Aufbewahrungsfristen Unternehmen: Übersicht zu gesetzlichen Aufbewahrungspflichten

30.10.2024 | T. Reddel – Online-Redaktion, Forum Verlag Herkert GmbH

Unternehmen arbeiten täglich mit verschiedensten Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen oder Lieferscheinen. Hierfür gelten bestimmte Aufbewahrungspflichten: Während dieser Zeit dürfen die Geschäftsunterlagen weder entsorgt noch anderweitig vernichtet werden. Doch wie lange muss man als Firma Unterlagen aufbewahren? Das hängt insbesondere von der Art der Dokumente und ihrer Funktion im Unternehmen ab. Daher gibt der folgende Beitrag eine tabellarische Übersicht über die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Unternehmen.

 

Inhaltsverzeichnis

1. Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht?
2. Welche Aufbewahrungsfristen gibt es für Unternehmen? – Tabelle
3. Beginn der Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungsort
4. Aufbewahrungspflichten bei digitalen Unterlagen

Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen sind vor allem im Handelsrecht nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und im Steuerrecht nach der Abgabenordnung (AO) geregelt. Hinzu kommen, je nach Anwendungsfall, weitere Regelungen aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht und dem Produkthaftungsgesetz (etwa für Vertrags- oder Personalunterlagen).

Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht?

Grundsätzlich sind alle Gewerbetreibenden dazu verpflichtet, Geschäftsunterlagen innerhalb bestimmter Fristen aufzubewahren. Das betrifft alle Unternehmen und Organisationen, die nach Steuer- bzw. Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Denn die Aufbewahrungspflicht ist Teil der gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, denen die Betroffenen ebenfalls unterliegen. Darüber hinaus gelten diese Pflichten, sobald Gewerbetreibende oder Land- und Forstwirte jährliche Umsatzgrenzwerte von 800.000 beziehungsweise 80.000 Euro überschreiten (§ 141 Abs. 1 AO).

Hinweis: Für Privatpersonen gilt eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungen, Zahlungsbelege und andere Unterlagen, die sie im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück (Neubau, Sanierung, Bauüberwachung, Bepflanzung etc.) erhalten.

Die genauen Ordnungsvorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen für Unternehmen sind in § 147 AO geregelt. Demnach müssen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, über bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden – seien es Personalunterlagen, Reisekostenabrechnungen oder Zollbelege.

Welche Aufbewahrungsfristen gibt es für Unternehmen? – Tabelle

Grundsätzlich wird für Unternehmen zwischen Aufbewahrungsfristen von zehn und sechs Jahren unterschieden. So teilen sich die allgemeinen Fristen nach § 147 AO wie folgt auf:

Dokument	Aufbewahrungsfrist
ATLAS-Unterlagen (wenn die Zollbehörde auf eine Vorlage verzichtet hat oder diese nach Vorlage zurückgegeben wurden) Bücher und Aufzeichnungen Eröffnungsbilanzen + zu deren Verständnis erforderliche Dokumente (Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen) Inventare Jahresabschlüsse Lageberichte	10 Jahre
Buchungsbelege	8 Jahre (ab 2025)*
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe Kopien der versandten Handels- und Geschäftsbriefe Andere Unterlagen (soweit für die Besteuerung relevant)	6 Jahre

Darüber hinaus verweist die AO in § 140 darauf, dass die Aufbewahrungspflichten auch in „anderen Gesetzen“ geregelt werden können, solange sie für die Besteuerung relevant sind. In erster Linie sind hier das Umsatzsteuergesetz (UStG) und das HGB zu beachten. Außerdem gibt es eine Vielzahl an Gesetzen und Verordnungen für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten. So muss etwa im Personal- und Lohn- /Gehaltswesen zusätzlich das Sozialrecht berücksichtigt werden.

Aufbewahrungsfristen Unternehmen im Detail

Die oben genannten Überkategorien umfassen zahlreiche Dokumente und Schriftstücke. Darunter fallen unterschiedlichste Geschäftsunterlagen wie beispielsweise Lieferscheine, Kontoauszüge oder Verträge. Gleichzeitig entscheidet nicht allein die Bezeichnung eines Dokuments über seine Aufbewahrungsfristen, sondern vorrangig seine Funktion im Betrieb.

Daher gibt folgende Tabelle eine alphabetische Übersicht über ausgewählte Dokumente und ihre steuerlichen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen.

Dokument	Jahre
A
Abrechnungsbelege	10*
Abtretungserklärungen	6
Akkreditive	6
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant)	10
Änderungsnachweis der EDV-Buchführung	10
Angebote, die zum Auftrag geführt haben	6
Anlagevermögensbücher und -karteien	10
Arbeitsanweisungen	10
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen/Krankmeldungen	10
Ausbildungsnachweise	6
Ausgangsrechnungen	10
Außendienstabrechnungen	10
B
Bankauszüge, Bankbelege	10*
Bankbürgschaften	10
Begleitscheine	10
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung	10
Belege, Sammelbelege, Beleglisten	10*
Betriebskostenabrechnungen	10
Betriebsprüfungsberichte	6
Bewirtungsbelege	10*
Bilanzen (Jahresbilanzen)	10
Buchungsanweisungen/Buchungsbelege	10*
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)	10
Datensicherungen	10
Dauerauftragsunterlagen	6
Debitorenlisten	10
E
Eingangsrechnungen	10
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt	10
Export-/Ausfuhrunterlagen (Lieferantenerklärungen, Präferenznachweise etc.)	10
F
Fahrtkostenerstattungen (Buchungsbelege)	10*
Frachtbriefe	6
G
Gehaltslisten	10*
Geschäftsberichte	10
Geschäftsbriefe (außer Gutschriften und Rechnungen)	6
Geschenknachweise	6
H
Handelsbriefe	6
Handelsregisterauszüge	10
Hauptabschlussübersicht (anstelle der Bilanz)	10
I
Import-/Einfuhrunterlagen	10
Inkassobücher, -karteien und -quittungen	10
Inventare	10
Investitionszulagen	10
J
Jahresabschlüsse mit Erläuterungen	10
Jahresabschlusserläuterungen	10
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent	10
K
Kalkulationsunterlagen	10
Kassenberichte, -bücher, -blätter und -belege	10*
Kassenzettel	10*
Kontoauszüge	10*
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte	10
Kostenträgerrechnungen	10
Krankmeldungen/AU-Bescheinigungen	10
Kreditunterlagen	10
L
Lieferantenerklärungen	10
Lieferscheine	10
Lohnaufzeichnungen	10*
M
Mahnbescheide	10
Mietunterlagen	10
N
Nachnahmebelege	10
Nebenbücher	10
O
Organisationsunterlagen über EDV-Buchführung	10
P
Pachtunterlagen	10
Personalakten	10
Preislisten (Bewertungsunterlagen)	10
Protokolle (Buchungsbelege)	10
Prozessakten	10
Prüfungsberichte (Abschlussprüfer)	10
Q
Quittungen (Buchungsbelege)	10*
R
Rechnungen, Rechnungsunterlagen	10
Reisekostenabrechnungen	10
Reklamationen	6
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)	10
S
Saldenbilanzen und -listen	10
Scheck- und Wechselunterlagen	6
Schriftwechsel (allgemein)	6
Schulungsnachweise	6
Spendenbescheinigungen	10
Steuerunterlagen	10
T
Telefonkostennachweise	10
U
Überstundenlisten	10
Unfallanzeige/Unfallprotokoll	6
Urlaubsanträge	10
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)	10
Verkaufsbücher	10
Vermögensverzeichnisse	10
Versand- und Frachtunterlagen	6
Versicherungspolicen (nach Ablauf)	6
Verträge (nach Vertragsende, sofern keine Buchungsgrundlage)	6
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher	10
Wechsel (Buchungsbelege)	10*
Werbekostenbelege	10*
Z
Zahlungsanweisungen	10
Zinsabrechnungen	10
Zollanmeldung	10
Zwischenbilanz  (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)	10

*Aufbewahrungsfrist 8 Jahre – neues Gesetz?

Ab dem 1. Januar 2025 werden die bisherigen Aufbewahrungsfristen von Buchungsbelegen von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das geschieht im Rahmen des sogenannten Bürokratieentlastungsgesetz IV, das am 29. Oktober 2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wurde. Dies soll den bürokratischen Aufwand für die Betroffenen reduzieren und die Wirtschaft entlasten. Bis das Gesetz in Kraft getreten ist, gelten weiterhin die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren für Buchungsbelege.

Beginn der Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungsort

Die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung/Bearbeitung stattfand. Beim Inventar ist der Schluss des Kalenderjahres maßgebend, in dem es aufgestellt oder eine Änderung vorgenommen wurde. Beim Jahresabschluss und Lagebericht zählt das Ende des Jahres, in dem das Dokument erstellt wurde. 

Hinsichtlich des Aufbewahrungsortes gelten im Handels- und Steuerrecht unterschiedliche Regelungen:

• AO: Aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen in Deutschland gelagert werden. 
• HGB: Keine Angaben zum konkreten Aufbewahrungsort. Die Unterlagen müssen lediglich auf Anfrage in einem angemessenen Zeitrahmen vorgelegt werden können.

Aufbewahrungspflichten Unternehmen bei digitalen Unterlagen

Grundsätzlich dürfen alle Dokumente, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht, analog und digital archiviert werden. Beachten müssen Unternehmen, dass steuerrechtlich relevante Dokumente, die bereits in digitaler Form an die Finanzbehörde übermittelt wurden, auch digital aufzubewahren sind. Es ist also nicht zulässig, einen elektronischen Kontoauszug ausgedruckt zu archivieren und das digitale Dokument zu löschen. 

→ Bedeutet: Für digital archivierte Dokumente gelten dieselben steuerlichen Aufbewahrungsfristen von zehn oder sechs Jahren wie für Unterlagen in Papierform.

Wichtig ist, dass bei sämtlichen Aufbewahrungsmethoden die Vorgaben des Datenschutzes eingehalten werden und keine unbefugten Personen Zugriff auf die Dokumente erlangen. Zudem kann es bei bestimmten arbeitsrechtlichen Dokumenten wie Kündigungen oder Aufhebungsverträgen sinnvoll sein, die Personalunterlagen in Papierform aufzubewahren. Denn der Beweis über die formelle Wirksamkeit ist nur mithilfe des Originaldokuments möglich.

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Quellen: „Das GmbH-Recht“, Handelskammer (HK) Hamburg, zoll.de