, zu denen Geschenke an Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter verteilt werden. Allerdings kann die steuerliche Behandlung solcher Zuwendungen sehr komplex sein. So können Arbeitgeber die entstandenen Ausgaben bis zu gewissen Freigrenzen als Betriebsausgaben oder Sachbezüge absetzen und bestimmte Pauschalversteuerungen anwenden.

Die amtlichen Sachbezugswerte 2025 stehen fest. Grundlage ist die 15. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung. Die neuen Sachbezüge steigen im Vergleich zum Vorjahr wieder teils deutlich an und gelten bereits ab dem ersten Abrechnungsmonat in 2025. Worauf müssen Arbeitgebende und Personalverantwortliche jetzt besonders achten?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden und bearbeiten können. Die Einführung dieser E-Rechnungspflicht erfolgt stufenweise mit entsprechenden Übergangsregelungen. Dennoch sollten sich betroffene Unternehmen bereits jetzt mit den neuen Anforderungen beschäftigen. Wer ist von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen und welche Rechnungsformate sind künftig noch zulässig?

Immer wieder kommt es vor, dass es sich für Arbeitnehmer anbietet, Geschäftsreisen mit einem privaten Urlaub zu verbinden. So ein Fall liegt beispielsweise vor, wenn ein Seminarbesuch mit einem anschließenden Kurzurlaub verbunden wird. Bei der anschließenden Reisekostenabrechnung ergeben sich jedoch v. a. dann Schwierigkeiten, wenn Aufwendungen nicht eindeutig zuordenbar sind. Die folgenden Beispiele stellen einige Konstellationen vor, die sich aus unterschiedlichen zeitlichen Verhältnissen von privaten und dienstlichen Anteilen ergeben (gemischte Reisekosten).

Wird Beschäftigten während einer beruflichen Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit gestellt, ist dies mit dem Großbuchstaben „M“ in der Lohnsteuerbescheinigung zu kennzeichnen. Nachdem das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 27.09.2017 (IV C 5 – S 2378/17/10001) die Aufzeichnungserleichterung noch für das Jahr 2018 verlängerte, endete die Übergangsfrist endgültig zum 31.12.2018. Daher ist die Eintragung des Buchstaben „M“ seit dem 01.01.2019 Pflicht. Doch was genau verbirgt sich hinter der Lohnsteuerbescheinigung M?

Mit dem geldwerten Vorteil durch ein Geschenk in Form von VIP- bzw. Dauerkarten für Fußballspiele hatte sich das Finanzgericht Bremen im Urteil vom 21.09.2017 (1 K 20/17 (5)) zu beschäftigen. Dabei ging es um die Frage, wie es hier mit der Besteuerung der Aufwendungen für diese Eintrittskarten für Arbeitnehmer bzw. Geschäftsfreunde aussieht.

Bei Dienstreisen oder Tagungen, die mehrere Tage dauern, ist oft eine Übernachtung im Hotel notwendig. Dabei kann das Frühstück im Preis inbegriffen sein – muss aber nicht sein. Schwierig wird es, wenn kein Frühstück inklusive ist und auch nicht auf der Hotelrechnung aufgeführt wird. Was müssen sowohl Arbeitgeber als auch Angestellte bei der Abrechnung eines „Arbeits-“Frühstücks beachten?

Bei der Abrechnung beruflich veranlasster Auswärtstätigkeiten gilt häufig die Dreimonatsfrist für Verpflegungsmehraufwendungen. Für eine korrekte Berechnung der Reisekosten innerhalb der Dreimonatsfrist ist auf viele Details zu achten. Welche dies sind und welche Fragen sich zu Dreimonatsfrist und Verpflegungsmehraufwand ergeben, zeigt dieser Beitrag auf. Dazu erhalten Abrechnungsverantwortliche Tipps, Hinweise und veranschaulichende Beispiele.

Die Anlässe einer Bewirtung für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind vielfältig. Dabei bestimmen Details die korrekte Abrechnung von Arbeitsessen, Belohnungsessen, Annehmlichkeiten etc. Auch erschweren Neuerungen die rechtssichere Umsetzung. Verantwortliche in Personal, Buchhaltung und Management erhalten im Folgenden wichtige Grundlagen, hilfreiche Tipps und anschauliche Beispiele zur fehlerfreien Buchung der Bewirtung für Mitarbeitende.

Auch einem gewissenhaften Arbeitgeber kann es passieren, dass er einem Angestellten zu viel Lohn auszahlt. Das geschieht z. B. durch eine falsche Lohnabrechnung des Arbeitgebers oder fehlerhafte Angaben des Arbeitnehmers. Fordert der Arbeitgeber nachträglich die Gehaltsüberzahlung zurück, kommt es oft zu gerichtlichen Auseinandersetzungen. Wer haftet also für Fehler in der Lohnabrechnung und welche Verjährungsfristen gelten bei Rückforderungen?