Handelsrechnung („commercial invoice“): Definition, Pflichtangaben und Vorlage
23.09.2024 | Online-Redaktion, Forum Verlag Herkert GmbH
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Handelsrechnung? – Definition
- Was gehört auf eine Handelsrechnung? – Inhalte
- Wie sieht eine Handelsrechnung aus? – Vorlage
Was ist eine Handelsrechnung? – Definition
Die Handelsrechnung (englisch „commercial invoice“) ist ein Dokument, das den kommerziellen Kauf von Waren oder anderen Gütern im internationalen Handel belegt. Sie enthält detaillierte Informationen über die gehandelten Waren, deren Wert, Menge, Herkunft und andere Details, die für eine reibungslose Zollabwicklung erforderlich sind.
So dient die Handelsrechnung als Verkaufsnachweis zwischen Käufer und Verkäufer und wird insbesondere für Sendungen außerhalb der Europäischen Union erstellt. Zudem bildet sie die Grundlage für die Ausstellung weiterer Dokumente im grenzüberschreitenden Warenverkehr. Auch die Berechnung des Zollwerts und die Ermittlung der Einfuhrabgaben im Importland erfolgt meist auf Basis der Handelsrechnung.
Wann brauche ich eine Handelsrechnung?
Eine Handelsrechnung wird immer dann benötigt, wenn zollpflichtige Waren aus einem Land oder in ein Land außerhalb der EU importiert oder exportiert werden. Sie bildet die Grundlage für die Einfuhrverzollung im Bestimmungsland und dient häufig der statistischen Erhebung. Des Weiteren wird das Dokument zur Berechnung von Steuern oder Abgaben im Zielland verwendet.
Doch gibt es überhaupt einen Unterschied zwischen der Handelsrechnung und einer regulären Rechnung?
Unterschied Handelsrechnung und Rechnung
Der Hauptunterschied zwischen einer Handelsrechnung und anderen Rechnungen liegt in ihrem Verwendungszweck und den enthaltenen Informationen. Die Handelsrechnung wird speziell für den internationalen Warenverkehr erstellt und erfüllt unterschiedliche Funktionen bei der Zollabwicklung.
Im Gegensatz dazu werden gewöhnliche Rechnungen hauptsächlich für nationale Transaktionen oder Transaktionen innerhalb der EU verwendet. Sie dienen primär der Zahlungsaufforderung und dem Buchungsbeleg für die interne Buchhaltung. Außerdem enthalten sie in der Regel weniger detaillierte Informationen als eine Handelsrechnung und müssen nicht den spezifischen Anforderungen der Zollbehörden entsprechen.
Neben der Handelsrechnung gibt es noch die sogenannte Proformarechnung.
Proforma- oder Handelsrechnung?
Die Proformarechnung und die Handelsrechnung unterscheiden sich im Wesentlichen in folgenden Punkten:
- Zeitpunkt: Die Proformarechnung wird vor der eigentlichen Transaktion ausgestellt, die Handelsrechnung begleitet den tatsächlichen Kauf.
- Rechtliche Verbindlichkeit: Die Proformarechnung verpflichtet nicht zur Zahlung, die Handelsrechnung hingegen schon.
- Verwendungszweck: Proformarechnungen werden oft für vorläufige Zwecke wie Zolldeklarationen oder Vorauszahlungen verwendet, während Handelsrechnungen den tatsächlichen Verkauf dokumentieren und für die offizielle Zollabfertigung benötigt werden.
- Detailgrad: Handelsrechnungen enthalten in der Regel detailliertere und verbindlichere Informationen als Proformarechnungen.
Welche Informationen in einer Handelsrechnung oder Commercial Invoice enthalten sein müssen, zeigt der nächste Abschnitt.
Was gehört auf eine Handelsrechnung? – Inhalte
Die Handelsrechnung muss sämtliche wichtige Angaben zur Ware enthalten. Dazu gehören insbesondere:
Pflichtangaben
- Vollständiger Name und Adresse des liefernden Unternehmens
- Vollständiger Name und Adresse des zu beliefernden Unternehmens
- Umsatzsteuer-Id.-Nr.
- EORI-Nr.
- Handelsregisternummer
- Kennzeichnung „Handelsrechnung“ oder „invoice“
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Menge und handelsübliche Warenbeschreibung
- Zolltarifnummer
- Lieferdatum oder Leistungsdatum
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
- Eventuell Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
Weitere Grundangaben
- Bankverbindung
- Einzel- und Gesamtpreis
- Transportkosten inklusive Versicherung
- Lieferbedingungen (Incoterms®-Klauseln)
- Zahlungsbedingungen
- Angaben zur Transportart (Schiffsname, Flugnummer etc.)
- Verpackungsdaten (unter anderem für die Identifizierung der Ware)
- Bankverbindung des liefernden Unternehmens
Zusätzliche Angaben
- Eides- und Schwurklauseln (sofern vom Bestimmungsland gefordert)
- Herstellererklärungen
Aufgrund dieser Fülle an Informationen ist die Handelsrechnung ein zentrales Buchhaltungsdokument bei internationalen Verkaufstransaktionen und spielt eine zentrale Rolle in der Logistik sowie im Zollwesen. Aber wie sieht eine solche Rechnung in der Praxis aus?
Wie sieht eine Handelsrechnung aus? – Vorlage
Die genaue Form einer Handelsrechnung kann variieren. Allerdings sollten alle oben genannten Angaben in der Rechnung enthalten sein, damit die Handelsrechnung als vollständig gilt. Darüber hinaus greift in Deutschland ab 2025 die Pflicht zur E-Rechnung für B2B-Umsätze. Das kann unter Umständen die Art der Rechnungserstellung beeinflussen.
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Quelle: „PC-gestützte Bearbeitung komplexer Zolldokumente“
