Aktuelle Spesensätze Deutschland: Tabellen zu Pauschalen, Kosten und Kürzungen

09.12.2025 | T. Reddel – Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

Auch im Jahr 2026 gelten bestimmte Spesensätze für Geschäftsreisen innerhalb und außerhalb Deutschlands. Hierfür wurden am 5. Dezember 2025 die neuen Spesen für Auslandsreisen verkündet. Sie alle dienen der Abrechnung von Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten, die während der Dienstreise anfallen. Welche konkreten Reisekostenpauschalen jetzt gelten, zeigen die folgenden Tabellen.

Inhaltsverzeichnis

1. Was genau sind Spesen? – Bedeutung
2. Verpflegungspauschale und Verpflegungsmehraufwand 2026
3. Übernachtungspauschale Deutschland: Spesensätze 2026
4. Kilometerpauschale für Dienstreisen 2026
5. Aktuelle Spesensätze und Sachbezugswerte
6. Kürzungen der Spesen 2026

Was genau sind Spesen? – Bedeutung

Spesen sind bestimmte Ausgaben, die Beschäftigten während Dienstreisen, Messeauftritten oder anderen auswärtigen beruflichen Tätigkeiten entstehen. Denn bei solchen Reisen kommen oftmals zusätzliche Kosten für Verpflegung, Unterkunft oder Transport auf die Angestellten zu. Um diesen finanziellen Mehraufwand auszugleichen, können Unternehmen ihrer Belegschaft gesetzlich festgelegte Spesensätze in Form von Pauschalbeträgen erstatten. Hierfür benötigen die Beschäftigten entsprechende Belege.

Unter den Begriff Spesen fallen vorrangig folgende Aufwendungen:

• Verpflegung (Frühstück, Mittagessen, Abendessen)
• Übernachtung (Unterkunft in einem Hotel, einer Pension etc.)
• Fahrtkosten (Benzin, Zugtickets etc.)

Wie hoch der jeweilige Pauschbetrag/Spesensatz ist, hängt insbesondere von der Dauer und dem Land  (Inland oder Ausland) ab, in dem die Geschäftsreise stattfindet. Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht jährlich eine eigene Tabelle mit den aktuell geltenden Spesensätzen für alle Länder.

Sind Spesen steuerfrei?

Ja, Spesen können steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Sie gehören steuerrechtlich zu den Werbungskosten und lassen sich bei einer Steuererklärung in der Anlage N angeben. Für Selbstständige und Unternehmen gelten Spesen als steuerabzugsfähige Betriebsausgaben.

Wichtig ist, dass Unternehmen bei der Erstattung der Pauschbeträge die maximalen Spesensätze nicht überschreiten. Diese Grenzwerte werden im Folgenden erläutert.

Verpflegungspauschale und Verpflegungsmehraufwand 2025 und 2026 – Aktuelle Spesen Deutschland

Die aktuellen Spesensätze unterteilen die Verpflegungspauschale nach § 9 Absatz 4a EStG in zwei Arten. Sie sind abhängig von der Dauer der Dienstreise und werden wie folgt differenziert:

• Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern, mit durchgängiger Abwesenheit von 0 bis 24 Uhr
• Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen, die länger als 8 Stunden, aber kürzer als 24 Stunden dauern (bei mehrtägigen Dienstreisen auch am Tag der An- oder Abreise)

Diese Unterteilung gilt sowohl für die Abrechnung von Spesensätzen in Deutschland als auch für Spesen im Ausland.

Wie hoch sind die aktuellen Spesen in Deutschland?

Im Jahr 2026 gelten weiterhin die Pauschalen in Höhe von 28,00 und 14,00 Euro aus dem Jahr 2020. Ursprünglich sollten die Verpflegungspauschalen im Inland im Jahr 2024 auf 32,00 und 16,00 Euro erhöht werden. Hintergrund war das mehrfach diskutierte und neu verhandelte Wachstumschancengesetz. Allerdings strich die Gesetzgebung dieses Vorhaben im Vermittlungsausschuss. Deshalb erhöhten sich die Spesen zum Verpflegungsmehraufwand 2024 nicht, wobei das BMG auch für 2025 und 2026 keine Anhebungen der Spesen für Inlandsreisen verkündete.

Somit gelten 2026 folgende Verpflegungspauschalen im Inland:

⇒ Hinweis: Gegebenenfalls ist beim Verpflegungsmehraufwand ein Sachbezug zu berücksichtigen.

Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen Ausland

Am 5. Dezember verkündete das BMF die Spesensätze für Geschäftsreisen ins Ausland ab 2026. Dort sind die geänderten Spesensätze gefettet hervorgehoben. Insgesamt sind 46 Staaten und Regionen betroffen, davon teils nur die Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen, teils aber auch die  Pauschbeträg für Übernachtungskosten.

Gratis-Download

Eine Übersicht über die noch geltenden Pauschalen im Ausland von 2025 liefert der Gratis-Download „Spesensätze und Sachbezugswerte 2025“.

Für einen besseren Vergleich können Sie hier alle vergangenen BMF-Schreiben zum Verpflegungsmehraufwand im Ausland als PDF-Datei einsehen:

• Für 2025:
  Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei
  betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2025 
  Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2025
• Für 2024: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 01.01.2024
• Für 2023: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 01.01.2023
• Für 2022 und 2021: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 01.01.2021

Das jährliche Aktualisieren der Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen zeigt bereits: Die Spesensätze befinden sich in einem kontinuierlichen Wandel. So erweist sich die Berechnung der Spesen 2025 und 2026 im Hinblick auf geldwerte Vorteile oftmals als Herausforderung.

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In diesem Video finden Sie weitere Informationen zur Veranstaltung:

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Übernachtungspauschale Deutschland: Spesensätze 2026

Bei einer Dienstreise innerhalb Deutschlands können Übernachtungskosten über zwei Möglichkeiten steuerfrei erstattet werden:

1. Durch Vorlage der Hotelrechnung
2. Durch Inanspruchnahme eines Pauschbetrags – 20,00 Euro pro Nacht (§ 7 Bundesreisekostengesetz (BRKG))

Diese Übernachtungspauschale können nur Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Einen rechtlichen Anspruch darauf haben Beschäftigte nicht. Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit ist seit 2001 ein Wechsel zwischen Einzelnachweis und Pauschbetrag möglich.

Vorsicht bei privaten Unterkünften: Eventuell zahlen Unternehmen ihren Angestellten keine Übernachtungspauschalen, wenn sie für ihre Dienstreise eine private Unterkunft nutzen. In diesem Fall können die Mitarbeitenden seit 2008 die nicht erstatteten Beträge nicht mehr als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen.

Kilometerpauschale für Dienstreisen 2026

Neben den Pauschbeträgen für Verpflegung und Übernachtung gehören auch die Fahrtkosten einer Dienstreise zu den Spesensätzen. Hierfür gibt es eine gesonderte Kilometerpauschale, die Beschäftigte geltend machen können, wenn sie für eine Dienstreise mit dem privaten PKW unterwegs sind. Hierunter fallen auch Fahrten zu Besuchen von Kundinnen und Kunden oder Lieferantinnen und Lieferanten sowie Besuche von Messen oder anderen beruflichen Veranstaltungen.

Die Pauschale basiert auf den durchschnittlichen Kosten für Benzin, Wartung und Versicherung pro Kilometer und ist in § 5 BRKG geregelt. Daher wird die Kilometerpauschale pro gefahrenen Kilometer angegeben und ist für Hin- und Rückreise gemeinsam zu berechnen. Sie gilt sowohl für Fahrten im Inland als auch für solche im Ausland und beträgt regulär:

• 20 Cent pro Kilometer (maximal 130 Euro, für Hin- und Rückfahrt)
• 30 Cent pro Kilometer (bei erheblich dienstlichem Interesse an der Benutzung eines Kraftwagens nach § 5 Absatz 2 BRKG)

⇒ Achtung: Neben der Kilometerpauschale gibt es noch die sog. Entfernungs- oder Pendlerpauschale. Diese gehört nicht zu den Spesen, sondern betrifft die regulären Fahrten zur Arbeitsstätte (sogenannte erste Tätigkeitsstätte), also keine Dienstreisen oder sonstigen Auswärtstätigkeiten.

Aktuelle Spesensätze und Sachbezugswerte

Die Sachbezüge der Spesen 2026 sind bereitsbekannt. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Beitrag „Neue Sachbezugswerte: Tabelle mit Kennzahlen zu Verpflegung, Unterkunft und weiteren Änderungen“.

Sachbezugswerte konnten bis 1996 nicht für Bewirtungen genutzt werden. Stattdessen ließ sich die Verpflegungspauschale kürzen. Im Rahmen der Spesensätze stellen Sachbezüge eine Kürzung dar, wenn Arbeitgeber unentgeltlich Mahlzeiten stellen, die Beschäftigte auf der Dienstreise in Anspruch nahmen.

Kürzungen der Spesen 2026

In verschiedenen Fällen müssen rbeitgeber Kürzungen bei der Abrechnung der Spesensätze berücksichtigen. So gilt seit dem 1. Januar 2010 bei Hotelübernachtungen ein herabgesetzter Steuersatz von 7 Prozent Umsatzsteuer (USt.). Bei Frühstück und allen weiteren Mahlzeiten fallen hingegen 19 Prozent USt. an. Die Beträge müssen getrennt ausgewiesen werden.

Eine pauschale Kürzung ist möglich, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• In der Rechnung ist ein Paketpreis für Nebenleistungen angegeben. Hierunter fallen zum Beispiel das Frühstück, Parkmöglichkeiten usw.
  ⇒ Häufig werden diese Pakete in der Rechnung als „Business-Package“, „Servicepauschale“ oder Ähnliches vermerkt.
• Die Rechnung enthält keine Frühstücksgestellung.

Für ein enthaltenes Frühstück sieht das Reisekosten- und Bewirtungsrecht eine pauschale Kürzung von 20 Prozent vor. Sie beziehen sich auf den für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer mindestens 24-stündigen Auswärtstätigkeit. Bei Mittag- und Abendessen gilt jeweils ein Spesenabzug von 40 Prozent.

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Quelle: „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“, Bundesministerium für Finanzen (BMF)