Abmahnung im Arbeitsrecht – Fristen, mögliche Gründe und Muster

13.05.2026 | T. Reddel – Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

Verstoßen Mitarbeitende gegen ihre vertraglichen Pflichten, kann ihr Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen. Dabei sind zahlreiche arbeitsrechtliche Vorgaben zu beachten, etwa bei der inhaltlichen Gestaltung oder den erlaubten Gründen für eine Abmahnung. Dieser Beitrag gibt Personalverantwortlichen einen Überblick über die wichtigsten Anforderungen an Abmahnungen nach deutschem Arbeitsrecht.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?
2. Gründe für eine Abmahnung vonseiten des Arbeitgebers
3. Form einer Abmahnung nach Arbeitsrecht und Muster
4. Frist für Abmahnung im Arbeitsrecht
5. Wann verjährt eine Abmahnung nach Arbeitsrecht?
6. Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?
7. Wann ist eine Abmahnung ungültig im Arbeitsrecht?
8. Checkliste: Abmahnung Arbeitgeber

Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Eine Abmahnung ist eine von mehreren möglichen arbeitsrechtlichen Disziplinarmaßnahmen, die in der Regel vom Arbeitgeber ausgesprochen wird. Aus seiner Sicht steht sie hierarchisch als letztmögliche Verwarnung vor einer Kündigung und soll die abgemahnten Beschäftigten an ihre arbeitsvertraglichen Pflichten erinnern. Denn ein Arbeitsverhältnis gilt laut Arbeitsrecht als Dauerschuldverhältnis, dass Arbeitgebern wie Arbeitnehmenden Rechte und Pflichten einräumt (§§ 145, 151 BGB in Verbindung mit § 611a Absatz 1 BGB). Verletzt eine angestellte Person ihre vertraglichen Pflichten, kann der Arbeitgeber sie mithilfe einer Abmahnung rechtlich an eben diese Pflichten erinnern. 

Im Gesetz wird die Abmahnung als solche nur in § 314 Absatz 2 Satz 1 BGB erwähnt. Demnach ist eine Kündigung aus wichtigem Grund gerechtfertigt, wenn der Arbeitgeber vorher erfolglos eine Abmahnung erteilt hat. Andere Paragraphen nennen das Thema Abmahnung nicht. Die Beweislast trägt im Arbeitsrecht der Arbeitgeber. Er ist für die Richtigkeit der in einer Abmahnung erhobenen Vorwürfe sowie für deren Zugang bei der betroffenen Person verantwortlich.

Insgesamt reiht sich die Abmahnung in folgende arbeitsrechtliche Maßnahmen ein:

Die Ermahnung stellt dabei die Vorstufe zur Abmahnung dar. Sie hat keinen rechtlichen Charakter, gilt also als rein informeller Hinweis und es werden keine arbeitsrechtlichen Maßnahmen angedroht. Bei einer Abmahnung kann es hingegen zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung kommen. Ausschlaggebend hierfür sind der jeweilige Einzelfall und die vorliegenden Gründe für die Abmahnung.

Gründe für eine Abmahnung vonseiten des Arbeitgebers

Ob eine Abmahnung erteilt werden darf, hängt von den individuellen Umständen ab. In jedem Fall muss der Arbeitgeber bei der Begründung den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit wahren. Da es im deutschen Arbeitsrecht keine entsprechende gesetzliche Regel gibt, entscheidet dieser Grundsatz, ob eine Abmahnung erforderlich ist.

In der Praxis können beispielsweise die folgenden Pflichtverletzungen eine Abmahnung bewirken:

• Anhaltende Schlecht- oder Minderleistung (Low Performance)
• Störung des Betriebsfriedens (etwa rassistische Äußerungen, Beleidigungen, Bedrohungen, sexuelle Belästigung oder Mobbing)
• Verletzung der Anzeige- und Nachweispflichten im Krankheitsfall
• Beharrliche Arbeitsverweigerung
• Unentschuldigtes Fehlen bei der Arbeit
• Wiederkehrendes Zuspätkommen
• Arbeitszeitbetrug durch Raucherpausen
• Alkoholkonsum trort geltendem Verbot
• Verstoß gegen Schutzpflichten
• Verhalten außerhalb der Arbeit, das dem Arbeitgeber schadet (zum Beispiel eine unerlaubte Nebentätigkeit, Schlechtreden des Unternehmens)

Entscheidend ist, dass der Vertragsverstoß entsprechend schwer wiegt und vor allem willentlich gesteuert wurde. Sprich, die oder der abzumahnende Angestellte wusste, was sie oder er tat. Vorfälle wie krankheitsbedingte Fehlzeiten, also wenn ein Angestellter oft krank war, lassen sich deshalb in der Regel arbeitsrechtlich nur schwer abmahnen.

Wenn möglich, sollte der Arbeitgeber jedoch vor einer Abmahnung das Gespräch mit der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer suchen und eine der eingangs dargestellten Maßnahmen ergreifen.

Form einer Abmahnung nach Arbeitsrecht und Muster

Das Arbeitsrecht definiert für Abmahnungen keine vorgeschriebene Form, sie sind also formfrei. Sie sollten in der Regel schriftlich erfolgen, um im Streitfall belegbare Dokumente vorweisen zu können. Rein arbeitsrechtlich ist auch eine mündliche Abmahnung möglich. Sollte es daraufhin jedoch zu einem Verfahren vor dem Arbeitsgericht kommen, lässt sich das Gesagte in solch einem Fall nur schwer nachweisen.

Zudem können Tarifverträge eine bestimmte Form der Abmahnung verlangen. Hier muss der Arbeitgeber also etwaige Tarifverträge beachten.

Was sind Formfehler in einer Abmahnung?

Nach derzeitiger Rechtsprechung müssen in einer arbeitsrechtlichen Abmahnung folgende Punkte oder Funktionsstufen enthalten sein:

• Rügefunktion:
  • Handeln als Pflichtverletzung und konkreten Vertragsverstoß benennen.
  • Mitarbeitende oder Mitarbeitenden auffordern, dieses Verhalten künftig zu unterlassen.
• Warnfunktion/Aufforderung:
  • Auf arbeitsrechtliche Konsequenzen einschließlich Kündigung hinweisen.
  • Kündigung (fristlos/ordentlich) androhen.
• Beweis- und Dokumentationsfunktion:
  • Das abzumahnende Verhalten genau beschreiben (inklusive Datum, Ort, Dauer, eventuell anwesende Personen).
  • Urkundenbeweis: Schriftliche Bestätigung durch Betroffene ausstellen lassen.
  • Anscheinsbeweis: Schriftliche Bestätigung durch Zeuginnen und Zeugen ausstellen lassen.
  • Ohne Beweiswert: Einseitige Notizen von der Führungskraft einholen.

Fehlen diese Aspekte, kann ein entsprechender Formfehler vorliegen. In diesem Fall ist die Abmahnung unwirksam, sie verliert ihre arbeitsrechtliche Warnfunktion und muss gegebenenfalls vom Arbeitgeber neu ausgestellt werden.

Wie eine korrekte Abmahnung aussehen kann, zeigt das folgende Muster.

Abmahnung Arbeitgeber: Muster

Arbeitgeber können eine Abmahnung nach Arbeitsrecht beispielsweise nach folgendem Aufbau erstellen:

Zusätzlich sollte der Arbeitgeber eine Empfangsbestätigung von der oder dem abgemahnten Angestellten ausstellen lassen. Darin bestätigt die Person die Aushändigung der Abmahnung und deren Kenntnissnahme.

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Frist für Abmahnung im Arbeitsrecht

Es gibt keine arbeitsrechtlich vorgeschriebene Frist, innerhalb derer eine Abmahnung auszusprechen ist. Auch länger zurückliegende Vorfälle kann der Arbeitgeber theoretisch abmahnen. In der Praxis sollte eine Abmahnung aber möglichst zeitnah nach dem Bekanntwerden des Vorfalls erfolgen. In den meisten Fällen sollte dies innerhalb von vier Wochen möglich sein.

→ Je länger das Fehlverhalten zurückliegt, desto schwächer wird die Warnfunktion der Abmahnung.

Wann verjährt eine Abmahnung nach Arbeitsrecht?

Abmahnungen im deutschen Arbeitsrecht verjähren grundsätzlich nicht. Es gibt keine gesetzliche Frist, nach deren Ablauf eine Abmahnung automatisch ungültig wird oder aus der Personalakte gelöscht werden muss. Mit der Zeit kann eine Abmahnung jedoch ihre Warnfunktion verlieren, meist nach bis zu zwei Jahren ohne weitere Pflichtverletzung.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

In einem Urteil bestätigte das Bundesarbeitsgericht, dass es keine feste Frist für das Löschen einer Abmahnung aus der Personalakte gibt (BAG-Urteil vom 16.07.2012, Az. 2 AZR 782/11). Daher verbleibt eine Kopie der Abmahnung in der Personalakte, bis die betroffene Person das Unternehmen verlässt oder die Abmahnung formell oder materiell für unwirksam erklärt wird. Die Entfernung einer unrechtmäßigen Abmahnung kann die oder Betroffene im Zweifel gerichtlich erzwingen. 

Eine gültige Abmahnung verbleibt jedoch auch dann in der Akte, wenn nach der ersten Abmahnung keine weitere erfolgt.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Aus arbeitsrechtlicher Sicht gibt es keine festgelegte Anzahl von Abmahnungen, die für eine Kündigung erforderlich ist. Eine mögliche Grenze hängt vom Einzelfall und der Schwere des Verstoßes ab: Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen (zum Beispiel Diebstahl) kann eine einzelne Abmahnung ausreichen, während bei leichteren Verstößen (etwa Zuspätkommen) mehrere Abmahnungen nötig sein können. Auch hier muss der Arbeitgeber den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit einhalten und etwaige Interessen abwägen. 

→ Im Zusammhang mit Kündigungen gilt: Der Arbeitgeber muss zunächst eine Abmahnung erteilen, bevor er eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen darf. Nur in besonders schweren Fällen (etwa bei Unterschlagung oder weitreichendem Arbeitszeitbetrug), in denen eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar ist, kann der Arbeitgeber auf eine Abmahnung verzichten und direkt eine fristlose Kündigung aussprechen (§ 626 BGB). Auch hier ist jedoch der Einzelfall zu beachten.

Neben der Schwere des Pflichtverstoßes muss der Arbeitgeber darauf achten, dass sein Kündigungsgrund mit den Gründen der vorherigen Abmahnungen zusammenhängt. Das heißt, die abgemahnten Pflichtverletzungen müssen aus demselben Bereich stammen und in innerem Zusammenhang mit den Kündigungsgründen stehen. Eine Mitarbeiterin kann also beispielsweise nicht wegen mehrfachen Zuspätkommens abgemahnt werden, dann aber wegen eines Verstoßes gegen Schutzpflichten gekündigt werden.

Formell ist außerdem entscheidend, dass die Abmahnung eine Kündigungsandrohnung enthält. Sie zeigt der oder dem Beschäftigten, dass der Arbeitgeber das vertragswidrige Verhalten so nicht länger akzeptiert und welche Folgen eine erneute Pflichtverletzung hat.

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Wann ist eine Abmahnung ungültig im Arbeitsrecht?

Eine Abmahnung im Arbeitsrecht kann zum Beispiel ungültig sein, wenn...

• sie inhaltlich ungenau ist, also keine konkrete Beschreibung von Zeit, Ort und Verhalten enthält,
• keine Warnfunktion aufweist, also das Androhen einer Kündigung fehlt (siehe Formfehler),
• unverhältnismäßig auf kleinere Bagatellverstöße reagiert oder
• von einer Person ausgesprochen wird, die der betroffenen Person gegenüber nicht weisungsbefugt ist (in der Regel sind dies nur der Arbeitgeber und etwa eine von ihm bevollmächtigte Rechtsanwältin).

Bei Zweifeln an der Gültigkeit einer Abmahnung kann die betroffene Arbeitnehmerin oder der betroffene Arbeitnehmer mehrere Maßnahmen ergreifen.

Widerspruchsmöglichkeiten von Arbeitnehmenden

Die oder der betroffene Mitarbeitende hat das Recht, eine Gegendarstellung zum Sachverhalt der Abmahnung zu erstellen. Ebenso darf sich die Person beim Arbeitgeber oder beim Betriebsrat über den Ausspruch der Abmahnung beschweren (§§ 84, 85 BetrVG). Nicht zuletzt kann sie, wie bereits erwähnt, die Abmahnung gerichtlich vor dem Arbeitsgericht überprüfen lassen, um deren Entfernung aus der Personalakte zu bewirken.

Hinweis: Einen besonderen Abmahnungsschutz, ähnlich dem besonderen Kündigungsschutz, gibt es arbeitsrechtlich nicht. So kann ein Arbeitgeber beispielsweise auch Betriebsratsmitgliedern, schwerbehinderten Personen, schwangeren Angestellten oder solchen in Elternzeit eine Abmahnung erteilen.

Vor dem Ausspruch einer Abmahnung müssen weder der Betriebsrat noch die oder der betroffene Arbeitnehmende selbst angehört werden. Es ist aber ratsam, sich als Arbeitgeber zuvor die Seite der oder des Angestellten anzuhören.

Checkliste: Abmahnung Arbeitgeber

Die folgende Checkliste ist ein Ausschnitt aus der „Arbeitgebermappe Trennungsmanagement“ und hilft dabei, die Gültigkeit der Abmahnung nach geltendem Arbeitsrecht sicherzustellen:

Quellen: „Arbeitgebermappe Trennungsmanagement“, „Themenbrief Arbeitsrecht“ (Ausgabe Oktober 2024), Kanzlei Kupka und Stillfried