E-Rechnung Pflicht 2025: Was Unternehmen, Kleinunternehmer und andere Betroffene jetzt beachten müssen

01.08.2024 | T. Reddel – Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden und bearbeiten können. Die Einführung dieser E-Rechnungspflicht erfolgt stufenweise mit entsprechenden Übergangsregelungen. Dennoch sollten sich betroffene Unternehmen bereits jetzt mit den neuen Anforderungen beschäftigen. Wer ist von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen und welche Rechnungsformate sind künftig noch zulässig?

 

Inhaltsverzeichnis

1. E-Rechnung Pflicht: Was ist das?
2. Ab wann wird die E-Rechnung Pflicht?
3. Wer muss E-Rechnung ausstellen?
4. Was gilt für Empfänger von E-Rechnungen?
5. Welches Format für E-Rechnungspflicht?

E-Rechnung Pflicht: Was ist das?

Die E-Rechnungspflicht bezeichnet die gesetzliche Vorgabe, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu erstellen, zu übermitteln und zu empfangen. Anders als bei PDF-Rechnungen oder eingescannten Papierrechnungen ermöglicht die E-Rechnung eine vollautomatische Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe. Außerdem erfordern E-Rechnungen im B2B-Bereich keine Zustimmung des Rechnungsempfängers.

Neben dieser E-Rechnung wird künftig nur noch zwischen sog. „sonstigen Rechnungen“ unterschieden. Dazu gehören Papierrechnungen und Dokumente, die in einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF, JPG, XML) übermittelt werden.

Hintergrund der E-Rechnungspflicht ist die sog. ViDA-Initiative („VAT in the Digital Age“, dt. „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“) der Europäischen Kommission. Damit verbunden ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer. Für dieses System sind wiederum Daten aus den E-Rechnungen nötig, weshalb die Bundesregierung eine Pflicht zur E-Rechnung beschlossen hat. Als Nächstes soll ein EU-weites Meldesystem eingeführt werden, das ursprünglich bis 2028 fertiggestellt sein sollte. Allerdings drohen hier Verzögerungen bis 2030 bzw. 2032. Unabhängig davon tritt die E-Rechnungspflicht in Deutschland wie geplant in Kraft.

E-Rechnung Pflicht: Gesetz

Gesetzliche Grundlage der E-Rechnungspflicht ist das Wachstumschancengesetz. Es trat im März 2024 in Kraft und sieht zahlreiche Erleichterungen und Änderungen im Bereich der Umsatzsteuer vor – darunter auch die Pflicht zur E-Rechnung.

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Ab wann wird die E-Rechnung Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland tritt grundsätzlich zum 1. Januar 2025 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle betroffenen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Für die Versendungspflicht gelten jedoch bestimmte Ausnahmen und Übergangsregelungen.

Übergangsregelung

Die folgende Tabelle zeigt die derzeitigen Übergangsregelungen für die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen:

Zeitraum	Erlaubte Rechnungsformate	Bedingungen
Bis Ende 2026	Sonstige Rechnungen in Papierform oder elektronisch (PDF, JPG, etc.) für alle Unternehmen	Für sonstige Rechnungen: Zustimmung des Empfängers E-Rechnung hat ab 2025 Vorrang vor Papierrechnungen
Bis Ende 2027	Sonstige Rechnungen in Papierform oder elektronisch für Unternehmen mit bestimmtem Höchstumsatz →	Für sonstige Rechnungen: Zustimmung des Empfängers Vorjahresumsatz (2026) betroffener Unternehmen von höchsten 800.000 Euro
Ab 2028	Keine sonstigen Rechnungen, sondern ausschließlich E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)

Wer muss E-Rechnung ausstellen?

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt nur im B2B-Bereich (Business-to-Business), also bei Geschäften zwischen zwei oder mehr Unternehmen. Hier entfällt die Pflicht zur Zustimmung des Rechnungsempfängers. Für die Ausstellung von E-Rechnungen an Endverbraucher (B2C) ist weiterhin die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Wichtig ist, dass das leistende Unternehmen und der jeweilige Leistungsempfänger im Inland ansässig sind, also einen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland aufweist. Ist kein Sitz vorhanden, genügt ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland.

So betrifft die E-Rechnungspflicht grundsätzlich folgende Parteien, wenn sie mit gewerblichen Auftragnehmern und Auftraggebern zusammenarbeiten:

• Große und mittelständische Unternehmen
• Kleinunternehmer und Selbstständige
• Handwerker
• Vereine und gemeinnützige Organisationen mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb

Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber sind nach der EU-Richtlinie EN 2014/55/EU bereits seit 2018 verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Allerdings ist diese Pflicht je nach Zugehörigkeit der Verwaltungseinheit zu Bund, Ländern und Kommunen unterschiedlich geregelt.

E-Rechnung Pflicht: Ausnahmen 

Für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Fahrausweise muss auch in Zukunft nicht zwingend eine E-Rechnung ausgestellt werden. Sie dürfen weiterhin als sonstige Rechnung (z. B. als Papierrechnung oder PDF) übermittelt werden.

Was gilt für Empfänger von E-Rechnungen?

Empfänger müssen ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten, zu bearbeiten und zu archivieren. Das gilt insbesondere, wenn inländische Unternehmen als Rechnungssteller nicht die gültigen Übergangsregelungen nutzen, sondern ab 2025 nur noch E-Rechnungen versenden wollen. Daher sollten die betroffenen Unternehmen als Rechnungsempfänger ihre innerbetrieblichen Verfahren prüfen und ggf. umstellen.

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Welches Format für E-Rechnungspflicht?

Zu den anerkannten Formaten für E-Rechnungen gehören u. a. XRechnungen und das hybride ZUGFeRD-Format. Während XRechnungen ausschließlich auf strukturierten Daten basieren, kombiniert das ZUGFeRD PDF- und XML-Dateien. Reine PDF-Rechnungen und andere sonstige Rechnungen werden künftig (spätestens ab 2028) nicht mehr anerkannt.

In jedem Fall muss das strukturierte elektronische Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen (EN 16931) entsprechen. XRechnungen und ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen.

Quellen: Bundesministerium des Innern und für Heimat, IHK Darmstadt