Inhaltsverzeichnis
- Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht?
- Welche Aufbewahrungsfristen gibt es für Unternehmen? – Tabelle
- Beginn der Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungsort
- Aufbewahrungspflichten bei digitalen Unterlagen
Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen sind vor allem im Handelsrecht nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und im Steuerrecht nach der Abgabenordnung (AO) geregelt. Hinzu kommen, je nach Anwendungsfall, weitere Regelungen aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht und dem Produkthaftungsgesetz (etwa für Vertrags- oder Personalunterlagen).
Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht?
Grundsätzlich sind alle Gewerbetreibenden dazu verpflichtet, Geschäftsunterlagen innerhalb bestimmter Fristen aufzubewahren. Das betrifft alle Unternehmen und Organisationen, die nach Steuer- bzw. Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Denn die Aufbewahrungspflicht ist Teil der gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, denen die Betroffenen ebenfalls unterliegen. Darüber hinaus gelten diese Pflichten, sobald Gewerbetreibende oder Land- und Forstwirte jährliche Umsatzgrenzwerte von 800.000 beziehungsweise 80.000 Euro überschreiten (§ 141 Abs. 1 AO).
Hinweis: Für Privatpersonen gilt eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungen, Zahlungsbelege und andere Unterlagen, die sie im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück (Neubau, Sanierung, Bauüberwachung, Bepflanzung etc.) erhalten.
Die genauen Ordnungsvorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen für Unternehmen sind in § 147 AO geregelt. Demnach müssen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, über bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden – seien es Personalunterlagen, Reisekostenabrechnungen oder Zollbelege.
Welche Aufbewahrungsfristen gibt es für Unternehmen? – Tabelle
Grundsätzlich wird für Unternehmen zwischen Aufbewahrungsfristen von zehn und sechs Jahren unterschieden. So teilen sich die allgemeinen Fristen nach § 147 AO wie folgt auf:
| Dokument | Aufbewahrungsfrist |
| 10 Jahre |
| 6 Jahre |
Darüber hinaus verweist die AO in § 140 darauf, dass die Aufbewahrungspflichten auch in „anderen Gesetzen“ geregelt werden können, solange sie für die Besteuerung relevant sind. In erster Linie sind hier das Umsatzsteuergesetz (UStG) und das HGB zu beachten. Außerdem gibt es eine Vielzahl an Gesetzen und Verordnungen für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten. So muss etwa im Personal- und Lohn- /Gehaltswesen zusätzlich das Sozialrecht berücksichtigt werden.
Aufbewahrungsfristen Unternehmen im Detail
Die oben genannten Überkategorien umfassen zahlreiche Dokumente und Schriftstücke. Darunter fallen unterschiedlichste Geschäftsunterlagen wie beispielsweise Lieferscheine, Kontoauszüge oder Verträge. Gleichzeitig entscheidet nicht allein die Bezeichnung eines Dokuments über seine Aufbewahrungsfristen, sondern vorrangig seine Funktion im Betrieb.
Daher gibt folgende Tabelle eine alphabetische Übersicht über ausgewählte Dokumente und ihre steuerlichen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen.
| Dokument | Jahre |
| A | |
| Abrechnungsbelege | 10 |
| Abtretungserklärungen | 6 |
| Akkreditive | 6 |
| Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) | 10 |
| Änderungsnachweis der EDV-Buchführung | 10 |
| Angebote, die zum Auftrag geführt haben | 6 |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 |
| Arbeitsanweisungen | 10 |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen/Krankmeldungen | 10 |
| Ausbildungsnachweise | 6 |
| Ausgangsrechnungen | 10 |
| Außendienstabrechnungen | 10 |
| B | |
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 |
| Bankbürgschaften | 10 |
| Begleitscheine | 10 |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten | 10 |
| Betriebskostenabrechnungen | 10 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 |
| Bewirtungsunterlagen | 10 |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 |
| Buchungsanweisungen/Buchungsbelege | 10 |
| D | |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 10 |
| Datensicherungen | 10 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 |
| Debitorenlisten | 10 |
| E | |
| Eingangsrechnungen | 10 |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 10 |
| Export-/Ausfuhrunterlagen (Lieferantenerklärungen, Präferenznachweise etc.) | 10 |
| F | |
| Fahrtkostenerstattungen (Buchungsbelege) | 10 |
| Frachtbriefe | 6 |
| G | |
| Gehaltslisten | 10 |
| Geschäftsberichte | 10 |
| Geschäftsbriefe (außer Gutschriften und Rechnungen) | 6 |
| Geschenknachweise | 6 |
| H | |
| Handelsbriefe | 6 |
| Handelsregisterauszüge | 10 |
| Hauptabschlussübersicht (anstelle der Bilanz) | 10 |
| I | |
| Import-/Einfuhrunterlagen | 10 |
| Inkassobücher, -karteien und -quittungen | 10 |
| Inventare | 10 |
| Investitionszulagen | 10 |
| J | |
| Jahresabschlüsse mit Erläuterungen | 10 |
| Jahresabschlusserläuterungen | 10 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 |
| K | |
| Kalkulationsunterlagen | 10 |
| Kassenberichte, bücher, -blätter und -belege | 10 |
| Kassenzettel | 10 |
| Kontoauszüge | 10 |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 |
| Kostenträgerrechnungen | 10 |
| Krankmeldungen/AU-Bescheinigungen | 10 |
| Kreditunterlagen | 10 |
| L | |
| Lieferantenerklärungen | 10 |
| Lieferscheine | 10 |
| Lohnscheine | 10 |
| M | |
| Mahnbescheide | 10 |
| Mietunterlagen | |
| N | |
| Nachnahmebelege | 10 |
| Nebenbücher | 10 |
| O | |
| Organisationsunterlagen über EDV-Buchführung | 10 |
| P | |
| Pachtunterlagen | 10 |
| Personalakten | 10 |
| Preislisten (Bewertungsunterlagen) | 10 |
| Protokolle (Buchungsbelege) | 10 |
| Prozessakten | 10 |
| Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) | 10 |
| Q | |
| Quittungen (Buchungsbelege) | 10 |
| R | |
| Rechnungen, Rechnungsunterlagen | 10 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 |
| Reklamationen | 6 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 |
| S | |
| Saldenbilanzen und -listen | 10 |
| Scheck- und Wechselunterlagen (Buchungsbelege) | 6 |
| Schriftwechsel (allgemein) | 6 |
| Schulungsnachweise | 6 |
| Spendenbescheinigungen | 10 |
| Steuerunterlagen | 10 |
| T | |
| Telefonkostennachweise | 10 |
| U | |
| Überstundenlisten | 10 |
| Unfallanzeige/Unfallprotokoll | 6 |
| Urlaubsanträge | 10 |
| V | |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 |
| Verkaufsbücher | 10 |
| Vermögensverzeichnisse | 10 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf) | 6 |
| Verträge (nach Vertragsende, sofern keine Buchungsgrundlage) | 6 |
| W | |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 |
| Wechsel (Buchungsbelege) | 10 |
| Werbekostenbelege | 10 |
| Z | |
| Zahlungsanweisungen | 10 |
| Zinsabrechnungen | 10 |
| Zollanmeldung | 10 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 |
Aufbewahrungsfrist 8 Jahre – neues Gesetz?
Im August 2023 veröffentlichte die Bundesregierung ein Eckpunktepapier für das sogenannte Bürokratieentlastungsgesetz IV. Es soll unter anderem die bisherigen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen von zehn auf acht Jahre verkürzen. Das soll den bürokratischen Aufwand für die Betroffenen reduzieren und die Wirtschaft entlasten. Doch bis das Gesetz in Kraft getreten ist, gelten weiterhin die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von zehn und sechs Jahren.
Beginn der Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungsort
Die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung/Bearbeitung stattfand. Beim Inventar ist der Schluss des Kalenderjahres maßgebend, in dem es aufgestellt oder eine Änderung vorgenommen wurde. Beim Jahresabschluss und Lagebericht zählt das Ende des Jahres, in dem das Dokument erstellt wurde.
Hinsichtlich des Aufbewahrungsortes gelten im Handels- und Steuerrecht unterschiedliche Regelungen:
- AO: Aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen in Deutschland gelagert werden.
- HGB: Keine Angaben zum konkreten Aufbewahrungsort. Die Unterlagen müssen lediglich auf Anfrage in einem angemessenen Zeitrahmen vorgelegt werden können.
Aufbewahrungspflichten Unternehmen bei digitalen Unterlagen
Grundsätzlich dürfen alle Dokumente, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht, analog und digital archiviert werden. Beachten müssen Unternehmen, dass steuerrechtlich relevante Dokumente, die bereits in digitaler Form an die Finanzbehörde übermittelt wurden, auch digital aufzubewahren sind. Es ist also nicht zulässig, einen elektronischen Kontoauszug ausgedruckt zu archivieren und das digitale Dokument zu löschen.
→ Bedeutet: Für digital archivierte Dokumente gelten dieselben steuerlichen Aufbewahrungsfristen von zehn oder sechs Jahren wie für Unterlagen in Papierform.
Wichtig ist, dass bei sämtlichen Aufbewahrungsmethoden die Vorgaben des Datenschutzes eingehalten werden und keine unbefugten Personen Zugriff auf die Dokumente erlangen. Zudem kann es bei bestimmten arbeitsrechtlichen Dokumenten wie Kündigungen oder Aufhebungsverträgen sinnvoll sein, die Personalunterlagen in Papierform aufzubewahren. Denn der Beweis über die formelle Wirksamkeit ist nur mithilfe des Originaldokuments möglich.
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Quellen: „Das GmbH-Recht“, Handelskammer (HK) Hamburg, zoll.de
